情シスが業務ヒアリングする時のコツ
情報システム部の担当者は業務部門からの日々様々な問い合わせや要望に応対しています。規模が大きくなればなるほど、様々な要望が上がってきて、それに対してヒアリングをしたり、調査をしたり、回答を準備したりと多くの時間がかかる現状があると思います。今回は情シス担当者が業務部門からの要望に対してヒアリングする際にコツとなる部分を整理していきます。
情シス担当者が業務ヒアリングを行うときのコツは3つあります。
①：丁寧に先入観なくヒアリングする
当たり前のことですが、丁寧に先入観なくヒアリングすることが大切です。業務部門の方の困っていることは何か、要望は何か、なぜその要望が生まれているのかを丁寧にヒアリングする必要があります。ヒアリングする際に気をつけることは下記になります。
● 業務部門の方の要望をしっかりと最後まで聞く
● 要望に付随している現状の業務を明確にする
● 現状の業務フローに工夫を加えることで対応工数少なく課題解決できないかを検討する
● 要望を実現するための工数、スケジュールの概要を伝える
②：課題を明確にする
ヒアリングの際に何が課題でその要望が生まれているのかを明確にすることが非常に重要です。課題の設定を間違うと、異なる問題を解いてしまうことになります。真因が何で、課題が何であるかを明確にすることが重要です。課題を明確にするためには課題の背景を含めて丁寧にヒアリングを行い、真因が何であるのかを見極めることが必要です。
③：常に業務部門の人を巻き込みながら進める
ヒアリングは一度行えば良いのではなく、継続的にヒアリングして、何かシステム構築を進めるのであれば、定期的に丁寧に業務部門の人に状況の共有をしたり、進捗具合の共有をしたり、課題解決の方向性を確認したりすることが重要です。情シスが把握していない業務や事情が実は隠れていることも多いです。認識齟齬なく課題解決に向けて最短距離で進むように意識して進めることが必要になります。
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