日々のメールを時間をかけずに捌く方法
こんにちは
“はじめの1歩の勇気をもらえるnote”
の JJ (@JJ56866220) です😊
JJとはこのような人間です。
今日も興味を持った記事/報道について
私の考えを交えて紹介していきます。
紹介したいのは Lifehacker Japan での
「大量メールを効率的に捌く方法」
についての記事です🤔
仕事やビジネスにおいて
私たちは求められた目標や成果を出すために
日々の業務に勤しんでいます。
目標達成や成果創出は簡単ではないので
様々な試行錯誤や課題解決が必要となって
きます。
私たちビジネスパーソンにとって時間は
有限なものなので限られた時間をいかに
有効に使うことかが重要になってきます。
しかしながら
日々の業務をしていると大小様々な障害が
発生してきて私たちの仕事の邪魔をしてくる
のでその都度対応をしなければならない
というのが現実です。
その障害の一つとして誰もが経験があるのが
「大量なメールをどう捌くか？」という
問題です。
今回の紹介記事では
大量のメールを効率的に捌くためのシンプル
な方法について説明がされています。
一日の業務の中で受け取るメールは
どのくらいの量があるかは人によって異なり
ますが多い人では100件以上がざらに
いると思います。
それほど多くない人であっても20位の
メールを日々受け取っているはずで私たちは
それらに対して何かしらの反応をすることが
必要となってきます。
しかし私たちの業務の本来の目的は
他にあるのでメールを捌くことに時間を
取られてしまうと本来の目的を果たせなく
なってしまいます。
そこで紹介記事の中で取り上げているのが
「ワンタッチ・ルール」という方法です。
これはメールが届いた瞬間に即座に次の
アクションをどうするのかを判断してしまう
というものです。
紹介記事では判断の種類が少ないので
私の解釈を含めて示すと次の4つに判断する
ことになると理解しています。
①すぐに返信する
②後で返信する
③返信不要
④削除する
これを見て分かる通り①③④はその場で
そのメールの捌きは終了してしまっていて
あとで対応が必要となるのが②のみです。
どんなに多くのメールをもらう人であっても
②に該当するものは多くても全体の10−20％
程度のはずです。
そのため
ワンタッチルールを適用することによって
時間をかけずにストレスなく大量のメールを
捌くことができるようになります。
私自身のことを言いますと
上記のワンタッチルールを個人的に実装して
いたので今回の紹介記事を読んで驚きと
同時に「やっぱりな」という感情を持ちま
した。
日々のメールを受け取ることからは
逃げることはできないので対処方法を工夫
して時間をかけずにメールを捌くことを
理解しておくことは非常に重要だと再認識
しました。
今回のテーマは
「日々のメールを時間をかけずに捌く方法」
でした。
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最後まで読んで頂きありがとうございました。
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