データ入力の効率をあげる
どうしても紙で発生する情報をPCに入力せざるを得ない場合があります。
若しくはそれが当たり前で仕事をしているかもしれません。
将来的にはタブレットなどで簡単に入力できるようになるのでしょうが、まだまだ紙と鉛筆が情報源になる場面は多くあります。
私が関わった例ではコロナワクチン接種に関するアンケートの集計です。
クリニックに勤務する奥さんが院長から依頼されて持ち帰った案件で、まだ１回目のワクチンの頃の話です。
大学病院だか製薬会社だかの研究のために必要なアンケート集計の下請けみたいな感じでした。
１枚１０円の報酬がいただけるというので有難く請け負いましたが・・・
夕食のビールを我慢し、子供を寝かしつけた後での入力作業は眠気も手伝い精神的な疲労が尋常ではありません。
途中でどこを入力してるか分からなくなったり、最後だと思って入力したセルがそうでなかったり、その都度最初から確認が必要になります。
「何の罰ゲームだよ・・・」
データをコツコツ正確に入力するのが苦にならない人には何でもないのでしょうが、苦手な人にはプレッシャーの大きい作業であり、勿論私は後者な訳です。
設問が４０件ぐらいあり、Excelで１つずつ入力していくのですが正確に入力するためにはかなりの時間がかかります。
奥さんが読み上げ、私が入力するのですが時給換算で４００円程度・・・折半すると２００円です。
１万円くらいの臨時収入になったらAmazonで何買おうかな～なんて妄想はすぐに叩き壊されました。
３０枚くらい入力したところで限界を感じ同時に考えました。
「これAccessでしょ」
提出にはデータ入力用のファイルが準備されており決まった形でしか入力が許されないのでExcelでの作業を余儀なくされていましたが入力を工夫することでAccessで処理できることに気付きました。
書類を作成する際に「Word」を使うか「Excel」にするか悩むシーンはあると思います。
私は何か作業に取り掛かる場合にまず「Accessが使えないか」を最初に検討します。
ExcelにしてもAccessにしても最初に骨組みを作るにはそれなりに時間を要します。Excelが目的の書類そのものを作るのに対し、Accessは仕組みを作ります。そのため一度Accessでシステムを作ってしまえば、必要なデータを追加するだけなので後工程が非常に楽になります。
例えば、見積書の書式を作る場合、Excelでは取引ごとにシートまたはファイルが作られます。
Accessでは取引先名、見積金額などのデータを持つだけで良く、同一ファイル内に何件でも見積情報を持つことができます。
初日の入力作業を早々に切り上げ早速入力フォームの作成に取り掛かりました。フォームの作成自体は１時間もかからなかったと思います。
入力項目は１画面上にすべて表示され、マウスを使う必要もなく、アンケート用紙の回答アルファベットを入力するだけで良いのです。
Accessのコンボボックスはとても優れており「a,はい・b,いいえ」と候補がある場合「a」を入力するだけで「a,はい」というデータを選択してくれます。
果たして目論見は大成功を収め、入力スピードは格段に高速化され１日の作業は３００枚ペースとなりました。
小さな町の話なので総件数が限られており、最終的に受け取ったのは１万数千円でしたがとてもうれしいお小遣いとないました。
これが作成したアンケート入力用のフォームです。
この単票フォームに入力したデータがExcelの１行に相当します。
現在入力している行や列を考える必要がないので、まったく無駄がなくなりました。
このようにデータ入力に特化したフォームを作成するにはAccessが非常に便利で役に立ちます。伝票をExcelに入力するような作業で苦労している方は是非一度試してみてください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
それではまた。
Excelでの作業が煩雑に感じたら、データベース（Access）への移行を検討する時期かもしれません。
お使いのPCにAccessがインストールされていればチャンスです。
Accessを勉強してみようかな、と思われた方へおすすめです。