非効率な議事メモの取り方してない！？効率的に効果的にメモ取る方法【Notionテンプレートも公開】
みなさんミーティングのメモ取ってますか。情シスに限らず会議をするのであればメモを取ることを基本です。このNoteでは、ミーティングでのメモの効用とメモのテンプレートを公開します。
新卒の頃、最初の仕事が議事メモ、議事録をとることでした。よくわからない会議に参加し、これまでの経緯なども知らないため聞き漏らしや理解違いがないようにスマホで録音。
会議後は、録音した音声を聞き返しながらメモを起こし、整理したら先輩にレビュー依頼。赤字の修正だらけで返ってきたメモを夜遅くまで修正していました。嫌な思い出もあるメモですが、メモを取る習慣がついたことには感謝しています。
ただ、非効率な部分はたくさんあるので、効率的に効果的にメモを取る方法についてこれまでの何百、何千と会議に参加メモを書いてきた経験をもとに書いていきます。
議事録議事メモを取るメリットは？
1.人は忘れる生き物なので、後日に見返して思い出すため
人は忘れます。エビングハウスの忘却曲線によえｒば、20分経過すると43%忘れ、1ヶ月後には80%近く忘れています。たまに忘れないという人もいますが、全員が全員超人ではないのでみんなのためにメモをしましょう。
2.会議に参加していない人に会議の内容を知らせるため
何かしらの理由で会議に参加できない人にも会議の内容を知らせることができます。病気で欠席、予定があった、役職者しか参加できない、そもそも会議日にいなかったなど様々です。
メモのとり方
1.一言一句正確である必要はない
国会の答弁であれば、一言一句正確にメモする必要がありますが会社でのミーティングまたお客さん先のミーティングにおいても一言一句正確である必要はありません。
私は以前務めていた会社で録音して、あとからメモを起こすということもやっていましたが、今考えると非常に不毛なことをやっていたと感じます。
2.決定事項とToDo事項とその理由がわかればよい
会議のほとんどが何かを決めることが目的です。そのため、決定事項、決定した理由、関連して次にやることがわかれば会議の目的はクリアです。
3.一人で取るのではなく、みんなでメモする
今の時代、GoogleドキュメントやNotionなど様々なツールで同時編集が可能です。議事録係というものを立てる必要はなく、みんなでメモしながら会議を進めましょう。よく新人をメモ係にしてしまいがちですが、メモのレビューや業務を理解していないことからメモの内容を後から見返してもわからないといったことが発生します。メモは任せるのは簡単ですがフォローが難しいのです。
4.懸念事項はメモらず、会議で消化する
たまに懸念事項を議事メモに残す組織があります。懸念事項なので、残しておくべきではあります。しかし、懸念事項をメモにする場合、懸念は書いておけば次の会議で話すことになるという安心感が生まれます。
懸念事項は会議で解消し、なるべく残さないのが理想です。どうしても懸念事項が残る場合は、ToDo化し懸念を解消するタスクに落とし込みましょう。
5.これ、あのなどの指示語は極力使わない
「これ」「あれ」「それ」など文脈を読まないといけない指示語はなるべく使用しないのが吉です。議事メモを取る人がちゃんと話の理解をしていてついていけているのであれば、指示語は何を指しているのかわかるはずなので、変換してメモを取りましょう。
6.メモの共有は24時間以内は古い、リアルタイムがベスト
メモは会議中にとりきり、誰かが共有するのではなくもうみんなメモの場所を知っているのがベストです。会議が始まる前にメモを共有し、アジャンダや参考資料をメモに貼っておくとすでにメモの場所がわかっている状態になります。また、「手直し」→「完成」→「共有」というフローをたどることなく、会議終了で完成なので、あとで確認したい人が勝手に確認できる状態が作れます。
番外編
ここからは番外編です。企業や文化によって変わる部分なので組織にあった運用をしましょう。
1.ですます調、である調を統一する
読みやすい文章ということを考えると、統一されている方が望ましいです。しかし、あまり生産的ではないのでやらなくていいのであれば、なくしたほうが良いルールだと思います。
2.誰が発言したかをメモする
発言者が誰かというのは重要です。社長が発言したのか、新人が発言したのかでは発言の重みが全然違います。ただし、誰が発言したかよりも目的の方が重要だったりします。会社の文化にもよりますが、会議で◯◯という理由で決定したからやるということが書かれていれば良い気がします。（あくまでも個人的な意見です。）誰が発言したのか重要な場合は、大変ですが、諦めて発言者もメモしましょう。
まとめ
メモは会社の文化を写す鏡でもあります。テンプレートを改善し、会社の文化を反映して効率化していくと良いと思います。
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