入力を最大限に活かす「シングルインプット・マルチアウトプット」
ITのインフラが整った企業であれば電子決済が当たり前で、申請書類を手書きして担当者へ提出するような流れは無いのでしょうが、そうでなければ出張や休暇の申請書類を手書きで提出していると思います。
私の職場は地方の中規模病院で、医療機関というところは情報システム化に弱いと感じています。電子カルテや画像サーバーには何億もの投資をしているのですが、申請書類を紙で提出して捺印して処理する流れは何十年も変わっていません。
手書きでもWord、Excel、PDFで清書印刷しても同じことですが、紙（画像）の情報しか残りませんから実施したら書類は保管ファイルへ移動されるだけです。
何かしらの台帳に転記されて管理はされるでしょうが、それが生きた情報として日の目を見ることはありません。
一方で情報をデータベースに入力した場合を考えてみましょう。
出張申請書を例に考えてみます。
所属部署、氏名、出張先、出発日時、帰着日時などの情報を入力して出張申請書を作成します。
どの部署でも同じように出張申請書を入力して印刷できる環境を整えます。同じ仕組みで休暇届もデータベースに入力して印刷できるようにします。
出張申請書と休暇届の情報を連携させてカレンダー式に表示させることで、不在予定者の一覧が完成します。
予定表に名前が無ければ、申請書類が出ていないことがチェックできます。
本人「明日から大阪に出張行ってくるね～」
スタッフ「予定に載ってませんけど、申請書出しました？」
本人「あっ！しまった・・・出してないや！」
また、休暇管理は勤続年数と関係して管理が複雑になりがちですが、入力された情報を利用すれば容易に管理できます。
部署ごとの有給休暇取得率もすぐに計算できます。
職員は手書きの手間が省力化できて、簡単に申請書類を作成できる。
管理者は入力されたデータを基に予定や実施を管理することが容易になる。
個々が必要最低限の情報を入力したら、後はシステムが多くの情報を展開してくれる。
一度入力したことは二度と入力しない。そうすることで省力化され物理的に入力ミスが発生しない。
シングルインプットは効率化の基本だと思います。
出張報告書が提出されれば予定を消し込んでいきます。消えていないデータは報告書が未提出ということでチェックできます。
管理者が実施を管理すればモレとダブリのない正確な実績データが作成できる訳です。
このようにAccessで業務フローを作ることで、組織全体でみると大きな効率化になることが分かります。
Accessで業務効率化に取り組んでみませんか？
意外と簡単かもしれません。