Spirで社内も社外も日程調整コストを下げよう
会議出席者の予定を全員分確認し、〇〇日〇〇時空いてますと予定を調整するのは非常に面倒な作業です。昨今はこういった会議調整、日程調整の問題を解決するツールがたくさん出ています。
古くからある調整さんは主に飲み会の日程調整に使われていました。最近は主戦場をビジネスに移し、TimeRexが生まれたり、海外のスタートアップでCalendlyは1,000万人以上が利用していると言われます。
いろいろな調整ツールが出ている中で、とても使いやすいと感じたのが、Spirです。Spirの良かったポイントをまとめました。
Spirの紹介の前に社内、社外における日程調整の課題について書いていきます。
社外の日程調整の課題
社外の方の予定把握は難しい
主に日程調整を使う目的は社外の日程調整です。社内だと、他の人の予定が見える一方で社外の方の予定を把握することができないため、メールの文面に「〇〇日〇〇時と××日××時が候補」と書くことになります。だいたい3つくらい候補をあげますが、その候補がダメだった場合、再度そのやり取りが発生します。
予定は変わるもの
また予定は刻一刻と変わるものです。メールで送った候補に予定が入ってしまうとまたやり直しです。とても不毛な時間を何往復もすることになります。
日程調整ツールでは、リンクを共有することで日程を共有ができ、常に自身のカレンダーの予定を参照しているため、候補の数にも縛られず、非同期に日程調整が可能です。
社内の日程調整の課題
勝手に予定を抑える精神的負荷は高い
多くの会社では、カレンダーを見て空いてる時間に入れるという運用をしていると思います。社内の日程調整でも一定利用できると思っています。社内のメンバーであってもカレンダーを見て、空いてる時間を勝手に抑えることができないようなケースもあります。例えば、普段の面識がなかったり、重役相手だったりと精神的に勝手に抑えるのには抵抗がある際に日程調整のリンクを送り、先方に決めていただくのも一つのやり方です。
Spirの良い点
空いている時間を見つけやすい
Googleカレンダーの場合だと、複数人の予定を見ようとするとどこが空いてるのかわかりづらいです。複数人が重なって表示されたり、横に並ぶので、どこが空いているのかわかりにくいです。また他ツールだと1時間ごとや30分ごとのように枠が作成される形で、一瞬、うっとなりやすい見た目をしています。Spirは、空いてる時間をわかりやすく可視化しています。
複数カレンダー連携機能が便利
仕事のカレンダーとプライベートのカレンダー、他のメンバーを登録することができるので、複数のカレンダーをいったり来たりする必要がありません。この機能は他日程調整ツールだと、機能が弱かったり、有料からでしか使えないなどありますが、無料から利用できます。
1ページで設定や確認が完結する
Spirさんがおそらく意識しているのが、ページ遷移が少なく1ページ内で操作が完結するのが非常にわかりやすいです。日程調整といっても、日程の選択と会議情報と複数の情報が混在しています。他ツールだと何か入力、編集するたびにページ遷移します。日程調整は細かく設定を変えたりするので1ページで何度も変えられるのは非常に使い勝手がよいです。
業務の効率化をはじめ、情シスに関するお悩みの相談も承っております。少しでも興味をお持ちいただいた方は下記からお気軽にご連絡ください！
また、情シスを一緒にサポートしてくれる方を募集しています！！！興味のある方は以下のページから
いいなと思ったら応援しよう！
