オフィス移転に関する細かな業務、どう対応する？

こんにちは。コロナ禍な世の中となり、以前の生活スタイルから変遷している過渡期ですね。いかに蜜を避け、感染拡大を防ぎ、医療従事者の方々に負担をかけないようにするかを日々模索しているところです。

さて、こんな昨今、リモートワークの拡大に伴い、都市部の大きなフロアのオフィスから、少し郊外のそれなりの広さのフロアに移転する、という企業も増えてきているようです。

そこで今回は、オフィス移転に関する記事を書いていこうと思います。
オフィス移転、と一言で申しましても、やることは膨大であり、また、企業の規模や業種や職種などで、全く異なる作業をすることになるんですよね。

例えば自社ビルを持っていてそれごと移転する、ということと、ビルのワンフロア規模の会社の移転、となると、全く話が違うわけなのです。
ですので今回は、より身近で「個人個人は何をすればいいの？」というところを掘り下げて書いていきます。

オフィスまるごと移転に関する記事はオフィス移転本家、PLUSさんのオフィス移転の記事が非常にわかりやすかったので、参考まで。
ちなみにオフィスの賃貸物件契約解除は約半年前、という条件が多いそうなので、まずは賃貸契約に関する自社の契約冊子を見てみるところから始めてくださいね！

移転のおおまかなスケジュール

・新オフィスの物件探し
・旧オフィスの解約予約
・移転先のレイアウト検討
・引越し業者選定、見積もり等打ち合わせ
・工事関係（技術関係）の依頼と実施（電気、電話、セキュリティ、空調）
・内装工事
・移転先の新家具選定
・社内マニュアル作成
・引越し準備
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・各種届出
・旧オフィスの原状回復
・新オフィスでの荷出し、整頓

ざっくりと書き出しましたが、これはもう社の一大プロジェクトですね！！
そして規模は違えど普通の引越し作業と大体一緒の流れだなと感じました。
（私は流浪の民なので引越し経験はかれこれ10回前後）

VISITで引き受けているオフィス移転に際しての業務

さて、ではそういった大きなプロジェクトには関わらなかったとしても、個人単位でもやることって出てきますよね。
例えば、書類の整理、いらないものはシュレッダーなり溶解なりに出したり、これを機に電子化するためにひたすらスキャン作業したり、はたまた自席がある人は、自席のものを段ボールで梱包したり。。。
実際に初めてみると、思いもよらなかった細かな業務が出てきてしまい、キャパを軽く超えてくることなんてよくあるんです。引越しって毎週とか毎月とか、頻繁にすることないですから。

そこで、我々Caster Biz Visitでお引き受けしている庶務雑務全般業務、お任せください！となるわけなのですがね！笑
それはさておき、実際にあった業務の一例を紹介させていただきます。

・書類の整理（必要なもののファイリングや、いらない書類の破棄など）
・椅子の組み立てや梱包など少し大きめのものの作業
・書類を捨てるためのスキャンニング作業
・データのバックアップ作業
・引越しで使用する段ボールなどの解体
・片付け, 荷物の移動（重い荷物の持ち運び）
・移転のための業者選定
・書類取り寄せ
・本棚の整理、組み立て
・備品の収納、宅配業者が来るのを待機
・PCなどの個人への配送手伝い（シェアオフィス解約）

個人単位での作業のチェックポイントを実例を元に紹介

上記作業をいったいどうやってこなしているのでしょうか。よりピンポイントに焦点をあててみていこうと思います！

〜業者選定〜

オフィス縮小のためお移転だったので、オフィス家具を引き取ってくれる業者をクライアント先の近くで探し問合せを送りました。

〜定形外サイズの梱包〜

これはどういうことかと言うと、段ボールにはS,M,Lなどのサイズがありますよね。それよりも大きかったりするものを段ボールで梱包したい、という場合にこの梱包手法があるのです。
例えば、空気清浄機を段ボールに梱包したいがLサイズ段ボールでも収まらない、という場合です。
この場合、段ボールを２個使用し、天地（上と下の開閉箇所です）を加工し、被せてくっつける、という手法です。この手法は引越し業者がよく使う手法で、引越しに慣れている方ならわりと出てくる発想ですが、普通はなかなか出てきません。これをしたスタッフはベテランですね！

