会議のメリット

こんにちは。キャリアコンサルタントの橋本です。

前回、「会議は無駄か」というお話をしました。今回は、会議のメリットについてお話をし、効果的な会議の仕方をお話しします。

会議のメリットとしては
1. 対面なので、メールや文書での指示では伝わらないメッセージを伝えることができる。
2. 双方向の会話ができる。疑問や反対意見があれば、聞くことができ、それに対して回答をすることができる。
3. 出席者間で意見交換ができ、アイデアを出し合い、より良い案に改善することができる。
4. 出席者にも決定に責任があり、決定されたことが実行される確実性を増す。
ことが考えられる。

メリットを活かすには
1. 会議を成功させるんだという熱意を持つ
会社の命運を左右する会議ならみんなの熱意が違ってくる。
2. 会議の目的、ゴールを共有し明確化する
検討する課題について課題を洗い出すだけなのか、対策案を決定し、実行するのか。
3. 周到に準備する(段取り8割)
① 議案書、資料は事前配布する。
② 出席者は事前に読んで、意見を出せるようにする。
③ 議案書は、詳しく読まなくても、一見してわかるように作成する。
④ 事前に、キーマン、鍵となる部署に議案書案を見せて、意見を求める。
⑤ 対策案のメリット、デメリットを洗い出す。
4. 会議では必ず質問タイムを設ける
質問、反対意見が出なければ、提案を採用しない。
5.　会議には意思決定者が必ず隣席し、決定事項に責任を取る。

いろいろ書いてみましたが、会議を成功させるのに最も大事なのは、主催者と参加者の熱意だと思います。その熱意は、目標を達成しようと思う社員(部署メンバー)のまとまりの現れです。そして、それの元となるのは、普段のコミュニケーション、問題を共有することです。

いきなり、問題・議題が会議に議題として上がってくるのではなく、普段から、みんなが、当然のごとく、その問題を意識し、解決しようと考えていたら、会議は効果的に行われると思います。

あなたの会社での立ち位置は、どこでしょう。表に立ってリーダーシップを発揮するのか、あるいは、縁の下の力持ち的な存在でしょうか。
いずれにしても、コミュニケーション不足が、さまざまなトラブルを招きます。風通しの良い組織にしたいものです。

キャリアコンサルティングは、あなたの立ち位置を振り返るにも役に立ちます。1人で悩んでいないでキャリアコンサルタントとお話ししてみましょう。新しい視野が開けてくることでしょう。

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