freee配信チーム「Culture Tech」が提示する New Style Communicationとは？
前段：本稿はこんな方々にお読みいただきたい
freeeという会社に興味をお持ちの方
freeeではこんなコミュニケーションを創り出しているんだ、ということを知っていただきたいです。
※関連ワード：株主総会・全社集会・グローバルコミュニケーション・アクセシビリティ・自社スタジオ
同業のみなさま
「Culture Tech」というポジションを知っていただくとともに、みなさんの社内での導入をご検討いただきたいです。
コミュニケーション企画・カルチャー醸成に関わるみなさんに届き、
社会全体のCulture × Technologyの存在感が高まったらうれしいです。
freeers（freeeで働く仲間たち）
Culture Tech,Culture Infraの取り組みを知ってもらうとともに、フィードバックをもらうことで、よりfreeersの課題解決に繋がるアクションを生み出せるようにしたいです。
自己紹介
前回note執筆からの変化
2023年4月に執筆した「映像制作のプロがfreeeに転職したら設備も野望もガチだった」をご覧になっていない方は、まず下記記事をご覧ください。
上記noteを執筆してから1年強が経過し、会社としても、チームとしても、大きな変化がありました。
社員は右肩上がりに増加し、
拠点数は海外拠点も含めると7拠点となり、引き続き拡大しております。
私たちCulture Infraチームも2名だった社員が6名になり、役割としても
・「ナレッジマネジメント」
・「ヘルプデスク」
・「コミュニケーションツール・AV設備」
・「イベントサクセス」
と会社・チームが大きくなるにつれ、担うミッションも幅広く・大きくなって行きました。
その中で私たち配信チームは、
Culture Infraチームの中に誕生したCulture Techという専門チームとなり、よりイベント運営・カルチャー醸成に注力する立場となりました。
今回はそこに至るまでの軌跡を執筆させていただきます。
いつでも・どこでもプロクオリティで配信します！
前回のnoteを執筆した1年前の段階では、
「誰もがイベント配信をできる状態を作りあげる」
が私に課された大きなミッションでした。
当時社内に配信オペレーションを請け負える人材は、私とエンジニア有志の数名しかいなかったため、スキルをナレッジとして共有することが目的でした。
組織運営を行っていく上で、「業務を属人化させない」ことが常であり、正だと思います。誰かができることはナレッジとして蓄積させ、会社の資産にしていく。
そのミッションを成し遂げるために私が注力していたのは、社員への配信トレーニングでした。
マニュアル整備を始め、定期的なトレーニング会も開催しておりました。
配信機材の使い方から配信ソフトの操作に至るまで、簡素な内容であれば実際の配信オペレーションができるように構成し、全5回で15名の社員がトレーニング会に参加してくれました。
想像以上の好リアクションに驚く一方で、大きな違和感を覚え始めていました。
「企画チームは配信オペレーションをせずにイベントに参加するべきでは？」
「このナレッジを必要としているのは誰なのか？」
「その道のプロが社内にいるのに依頼できないって配信チームの存在意義はなんなんだ？」
この違和感を元に配信依頼に対するスタンスを大きく変化させました。
社員への配信トレーニング会を中止し、イベント依頼は100%請け負うとしたのです。
成果指標を「社内における配信オペレーターの増加」から「イベント受託・開催本数の増加」に軌道修正しました。
高クオリティなものが発信されれば、届く人には届く。
依頼が依頼を呼び、怒涛の配信依頼が押し寄せてきました。
依頼のハードルを下げることにも注力しました。やったことは2つです。
①イベント依頼はじめてガイドの策定
「配信依頼したいけど、どうやって依頼すればいいかわからない」を減らすべく、イベント依頼はじめてガイドを策定しました。
イベント依頼の方法〜当日のイベント運営に至るまでを網羅的に可視化。
その記事を見れば誰でもイベント・配信を開催できる状態を作り上げました。
「どうやってやるのか」の方法論に留まらず、「どんなことができるのか」を明示することで企画者の潜在的な依頼を引き出すことにも成功しました。
②依頼期限の見直し
それまでは依頼期限を一律で開催の「1ヶ月前」としていましたが、イベントの内容によっては最短で開催の「1週間前」まで受付可能としました。
イベント内容別にレベル定義を行い、難易度を可視化、レベルごとに依頼期限を設定したのです。
「配信したい」を最速で体現する環境を作り上げ、依頼本数の増加に繋げました。
上記施策などの試行錯誤が功を奏し、右肩上がりに依頼が増加。
配信トレーニングを開催していた2023年7月〜9月期では32本だった依頼が、翌3ヶ月（10月〜12月）では56本と157%増加に成功しました。
その後も増加を続け、2024年2月には営業日19日を遥かに上回る27本のイベント・配信開催に貢献しました。
配信で創れるコミュニケーションとは？
