0→１ 初めてのAccess その①
ExcelとAccessの違い ～ データベースの概念を理解しよう
こんにちは、Accessによる業務効率化を知ってもらいたくて記事を書いています。
coconalaでAccess初心者向けのサービスを出品しています。
Accessを一度も使ったことが無い人向けのサービスを開始しようと思い立ち、まずはnoteに概要を記録しておこうと思った次第です。
ご興味のある方はお付き合いください。
↓ 下にサンプルファイル置いてます。
最近流行りのchatGPTに聞いた答えが秀逸なのでそのまま引用してみます。
Excelはスプレッドシートソフトウェアで、数値やテキスト、フォーマットなどを様々な方法で表示・操作することができます。また、Excelは計算やグラフ作成が容易なため、ビジネスや財務などでよく使われます。
一方、Accessはリレーショナルデータベース管理システムで、大量のデータを管理、整理、保存することが可能です。Accessを使用することで、データの入力・更新・削除・検索、データの関連性の管理、レポートの作成などが容易に行えます。
Excelは単体のファイルでデータを保存するため、小規模なデータや個人での使用に向いていますが、Accessはデータを複数のテーブルに分割して保存するため、複数人での共有や大規模なデータベースの管理に向いています。
素晴らしい回答ですね。では具体的な話に移りましょう。
最初に理解しておくべきこと
データベースではデータをレコード（行）単位で管理します。
レコードを構成するのがフィールド（列）です。
Excelのような位置の概念は全くありません。
データはレコード単位で管理されており、同じ型のレコードの集まりがテーブルです。
データ型の定義が必須
Excelは文字でも数字でも自由に入力できますが、Accessは最初にデータの型を決める必要があります。
データの型を決めたら違反するデータは入力できません。
最初は戸惑うかもしれませんが、データの整合性が担保されるので正確な処理が可能になるのです。
データ型は必要に応じて覚えていけば大丈夫です。
同じ文字列を扱うにしても「文字列型」と「長い文字列型」では使用する容量（メモリ）が全然違いますので、状況に応じて使い分けます。
最近のPCは高性能なので、あまり神経質になる必要はありませんが、無駄は少なくした方が良いです。
おわりに
身の回りのちょっとした仕事にAccessを使ってみると驚くほど効率化することが分かります。
会社の事務所など小規模なネットワークであれば充分な効果が見込めます。
送信先を登録しておきFAX送信票を作成する簡単なデータベースです。
サンプルですが実用可能です。
同じような内容の文書はコピーできるので便利です。
（Excelで作成すると１枚が１ファイル（もしくはシート）になり数が増え続ける上に間違えて使ってしまう恐れもあります。）
実際に仕事でよくFAXを使用される方には重宝すると思います。
私も毎日仕事で使っています。
