無料でここまで出来る！公民館事業の参加者受付業務を効率化、デジタルツールを使ってデータを活用する方法 !
もしあなたが公民館や自治体で事業やイベントを担当していて、こんな悩みを抱えていたら？
年間を通じて多くの事業を行っているが、電話受付が主流で受付の作業が煩雑化
担当者がイベント毎にGoogle Formsを作成していることでデータ管理が複雑、参加者情報を一元的に把握できない
住民がイベントに参加するための情報が分散しており、周知から募集までのアクセスが不便
これらを、無料デジタルツールを使って一気に解決できます！
公民館のよくある課題ですね。これらの問題が、公民館の職員業務負担を大きくしていたので解決しようと思います
💡 解決策はこれだ！
今回の解決策は3つのステップで構成されています
① Google Formsのフォーマット化によるデータ収集と分析の向上
② データ統合 Google SpreadSheetで参加者情報を見える化
③ Linktreeによる住民へのアクセス性向上
それでは、1つずつ説明していきます
① Google Formsのフォーマット化によるデータ収集と分析の向上
これによって得られる事
・時間の節約
・効率的なデータ収集
・正確なマーケティングデータ
・作ったイベント受付フォーム① のSAMPLEは コチラ
Google Formsを使って公民館のイベント毎の受付をオンライン化まではされている所も多いのでは 各担当者ごと、イベントごとに異なるフォームを使っていると、採集できるデータがバラバラになり、後で集計するのも大変
必要な情報の整理整頓を行い、全イベントで共通のフォーマットを用いることで一貫して収集でき、分析もしやすいようデザインしました
( ※注意 回答によってセクションを違ったセクションを通すなど参加者の手数は増やさないように)
② データ統合 Google SpreadSheetで参加者情報を見える化
これによって得られる事
データの見える化
リアルタイム更新
分析しやすいデータ形式
次に、各々のGoogle Formsで集めたデータをGoogleスプレッドシートに自動で集約する仕組みを構築。各イベントごとのデータを 1つのスプレッドシートの中に統合します
③ Linktreeによる住民へのアクセス性向上
これによって得られる事
窓口受付時の煩雑さ解消
スマホ操作で電話受付時も入力が簡単
一元化された情報提供
Linktreeを使って、住民がイベント募集情報に簡単にアクセスできるようにしました。これまで、チラシやポスターでの周知だけに頼っていたため、情報も分散しており、参加者にとってアクセスが不便でしたしかし、Linktreeにイベントのリンクを集約することで利便性が向上しました
結果として得られる成果
すべてのツールは無料のデジタルツール
参加者受付業務が大幅に効率化し、公民館職員の業務負担が軽減
データの見える化を実現し今後のイベント企画や改善に向けた判断材料を容易に取得できる
住民にとって参加しやすい環境が整い、参加率の向上の期待
Linktreeで一元化することで、簡単に参加者募集フォームにアクセスできるようになり住民参加率の向上に繋がります
ぜひ試してみてください！
これらのツールは全て無料で、すぐに使えるものばかりです
今すぐ取り入れてみてはいかがでしょうか？