以前のnoteにも記載の通り、私たちはただの配信屋さんではありません。
配信はただの手段の一つに過ぎず、本当にやりたいことは「より良いコミュニケーション体験」を作り上げることである。
ここからはテクノロジーを活用して、どんなコミュニケーション体験を創り上げてきたのか具体的に書いていきます。
多拠点コミュニケーション
大崎本社となるべく同じ体験を地方拠点に届ける
地方拠点勤務の社員が全社イベントにオンラインで登壇する
本社・地方拠点で全社忘年会を同時開催し、中継を結ぶ
上記は一例に過ぎず、様々な体験を各拠点に提供しています。
「地方だから」という疎外感を感じてしまわないように、本社ファーストが強くなり過ぎないように、様々な工夫をしています。
年に1度の全社忘年会においても、今までは出張費を掛けて本社に全社員を集めていましたが、社員数・拠点数が増えていくと厳しいものがありました。
出張費を削減しつつも、一体感は逃さない。会社規模が拡大してもフリーのカルチャーは守りたい。
企画チームもその視点で企画を考えてくれるので、一見無理そうに見える企画も理想ドリブンで思考し、MTGシステム（Google Meet）、映像・音響システムを最大限Hackして実現に結びつけています。
あらゆる属性を超えた同期的コミュニケーション
日本語が母語でない
目が見えない
耳が聞こえない
フリーには様々な属性の社員が所属し、活躍しております。
その中でプロダクト開発同様、社内コミュニケーションも「誰もが自由に」というキーワードをとても大事にしています。
どんな属性に対しても同じ体験を届けようと試行錯誤を続けております。
動画コンテンツ
日英字幕表示
文字の読み上げや解説などを追加
登壇スライド
日本語版だけでなく英語版の作成
ライブ配信
リアルタイム文字起こし&自動英語翻訳
日本語・英語音声の多チャンネル音声付き配信
精度・視認性・充実度。
現時点で至らない点も多くあり、まだまだ模索中ですが、日々アップデートを試みています。
「個人個人が必要な機能を使用したい分だけ使用できる」を理想とし、あらゆる角度からコミュニケーションの分断を解消していく所存です。
株主総会の配信設備・オペレーションを全て内製対応
2023年9月に行われた第11期定時株主総会は、社内のツバメスタジオから初の完全オンライン形式で開催しました。
株主の方々は全員オンラインで参加。
弊社登壇役員は社内のツバメスタジオに7名・リモートで1名参加。
という形式で行いましたが、こちらもスタジオ設備を最大限Hackし、社内既存設備のみでやり切りました。
株主総会をオンライン配信する場合、一般的には筆者前職のような配信業者に多くのコストをかけて、外注します。
しかし、フリーには自社スタジオがあり、我らCulture Techがいます。
本番機器だけでなく、万が一のトラブルに対応できる予備構成までを社内で完結させました。
法律的決まりも少なくない株主総会を安定開催するのはもちろん、「フリーらしい」株主総会を開催するべく、法務チームとの密なコミュニケーションを欠かさず、常識に囚われない株主総会を実現させました。
詳細は控えますが、会場費・オペレーションコスト、そして何より外注を最小限したことによるコミュニケーションコストの削減に貢献できたと思っております。
新しいコミュニケーションが新しい可能性を示してくれる。そんな日々でした。
受託型配信チームから提案型イベントサクセスへ
たくさんのイベント・配信と向き合う中で、見えてきたものがありました。
もっとできることがあるのではないか？
配信依頼を受託するだけでなく、テクノロジー視点からのアイデア、日々イベントに向き合っている私たちだからこそ考えつく企画があるのではないか？
その気づきを経て、来た依頼に100%答える受託型配信チームから提案型イベントサクセスへの進化を決意しました。
成果指標はイベントの配信本数ではなく、イベント開催価値の最大化に変化を遂げました。
ただイベント・配信開催に協力するだけでなく、イベントを開催する意味にコミットする。「Culture Techに依頼するとイベントを開催した意味が増す」そう思ってもらえるように、スタンスを改めました。
企画が立ち上がった段階でMTGに巻き込んでもらい、早期段階で様々な可能性を提示していく。
今までは出来上がった企画書を見て、基本はそれ通りに完璧に配信を成立させながら、本番でいかに臨機応変に対応できるかを美学としていましたが、
「なぜ配信をするのか？」「配信を通して何を成し遂げたいのか？」を理解し、実現していくことを自分たちに課し、文字通りイベントをサクセスするチームに進化を遂げたのです。
今は配信を通して、フリーを知る、プロダクトを知ることで間接的に事業貢献に繋がっているが、将来的には、配信したことが直接事業貢献に繋がることが理想である。
コミュニケーションを創り上げるだけのバックオフィスではない。バックオフィスだって事業に直接貢献できる。
次回「Culture Techのその先〜配信が生み出す事業貢献（タイトル仮）」
乞うご期待！！！
ここまで読んでいただきありがとうございました！
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