データベース ～マスタ管理の重要性～
是非サンプルファイルをダウンロードしてみてください
データベースにおいてはマスタ管理がとても重要です。
都道府県などは分かり易いと思いますが、データ入力の候補群をマスタと呼びます。
データ入力の度に「東京都」「大阪府」とキーボードを打つのは面倒ですが、それ以上に問題となるのは誤入力の発生を許してしまうことです。
データの意味としては「東京」も「東京都」も同じですが、集計の条件として「東京都」を指定した場合には「東京」は含まれません。
マスタを連携させることで「都道府県」→「市町村」と効率的に選択することが可能です。
↓ サンプルをダウンロードすれば使用できます。
「自民党」と入力する人がいて「自由民主党」と入力する人もいたのでは正確な集計が出来なくなります。
そのため入力候補として決まったデータ群はマスタ化しておき、そのリストから入力する仕組みを作るのが大切です。
リストから入力するのは便利ですが、ポイントは誤った情報が入力できないという点です。
取引先の社員名や顧客なども当然マスタ化する必要があります。
顧客名簿はきちんと管理されているのに、書籍を郵送する際の宛名ラベルの作成を間違えたということが無いように、宛名ラベル印刷と顧客管理は連動していることも重要です。
数量の項目は数字しか入力できない。
生年月日の空欄は許可しない。
年齢は生年月日から計算できるので入力しない。
などの条件を指定することで正確なデータしか入力できなくなります。
入力し易くなる上に、データの精度が上がる。
これこそがマスタ管理のメリットであり、データベース処理の特徴でもあります。
自分の仕事をよく見ればマスタ管理できそうなものは沢山あると思います。
即ちデータベース化した方が良いということです。
データベース化すれば発生した取引を１件ずつ入力する仕組みができあがるので、正確な情報管理ができるようになります。
一度入力した情報を基に集計や統計が労せず作成できる訳です。
最初に紹介した住所入力は郵便局のデータベースから簡単に入手できます。
効率的に住所を入力して、GoogleMapにデータを渡すことで簡単に地図を表示できます。
Accessを利用できる方はファイルをダウンロードして、実際にどのような動きをするのか確認してみてください。膨大なデータが効率的に連動しているのが分かるのではないかと思います。
配送のお仕事などで住所を入力してMAPを印刷するような場合、かなり効率化できると思います。
ごらんいただきありがとうございました。
ブログで色々紹介してますので、業務効率化に興味がある方は覗いてみてください。
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