ロジカルで分かりやすい話し方note限定
どうも！東京コミュ塾代表の神宮司です。
あがり症やプレゼンテーションスキルに悩む人達の、コミュニケーションスキル向上をのお手伝いをしています。
本日は、会社で上司を納得させる！
ロジカルで分かりやすい話し方をご紹介します。
では、参りましょう～。
抽象→具体を意識する
上司に「あなたの話が頭に入ってこない」と言われる原因。それは「具体例」が抜けているからかも知れません。
「社内でDXを展開すべき」とか「働き方改革を推進したい」などと抽象的に伝えても、「具体的には何をすればいいの？」と聞き返されるのがオチです。以下のように、具体例を入れて話しましょう。
「社内でDXを展開したいと思います。例えば、現在個人持ちになっている顧客データをクラウド化し他の営業担当も閲覧できるようにしましょう。」
「働き方改革を推進したいと思います。具体的には、社員に副業を認めましょう。」
一気に話が具体的になり、興味を惹かれるような気がしませんか？
慣れるまでは敢えて、例えば～とか、具体的には～と意識的に言葉にすることによって、抽象的な話から、具体的でイメージがしやすい話し方ができるようになるでしょう。
定量的に数字で話す
抽象的で分かりにくい話を具体的に話すもう一つの方法は、数字を使うということです。例えば、「あの人は背がとっても高かった」と言われるより、「あの人の背は180cmくらいだった」と言われた方がイメージできますよね。
「とっても背が高い」という言い方は「定性的」な表現です。人によって基準が違い、誤解を与え兼ねないので、ビジネスにおいて、定性的な表現は避けましょう。
数字は世界共通です。グローバルにコミュニケーションを取る方であれば、なおさら、「数字で話す」ということを意識してください。
比較して話す
「売れ残った在庫が沢山あって大変です！」と言うより、まずは数字を使って「在庫が3ヶ月分あります。」と伝えた方が定量的で分かりやすいですよね。ただ、「3ヶ月位なら大丈夫かな」と考えるかも人もいるかも知れません。大変＝異常な状態、ということを相手に伝えたければ、比較して話すことが有効です。
「売れ残った在庫が3ヶ月分あります。これは、昨年の同時期には1週間分しか残っていなかったことと比較すると、大変な状況です。」
数字で具体的なイメージを伝え、比較して、相手と認識を合わせることにより、伝わりやすい話し方ができるようになるのです。
結論ファーストの難しさ
様々な書籍で「結論ファーストで話しましょう」と書かれているにも拘わらず、それを実践できている人は非常に少ないのが現状です。なぜなら、結論ファーストで話すというのは、想像以上に難しいからです。
結論の「結」という漢字の意味は「終わり」という意味です。つまり、結論ファーストは「終わりから始める」という意味であり、我々日本人にとっては、馴染めない話し方なのです。ではどうすれば良いのか？
ニーズファースト
相手のニーズ、つまり、相手が知りたいことを先に話す、ということを心掛けてください。
相手のニーズを無視して、自分が言いたい順番で話すと、以下のようになってしまいます。
上司：君は、A社とB社のサプライヤー、どちらを採用すべきだと思う？
【改善前】
部下：えっと、過去10年間分の資料を調べたところ、A社はB社より品質も納期も安定していなくて、あと、B社の価格はA社より10％安いです。ただ、先輩の田中さんはA社の担当者はいつも優しいとおっしゃっていました。
上司：ん？結局、何が言いたいの？
【改善後】
部下：私はB社を採用すべきだと思います。理由は、品質面と納期面において、B社の方が安定しており、また価格面においてもA社より10％安いためです。
改善前は、一生懸命に努力したこと＝自分が言いたいことを先に伝え、更に、聞かれてもいない他の人の意見も添えてしまって、余計に分かりにくくなっています。
一方、改善後は、まずは上司が知りたいこと（ニーズ）に答え、更に、その次に上司が知りたいであろう、理由に答えています。これができるようになれば、徐々に、上司の信頼と納得を得られるようになるでしょう。
プレゼンに使えるフレームワーク
プレゼンをする際に有用なフレームワーク。それが空雨傘。別名、天気予報のフレームワークとも呼ばれます。三流から一流の天気予報士の解説を例にご説明します。
三流の天気予報士：「おはようございます。今日の天気は曇りです。それではいってらっしゃい。」
視聴者：「えっ、雨は降るの、降らないの？」
二流の天気予報士：「おはようございます。今日の天気は曇りです。雨の降る確率は50％です。それではいってらっしゃい。」
視聴者：「えっ、どうしたらいいの？」
一流の天気予報士：「おはようございます。今日の天気は曇りです。雨の降る確率は50％です。是非、鞄の中に折り畳み傘を入れていってください。それではいってらっしゃい。」
視聴者：「なるほど！」
提案までもっていく
空は事実を指します。三流の天気予報士は、曇りという事実だけを述べています。プレゼンにおいても、事実やデータ、グラフだけを沢山見せるだけでは、聞き手に「それで？」と聞き返されてしまいます。
雨は事実から読み取れる解釈です。二流の天気予報士は、曇っているという事実から、雨が降るかもしれないという解釈を述べています。プレゼンにおいても、データやグラフから、「このような傾向が読み取れます」という解釈を添えることは大事です。が、そこで終わってしまうと、「結局、どうしたいの？」とツッコまれてしまいます。
傘は提案部分です。一流の天気予報士は、雨が降るかも知れないという解釈から、折り畳み傘をもっていくことを提案しています。プレゼンにおいても、最後は自分の提案までもっていきましょう。
あなたが今まで作ったプレゼンは、事実や解釈ばかりになっていませんか？上司としては、あなたの提案を聞きたいのです。是非、空雨傘のフレームワークをあなたのプレゼンに活用してください。
終わりに
ここまで、上司から納得と信頼が得られるロジカルで分かりやすい話し方の方法を、お伝えしてきました。
会社というのは社長をトップとしたピラミッド状の構成をしています。その下にも沢山の組織が存在して成り立っています。自分の影響力が及ぶのは自分より下にいる人達のみ。あなたが成し遂げたい夢や想い。仲間の協力が欠かせないはずです。だからこそ、昇進してピラミッドの上を目指し、自分の影響力が及ぶ範囲を増やしていくのです。
その為にも上司の評価が必要です。
本noteで紹介したロジカルで分かりやすい話し方を積極的に使って、上司の信頼を獲得し、あなたの夢を叶えてください！
最後までお読み頂き、有難うございました。
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