BPF2021年3月定例会「WBSを使いこなせ！プロジェクトマネジメント」レポート
どうも！中小企業診断士の神宮司です。
中小企業診断士の志の高い若手メンバーを中心に立ち上げた研究会「BPF」
BPFはThe Breakthrough Platformの略です。
若い力を発揮して色んなことにチャレンジし「ブレークスルー」をどんどん生み出せるような、そんな「場＝プラットフォーム」にしたいという思いで命名されました。
今月は普段からバリバリプロジェクトを牽引されているメンバーの野見山さんに「WBSを使ったプロジェクトマネジメント」の研修をして頂きました！野見山さん、お忙しい中、どうも有難うございました。
当日のアジェンダと私自身が感じた学びのポイントをまとめていきますね！
■そもそもプロジェクトとは？
普段何気なく使ってる「プロジェクト」という言葉。でもその定義は人それぞれ違う、結構曖昧な言葉ですよね。プロジェクトを進めるにおいて、言葉の定義をメンバーで合わせておくというのはとても大事です。
プロジェクトとは・・・
「これまでの業務の延長線上にない新たな取り組み」
これまでの延長線上の業務になくて、プロジェクトにあるものリスト
①独自的 新しいこと
②終わりがある 反復的じゃないってこと
③リスクがある 失敗する可能性もあるってこと
新しい取り組みで、ゴールがあって、もしかしたら失敗するかも知れない、ドキドキワクワクすること。それがプロジェクトなんです！
そのプロジェクトを管理することをプロジェクトマネジメント、管理する人をプロジェクトマネージャーと呼びます。じゃぁプロジェクトマネージャーは何をしたらいいの？
■プロジェクトマネージャーに求められる役割
①スケジュール管理
②リスクマネジメント
③ＷＢＳの作成～運営
時間の制約がある中できちんとスケジュールを管理して、失敗するかもしれないリスクを最小化して、ＷＢＳを作成して運営していけばプロジェクトマネージャーとしての最低限の役割は果たしています。
ＷＢＳ・・・って・・・？
■WBSとは？
World Business Satellite（ワールドビジネスサテライト）ではなく、
Work Breakdown Structure の略です。
Work： 目的を達成する為に必要な作業を、
Breakdown： 分解して実行できるレベルに落とし込み
Structure： 構造化して見える化すること！
日本語では「線表」とか「タスクリスト」と言ったりしますが、呼び方はともかく、プロジェクトを成功させるために、作業をもれなく、実行できるレベルに落とし込んで、プロジェクトの進捗状況が分かるような表のことをWBSと呼びます。
■WBSを作成するメリットって？
①タスクの抜け漏れや重複を事前に回避できる。
あとから「あれやってなかった！」とか「同じこと2人でやってた・・・」みたいなことが起こりません。
②計画の実現性見える化できる。
WBSを作って初めて、「この人員じゃ無理だ」とか「スケジュールが短すぎる」といったことが感覚ではなく、誰が見ても明らかにすることができます。
③計画の進捗管理が出来るようになる。
計画通りに上手くいかないのもまたプロジェクトの宿命です。WBSがあれば計画通りに進んでいない担当者のお尻叩きをすることが出来るようになります。手遅れにならないように。
WBSを作成した経験のある人は分かると思うのですが、結構手間が掛かるんですよね。でも一度作ってしまえば、今後のプロジェクトの進行がとても楽になり、結局、ムダな時間を省くことができる、強力なツール。それがＷＢＳなのです！
■WBS作成手順
具体的な作成手順は以下の通りです
①タスクの洗い出し
ロジックツリーを作って、大きな項目から中項目、小項目に分けて、具体的な作業が分かるレベルまでタスクを洗い出していきます。
②工数の見積もり
そのタスクに、どれだけの時間、人員が必要かを計算します。
③スケジュール作成
期間を決定し、今の人員で足りているかどうかを確認します。もし足りていなければ、スポットメンバーを招集するなど、あらかじめ手を打っておくことが出来るのも、ＷＢＳ作成のメリットの一つです。
■WBS実際に作ってみた！
今回のテーマは「友人の結婚式の２次回の企画を成功させる」です。
どのような企画にするのか？折角なのでサプライズ動画を作ったり、プレゼントを渡したり、台本を作ったりなど・・・どこから手を付けたらいいのかわからないですよね。そこでまずはパワポでロジックツリーを作ってみました。私が作ったロジックツリーはこんな感じです。
大きな項目から小さな項目に落とし込んでいきます。
ここからWBSを作成。エクセルで作っていきます。
私が作ったのはこんな感じです。
実施項目がさらに細かくなって、具体的に誰（Aさん、Bさん、Cさん）が何をすればいいのか分かりますよね。それにかかる予定工数も分かります。
あとはこの横に具体的なスケジュール（開始予定日と終了予定日）を記入していけばWBSの完成！
私はこれを作るのに1時間くらいかかってしまいました。野見山さん曰く、初めは難しいけど慣れると簡単だそうです。私も何か新しいプロジェクトを始める時は面倒くさがらずにロジックツリーを作ってからWBSを作ることを習慣づけたいと思います！
野見山さん、講義有難うございました！
■まとめ
今回の記事では「WBSを使いこなせ！プロジェクトマネジメント」のBPF2021年3月研究会レポートをお伝えしてきました！
如何だったでしょうか？
このようにBPFでは毎月第4土曜日にミーティングを開催。
メンバーが独自に作ったコンテンツを元に、ディスカッション中心にお互いの学びを深め、切磋琢磨しています。
ご興味のある方はいつでもお問合せ下さい。
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