Accessが使える環境はLucky！
coconalaでAccessについてのブログ記事をいくつか書いたのですが、noteの方が書きやすく多く閲覧していただけるのでこちらに統合することにしました。
前回までに書いてきた事と重複する部分もあるかもしれませんが、少し手直しをしつつ書いていこうと思いますので興味のある方はお付き合いください。
何かと敬遠されがちなAccessですが、使ってみると驚くほど業務が効率化されます。これは経験上間違いありません。
少しでも多くの方に体験していただければと思い記事を書いています。
Accessは本格的なリレーショナルデータベースとしての機能を持ちながら、高い汎用性で非常に多くのデスクワークを軽減してくれる優れたソフトウェアです。
標準のOfficeには付属しておらず、主には企業向けの上位バージョンに同梱されます。最近ではサブスクリプション版のMicrosoft365を利用されている方も多いと思いますので、Accessのアイコンをご覧になったことはあるかもしれません。
折角利用できる環境にありながら使わないのは勿体ない話です。
私はAccess単体を購入して使用していますが、MicroSoft365を使用した方が色々メリットが大きそうなので、次回から切り替えようと思っているところです。
職場のPCにAccessがインストールしてあればラッキーです。
多少バージョンが古くても2007以降であれば現在のAccessと互換性があるので問題ありません。
なにより職場であれば、細切れの隙間時間を利用して勉強しながら仕事に利用することができます。
少しずつでもよいので仕事の一部にAccessを取り込んでみましょう。
Excelで煩わしさを感じている作業は、Accessへの移行を検討するべき時期がきています。
また、ふとアイデアが湧いた時にすぐAccessが利用できることも重要です。
「あなたの仕事を一番理解している」、「あなたが作るシステム」に勝るものはありません。
当たり前ですが、あなたの仕事を一番よく理解しているのはあなた自身に他なりません。
何より業務フローを理解した人がシステムを作成するのですから、非常にクオリティーの高いものが出来上がります。
見た目は少々不格好でも処理するべき内容は本質を捉えていますから、便利なアプリケーションに仕上がるでしょう。
少しずつ改良を加えて機能的に満足いくものが出来上がる頃には、Accessのスキルもかなり上達していると思います。
そうすれば次の課題に取り掛かり、やがては身の回りの仕事をすべてシステム化できるようになっていると思います。
システム化をすると、不思議なことにAccessを操作する時間がどんどん増えてきます。
システムを作る時間は必要ですが、すぐに取り戻すことができます。
紙で書類を受け取り台帳へ転記する。処理が終わったら消し込む。これではいくら時間があっても処理に追われるばかりか、ミスを招き寄せるための（転記するのは間違いの元です）業務フローになってしまいます。
モレやダブリが発生する要素が存在している限り良いシステムとは言えません。
モレが無いこと。ダブリが無いこと。
経営管理について学ぶとMECE（ミーシー）という言葉がでてきます。
簡単に言えばモレがないこと、ダブリがないことですが、情報処理においても非常に大事なキーワードです。
誰かが作成した資料を別の人がPCに入力するようなことは避けたいところですが、実際には形を変えてよく起こっているのです。
では、どのように仕組みを変えていけば良いかですが「発生源入力」を考えることです。
発生した場所で、そこにいる人が入力するということです。
一度入力された情報は再度入力されることは無く、最後まで使用されます。
１度入力したデータは２度と入力しない仕組みを考える。
こうすることで、物理的に「モレ」と「ダブリ」が排除されます。
シングルインプットと言われるものです。
一度の入力（シングルインプット）で、あらゆる表示・出力（マルチアウトプット）できる。これが、「シングルインプット・マルチアウトプット」です。
医療業界ではミスが健康被害に直結するため、安全管理に非常にシビアです。人間は間違いを犯すものという前提に基づき、いかにエラーが発生しない仕組みを作るかという部分に力を入れています。
Excelのような表計算ソフトは平面的にデータを扱うため、発生源入力には向いていません。顧客管理をする際に、１人のお客さんにSheetを１枚使うような設計ならできなくも無いですが、データの後利用が大変で逆に管理が難しくなります。
その点、Accessは立体的にデータを管理するため、１取引が１枚の伝票に集約されて効率的にデータを処理することができます。
ほとんどの業界では、専用のシステムが稼働していると思います。
それらは非常に使いやすく便利にできていて、もはやシステム無しには仕事ができない程完成されていると思います。
Excelを工夫すれば真似できそうでしょうか？おそらく無理だと感じると思います。
何故なら、それはデータベースで作成されているからです。
データベースはそれだけ複雑な処理が可能だということです。
最後までお読みいただきありがとうございました。データベース処理の本質の部分なのでつい熱くなって多く書いてしまいました。(^-^;
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