はじめてのパワポ資料作成【第8回】「文章力」
資料作成において、デザインやイラストも大切ですが、中身の文章も同じか、それ以上に重要です。
特に、IT業界（特に、システム受託開発業界）では、無形サービスであるといった特徴から「言った」「言わない」が頻発しますし、設計書や議事録を見ても、「記載してあるといえばあるし、無いとも取れるような、、、」そういった非常に曖昧な資料が多いのも実状です。
本日は、そんな曖昧な成果物を生み出さないための、具体的な文章テクニックをお伝えします。
1┃文章を短くする
文字数のルールでも解説しましたが、文章は短ければ短いほどよいです。
極端な例ですが、次のような例です。
修正前）システム開発プロジェクトは、多くのステークホルダーが関係し、難易度が高くなることが多いため、業務知識が豊富で、十分な経験を持つプロジェクトマネージャを選任することが重要である。
修正例）システム開発プロジェクトでは、プロジェクトマネージャが重要である。
IT業界において、プロジェクトマネジメントが多くの困難を伴うことなんて、ほぼほぼ当たり前ですし、それをマネジメントする立場のPMに、業務知識や経験が求められることも当然です。
当たり前のことは、（何か意図がない限り）記載する必要はありませんので、思い切って短くしてみましょう。
2｜強調語を多用しない
「かなり」「非常に」「相当」「すごく」「よく」･･･
これらはNGワードです。ビジネスシーンでは使いません。
これらの言葉は"程度"や”強調"の度合いを表す言葉なのですが、どれくらい強調しているか個人の感覚によります。
ビジネスの場で強調を表現するのであれば、定量的に数字を記載しましょう。
修正前）弊社のクラウドサービスはすごく好評いただいています
修正例）弊社のクラウドサービスは導入実績1万社です
同じ理由で、「基本的に」「原則」「比較的に」なども使いません。まずは、言い切ってしまい、例外があれば補足すればよいのです。
3｜"響きのよい言葉"は説明する
ビジネスでよく使われる言葉の中には、"都合のよく解釈されやすい"言葉というものが存在します。
「据え付ける」「推進する」「連携する」･･･
特に、IT業界においては「コンサルティングにより顧客に据え付ける」「ソリューションを展開する」などの言葉もよく使われます。
これらの言葉は、響きはよいものの、その言葉そのものには、大して深い意味はありません。英語に変換して考えてみるとすべて「Do（～をする）」と言っている程度の意味になります。
こういった言葉は、内容を具体的に説明するようにしましょう。
そうしないと、大抵の場合、受け手の（都合の）よい意味で解釈され、そして、しばしば大きなトラブルに発展します。
例えば、ITシステム開発プロジェクトでは「システム展開を進めます」と言った言葉が普通に飛び交いますが、どうでしょうか。プロジェクトが進んだ後「実は、システムはソフトウェアの費用だけで、ハードウェアは含まれていませんでした」「導入するのは、親会社だけで、グループ会社までのシステム導入は考えていませんでした」･･･そんな認識違いは後を絶ちません。
このような事態を伏せぐためには、資料では、こういった言葉は使わない、もしくは、必ず補足することが大切です。
4｜正確な表現を用いる
以下の文章は、実際に過去に私が見てきた文章です。いずれも言葉の使い方が不正確であったり、ビジネスシーンでは、不適切な表現ですので、注意しましょう。
修正前）対応に文句を言うお客様がいらっしゃった。
修正例）対応に不満を持つお客様がいらっしゃった。
「文句」という言葉にはマイナスの印象、批判的なニュアンスがあり、個人の主観的な考えが含まれています。ここでは「不満」の方が適当です。
修正前）弊社では個人情報を大切に保護しています。
修正例）弊社では個人情報を保持しません。
この2文は似ているようで、全く意味が異なります。前者は個人情報を保有しているため、そのセキュリティ対策を行わなければいけませんが、後者では、個人情報を保持しないことそのものが、セキュリティ対策になっています。
5┃修飾する言葉は、"近く"に配置する
以下のような例は、使用している単語は同じですが、配置する場所が異なります。
修正前）担当より、資料の詳細については、ご連絡いたします。
修正例）資料の詳細については、担当よりご連絡いたします。
後者の方がはるかに読みやすいはずです。修飾語など、関係のある言葉はできる限り近くに配置しましょう。
修正前）複雑な数字と文字の組み合わせたパスワードは、セキュリティ対策として、有効である。
修正例）セキュリティ対策として、複雑な数字と文字の組み合わせたパスワードが有効である。
修飾語ではなく、主語と述語を近くに配置するケースですが、考え方は同じです。主語は「パスワード」ですので、述語「有効である」の近くに配置しましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
昨今のパワポはどうしてもデザイン重視になりがちですので、意識して文章を書くように、是非、日ごろから訓練しておきましょう。
例えば、
主語・述語のつながりを確認する
「て」「に」「を」「は」をチェックする
「ら」抜き言葉をさける
記載した後、自身で一度見直しを行う
このようなことは少し意識するだけで、今日からすぐに実践することができます。そして、その日々積み重ねが、デザインだけに頼らない説得力のある資料につながっていきます。
資料作成は、デザイン＋数字＋文章＋ビジネス経験の総合力です。是非、実践してみてください。
以上です、ありがとうございました。
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