クラウドPBXへの切り替えって何をすればいいの？
PBXとは、電話交換機です。1900年代前半には電話をやり取りするには、交換手が手作業でつなげることで電話のやり取りができていました。それは近代になり、システム化され複数の回線を自動でつなげることができるようになりました。
PBXとは、企業などの組織で複数（多数）の電話機を使用する場合に、施設内で設置・運用される電話交換機のこと。施設内の電話機同士で内線通話できるようにしたり、外線（公衆回線）との接続を行う。
最近では、PBXも物理的なものからクラウドへの移行が増えています。移行を考える際に何から検討すべきか、どうすればよいのか流れと製品選定のポイントについていくつか紹介していきます。
クラウドPBXの目的
まず、クラウドPBXにする目的を整理しましょう。
電話対応のリモート対応
固定のPBXの問題は、オフィスでしか電話が取れないということです。電話回線が固定で引かれていて、ビジネスフォンに接続されているためです。
管理コストの削減
固定のPBXを管理するのに手間がかかるという点です。特に拠点が複数ある企業には大きなコストメリットがあります。
目的を理解した上でどうするか
ここで考えるのは、そもそも電話が必要かも検討しましょう。特に内線は、チャット等の浸透によって不要になってきています。また、外部の人との連絡もメールで済むことも多いのでそもそも必要かをまず検討しましょう。また、代表電話も見直すのも良いかと思います。代表電話は会社としての信頼性担保のために設置することも多いため、思い切ってなくすことも手です。
クラウドPBXのデメリット
上記目的やメリットばかりではなく、デメリットもあります。
電話の質が固定回線に比べて良くない
固定回線ではなくインターネットを使うため、当然ネットワークの質が電話の音質に影響します。音声の質が重要な要因となるビジネスや業務をやっている企業は固定回線の方がよいということになります。
単純な回線利用料金は高い
利用料や通話料金だけで考えると固定回線より高くなる可能性が高いです。PBXの管理など大きな視点でどうなるか計算してから導入しましょう。
目的に対しての打ち手
上記の目的から考えると以下の打ち手が存在します。自社にあった打ち手を打ちましょう。
PBXの継続利用
コストや時期を考え、継続利用するという考えも一つです。
クラウドPBXへの移行（固定回線使用）
番号を維持するが、社内に機器設置が必要となります。
クラウドPBX への移行（固定回線廃止）
番号を維持しないもしくは、番号ポータビリティに対応している場合、既存番号を引き継ぎつつPBXを廃止できます。
IP電話への移行（BYOD or スマホ貸与）
クラウドPBX への移行（固定回線廃止）とほぼ同義です。
その他ツールの導入（受付システム、チャットツール、Web会議ツール等）
ツールを導入することで、PBXの利用をなくします。
電話の廃止
今回は、PBXをクラウド化するという前提で進めます。
PBXの入れ替えの対象範囲
PBXを入れ替えるにあたり、影響がある箇所を洗い出します。各影響範囲をどうするか検討します。
代表電話
従業員電話
受付電話
内線
FAX
製品サービス一覧
あとは、会社の規模や料金、回線状況によってまちまちなので以下のサービスからお好きなサービスを選んでいただくと良いと思います。できることは正直そこまで変わらないのでUIと料金が判断軸になると思います。
ひかりクラウドPBX
UNIVOICE powered by Avaya
Twillo
トビラフォン Cloud
MiiTel
MOT TEL
BIZTEL ビジネスフォン
Dialpad
Amazon Connect
移行設計
導入するサービスを決めるだけで、終わりではなく導入後のことも検討する必要があります。
例えば以下のようなことが発生します。
ビジネスフォンの撤去
これまで会社にあった電話機を撤去します。
PBXの撤去
PBXを撤去します。
電話業務のフロー変更
取次業務などのフローが変わったり、システムで代替することで業務内容が変わります。
まとめ
目的を整理し、手段を整理し、影響範囲を調査、サービスを選んで、移行設計を行うというの流れとなります。
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