ExcelかAccessか
作業に取り掛かる際には、まず何のアプリケーションを使うかを考えると思います。これはExcelよりもAccessの方が優れているという話ではありません。
Excelは強力な情報処理能力を持っていますが、データベース処理をしようとすると途端に複雑になります。
そのような場合データベースソフトであるAccessを利用した方がスマートで簡単です。
定義域集合関数（DCOUNT、DSUMなど頭にDが付いた関数）やMATCH、INDEX、LOOKUPなどの検索関数を組み合わせて使用する際はほとんどの場合データベース処理なので初めからAccessを使用した方が簡単です。
データベース処理ならAccessの方が簡単
いつもなら時間をかけてExcelでしていた仕事をAccessで処理した方が簡単なことに気付いたところが分水嶺、そこから確実に業務フローが変わります。なおExcel関数が使用できるスキルがあればAccessも使用できます。
私自身がそうであったように、Excelが上達すればするほど何でもできるようになり、関数やマクロで複雑な処理をこなしていきます。
ところが複雑過ぎるシートは時間と共に扱いが難しくなり何か変化が生じた際、手直しに膨大な労力が必要になります。
私はココナラで「Accessを利用した小規模システム作成」のサービスを販売しているのですが、Excelでのデータ処理に行き詰って相談してこられる方がとても多くいらっしゃいます。
その際に使用しているExcelをサンプル提供してもらうのですが、高度に関数を組み合わせて複雑な処理をされていて正直Excelでこんなことができるのかと驚くことも多々あります。
私自身Excelは長年使用しており、出来ないことは無いと自信をもっていますが、色々な方が作ったシートを見ていると本当に感心するばかりです。ですが、ほとんどの場合データベース処理を目的としているのも事実です。
時間と共に複雑化するExcelファイルの管理
それでもExcelで処理できている間はよいのですが、問題は数が増えて逆に管理が煩雑になることです。
いくら高度なシートを作成して処理をしても時間と共にシートが増えていくような場合には、シートを管理するという新たな仕事が発生してしまいます。
ファイルのコピーが増えすぎて、どれが原本か分からなくなるようなことも起こってきます。
一方データベースではいくら情報が増えようともシステム側が管理してくれるので、ユーザーはそれを意識する必要はありません。
シート形式で情報を表示して素早く分析するにはExcelほど優れたツールはありませんから、それぞれを適材適所で活かし連携させて活用するのがベストだと思います。
ExcelとAccessの最強タッグ
ExcelとAccessで同じような処理ができることは理解いただけると思いますが、両者を使える環境では更に強力な処理が可能になります。
それはインポート、エクスポート、リンクなどの機能でお互いにデータをやり取りできることです。
企業用の専用システムやWeb上のデータはCSVやUTFなど色々なファイル形式で出力されますが、Excelならほとんどのファイル形式を読み込むことが可能です。
また出力されたファイルはレイアウトが崩れることが多くAccessでは正常に読み込めないことが多いのですがExcelなら簡単に体裁を整えることができます。
そしてExcelとAccessをリンクさせることで膨大なデータを処理することが容易になります。両者はMicrosoftOfficeの兄弟製品であるため親和性が高く、データのやり取りが簡単でそれぞれの良い所を活かした効率的な情報処理が可能です。
ExcelとAccessの協働こそが理想的な作業環境と言えます。
最後までお読みいただき有難うございました。
次回から少し実務的な内容に触れていきたいと思っています。
先週日曜日の船釣り３人分の釣果で、初めて６０ｃｍオーバーの真鯛を釣りました。一番大きな鯛が７７ｃｍです。（Ｍ氏）
真鯛で作った魚フライは大変美味しく子供たちにも好評で、あっという間に皿一杯のフライが空になりました。
