領収書などの電子化をする時の”のり付け”のポイント

請求書の電子保存OKというニュースが報じられた先日。
ついに来たか！という嬉しい思いです。

さて、これからはどんどんとペーパーレスとなっていくこの時代。
将来的にクラウドで保存するため電子化したいという方へ、
スキャン代行の現場から、
スキャンする時にこういう領収書の状態だととっても早く楽ちんに終わります！
と言うのをお伝えします。

スキャン代行ってナニ？
スキャン業務を専門的に行っており、請求書や領収証、その他製本されたものやや名刺など、あらゆる紙媒体を電子化することを生業としているスキャンニングのプロ集団です。

スキャンするための準備

まずは、領収書の保管をどうしているか、なのですが、クリアファイルなどに次から次へとポイポイと投げ入れてはいませんか？
自分で後で精算している人ならお分かりかと思いますが、これ、後でいざ精算しようとなった時に、ごちゃっとしたこのファイルを見てゲンナリした経験はありませんか？
そう、何を隠そう営業時代の以前の私もそうでした...
目の前の時間がない！とポイポイしているうちに、後でもっと時間が足りなくなる羽目に...急がば回れ、とはまさにこのことですね。

そこで経理や総務事務などを経験し、成長した私がおすすめしたいのは、こちら。

A4の用紙に領収書を貼り付けて保管すること。

です。
後で見返しが必要になった時、監査対応時など、非常に非効率となりますので、
・なんかの袋に入れておくのみ、
や、
・クリアファイルに入れておくだけ、
ということは避けた方がいいです。
経費精算などで領収書などを経理に出す為に、A4の紙などに貼って提出する事ある方はすでに、え、当然じゃない？という感覚の方ももちろんたくさんいるかとは思いますけどね＾＾；

で、ここまではしている人はしていると思うんです。

その！領収書やレシートなのですが...
こんな風にのり付けしてくれるとスキャンの時数倍早く終わるのです！

・領収書は重ねず、一枚一枚が全体的に見れるように貼ります。

・紙の上の面部分を線の如く全部のりをつけてください。

一部ではなくです。

こんな感じですね。

出来たら全面貼って欲しいのは山々なのですが、領収書の場合裏にメモ書きなどある事もあるかと思うので、上だけで大丈夫です。

これしてもらうだけで、スキャナー通すのがホント楽なんです。
というのも、ウチの会社では

このようなスキャナーを使用していますので、１枚１枚高速で紙を通しています。

そう、Scansnapならね

言いたかっただけですすみません...

ちなみに
scansnap ix500です(現在は販売終了しています。後継機があるようです。)

領収書が「点」で糊付けされていると、グシャアアアアと吸い込んでしまい、その度に作業が止まってしまうどころかグシャっとなった紙たちを救出し、さらに丁寧に手アイロンをかけていかなければならなくなってしまいます。
もちろんそれを防止するために、一枚ずつクリアファイルなどに入れてスキャンしていますが、１枚１枚その作業が発生します。
どうしても難しい時はそのようにしていますが、そのまま取り込んでくれるならこんなに早く終わることはありません！

もちろん、最近はこのようにまとめて領収書をアップする、というよりは、一枚ごとにつき１部精算書を必要とする場合ももちろんあるので、領収書１枚１枚スキャンしていくということもあります。
それに関してはもう、スキャン後なので、どの様にのり付けしていただいても構いません！（当然そうなりますね＾＾；）
電子化して保管しておきたい、というだけでしたら、上記ののり付けでまとめてスキャンというのが早いかと思います。

会社勤めの人だけでなく、個人事業主の方など、領収書の整理ってなかなか大変かと思います。ぜひお試しください♪

以上、スキャン代行の現場からお伝えしました！

追伸：上記業務を丸ごと投げて、頼めてしまえる訪問型のアシスタントサービス展開中ですので、ご興味ある方はぜひこちらもご覧ください＾＾

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