〜メジャーなどがなかったのでアプリで計測〜

引越し、移転時はかならずメジャーを使用する場面が出てきます！そのためにオフィス家具のサイズなどを計測しておきたい、ということは多々あるのですが、メジャーがない！！という場合が結構あるみたいです。
そんな時、最近はスマホの計測アプリというものがあり、それを入れて計測したりしたとのこと。精度はわからないのですが、無いよりはマシ！と言うことで、臨機応変に対応していただきました。

〜引越し業者のオフィスへの案内〜

クライアントが本来の業務に集中できるよう、極力オフィスから離れなくてもいいようにという事で、搬入経路や家具設置位置の見取り図などを事前に把握し、業者さんを案内する事もありました。本来の業務に集中できるって...ありがたい...!!!ときっと感じていただけるかと思いますよ。

さて、詳しい内容を見たところで、こんな事例もありましたので次から紹介いたします。

移転のお手伝いで困った事

こちらも実例を元に、困りごとをいくつか上げていきます。
お友達にでも引越しのお手伝いを依頼したいな、というかたでもぜひ参考にしていただきたいと思います！！

〜圧倒的！！！掃除用具、梱包用具不足〜

...ちょっとカ○ジっぽくなりましたね＾＾；
これは実は結構よくあるんです。移転のお手伝いに伺うのですが、我々はあくまでも”お手伝い”なんです。引越しや移転の専門業者とは違い、工具や道具などは携帯していないのです...
なので、ぜひ、移転マニュアルを作成することがありましたら、「必要分の資材(段ボールやガムテープ、カッターやはさみ、各種ゴミ袋等)と、梱包道具（手袋）、工具（六角レンチや金槌、バール）などの準備」と一筆入れておいていただきたく...
ベテランの方ですと、移転作業がある、という場合は上記に加えて”手袋と綿棒と歯ブラシと雑巾とウェットティッシュとビニール袋”を携帯しておくそうです。これはすごい...
綿棒はパソコンなど細かな箇所のホコリを取ったりする時にも使いますからね、あるとありがたいです。
最近は大丈夫なのでしょうか、ウェットティッシュ。入手困難でしたらアルコールが含まれているものでなくてもいいので、あると非常にありがたいです。

〜基本的に重いものは運べません！〜

重い荷物は専門業者の方へお任せしていただきたく...>人<
移転の事務周りのお手伝いですので、専門業者ではないので、どちらかというと書類の整理、スキャン作業での電子化、データのバックアップ作業などがメインなのです！
万が一事故があった場合を考えると色々とお互い大変ですので、荷物はその場で開閉するに限りますが、軽い荷物などはこの限りではありません。
（ちなみに私は、過去に引越し作業でぎっくり腰を発症してからというもの、癖になってしまったようでそれ以降重い荷物が持てなくなりました。。。）

結論：普段から整理整頓を心がけることが大事

これにつきます...移転や引越し。
個人的な引越しで本当に痛感しているのですが、普段いかに物がきれいにしっかり収納されているか、で段違いのスピードで梱包が終了します。我が家は転勤、引越し族ですので、物を移動しやすい収納を心がけて普段から過ごしています。例えば、無印のポリプロピレンの収納BOXに統一したり、収納棚もそのサイズにピッタリハマるので統一したり。
紙類の書類は電子化して可能なら処分。（※保管が紙で義務付けられている書類は捨ててはいけません。）
手動ですがシュレッダーも持っています。
と…個人の話をしましたが、仕事となると、その書類の数も膨大で、これを電子化かぁ、、、となると気が遠くなる思いだと思いますので、そんな時に少しでもCaster Biz Visitというサービスもありますよ〜と思い出していただけたら幸いです。

CASTER BIZ VISIT