事務のプロフェッショナルが伝えるバックオフィス作業の2つの効率化ポイント

こんにちは。Caster Biz Visit運営チームです。

今回はズバリ！事務担当者が語る、忙しい時期のタスク消化方法です！
もう実践済みですよ、知っていますよ、という人は、この記事を読まなくても大丈夫です！！笑

でも、意外となかなかできない方もいるのでは・・・？
ということで、今更聞けない！ちょっとした作業効率化のノウハウをお教えします。

例えば経理。どうしてこう月末月初がこんなに忙しいのでしょうね（涙）
私はとくに月初がもう”瀕死状態でフルパワー”の状況でした。
大量の伝票たちと請求書たち。そして締め業務に締め後の入力作業、貸借対照表に損益計算書...
しかも１円たりともミスは許されません...というか、１円でもずれていたら帰れまてん...

・・・・・ああ、よくやっていました（遠い目）

実はこれは経理に限らず、他の部署でも、どんな職種でも起こりうる事なんですよね。例えば総務。
業務内容が多岐に渡り、ルーティーンワークに加えて突発的発生業務などが重なると残業になることも少なくないです。そして残業が続くと「精神と時の部屋」に入りかけたり...なんてことも？！

と、まあ業務が増えるとどうしても色々とぐちゃぐちゃにしちゃいがちなのですが、そこをストップ！！
まずは散らかす前に！

〜業務効率化のポイント１〜

タスクをリストにして「見える化」をする。
タスクを書き出してから作業に入ると業務効率は雲泥の差になります！

軽く自分の業務の棚卸しということですね。
「私定時で帰ります」でも業務効率化の鬼な主人公が実践していたシーンがありましたね。

１、付箋に業務（タスク）を書き出す。

「XX社の請求書起票」「●●さんの伝票起票と処理」
「〇〇さんの出張申請処理」
「残りの請求書起票（まとめて）」
「帳簿に記載」「請求書送付処理」
「システムに入力」「給与計算」
「システムの確認」「システム締め」

など、できるだけ細かく洗いざらい書いていきます。
まぁ、慣れてきたら細かくでなくてもいいのです。

２、付箋をみて、急ぎのものや重要度が高いものの優先度をあげる

付箋の並び替えです。
付箋を貼る場所がない人はノートやクリアファイルなどに貼っていきましょう。
上から順に貼っていくとわかりやすいですよ。

順番に悩んだら、それは同列に貼っておきましょう。
進み具合では前後する可能性も出てきますので。

私はパソコンのモニター付近にライオンのようにペタペタと貼っていましたが、あまり美しいものではないですので、気になる方や周りに気にする人がいる場合はやはりノートなどの平面な場所に貼るのが無難です！

３、タスク実行！

あとはその付箋の上から業務をこなしていくだけです。
そのタスクが終了したら、付箋の場所を変えましょう。
終了分のノートやクリアファイルなど、分かるように貼っておきましょう。

また、上司の確認待ち、という項目などもあるかと思うので、
「マチ」などのファイルもあるとなおいいですね。

こうしておくことで、漏れなく業務をこなしていくことができます！
あと、次なに手につけようかな、というのをタスク終了ごとに考える時間もいらなくなるので、時間の短縮にもなりますし、その分の頭を使わなくていいのでとても楽になりますよ！

するとどうなるのか。

・なにがヌケモレているのか見えてくる
・作業の流れが見える
・仕事が捗るうえに記録が残る

私はこの方式をやるようになってから業務スピードが何倍も早くなりました。
それと同時に、頭も整理されるので、必然とミスも減りました。

次なにしよう。。。を考えなくていいというのが脳のストレスも下げてくれる気がするので、一つ一つの業務に集中することもできます。
いわばスケジュール管理ですね。

集中しすぎると休む時間を忘れるので、
私は３０〜１時間に1回はトイレなどに行って軽くストレッチをする、
ということも頭のタスクに入れていました。

〜業務効率化のポイント２〜

さあ、リスト化をして見える化をはかってから、次にする事です。

１、分かりそうな人に相談する

いや、当たり前じゃん？！
そう、思いますよね。ですがこれ、意外としていない人が多いのです。
聞いている時間がもったいないから進めてしまえ！と思ってそのまま進行する人、ある程度終えてから実はちょっと違った、など、結果”急がば回れ”の状態になる人っているんです。
少しでもその選択に疑問を持ったらまずはすぐに調べて確認する。それでも疑問が残るなら聞いてみる。
これが結果早道になっているなんてこと、多々あります。気づいていないだけで。
行き詰ったら調べる、わかりそうな方に相談するのも手なんです。
その際に1で書き出したリストが役立ちます。口伝えよりは目に見えるもので示して相談すると、よりお互いが分かりやすいです。

そのほかにもしていることはありましたが、今回はここまで！

とても簡単なことなので、ぜひお試しください♪
次回もお楽しみに。

※使用した画像は全て写真ACからのものです。