会議の質問に【ロジカル】に回答する７つのコツ
皆さんは会議で発せられる質問に上手く答えることはできますか？
雑談は得意だけど会議は苦手・・・というお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか？
会議はビジネスパーソンにとって、とても重要なアピールの場です。
なぜなら大事な事は全て会議で決まるからです。
人事の話、お金の話、契約の話、企画の話、全て会議で決まります。
つまり会議を制するものがビジネスを制すると言っても過言では無いのです。
会議の参加者は皆、発言者がどんな内容のことを言うのかを聞いています。ここで支離滅裂な回答や内容の薄いことを言ってしまうと、
「あいつは仕事ができない奴だ」という烙印を押されてしまいます。
逆に会議の質問に的確にロジカルに答えることができれば、
「できるビジネスマン」の称号を手にすることができるのです。
この記事では会議中の質問にうまく答えられる7つのコツをお伝えします!
会議で質問をされると頭の中が真っ白になってしまう、しどろもどろになってしまって自分でも何を言っているか分からなくなってしまうという方は、是非参考にして下さい。
1 質問に答えることに全集中
回答者が最もやってはいけないこと、それは質問に答えないということです。
質問されているのだから質問に答えると言うのは当たり前のことなのですが、この当たり前のことができていない人がとても多いです。
ただこれが意外と難しいのも事実です。
なぜなら会議の中で発せられる質問はとても複雑だからです。
そのため今何を聞かれていて、何を答えなくてはいけないのか？
ということを全力で集中して聞いてください。
そして発言の番になったら、その質問にまず答えるのです。
長い前置きや、言い訳、背景の説明は後回しです。
まずは質問に答える。これに全集中してください。
2 質問の種類を理解する
質問は大きく分けて3つあります。
質問を聞いている間、この中のどの質問をされているのかということを分類分けするのです。
①Yes or No
「はいそうです」もしくは「いいえちがいます」のどちらかで答えられる質問です。シンプルに「はい」か「いいえ」どちらかで答えましょう。
と説明するととても簡単に聞こえますが、これが意外と難しいのです。
なぜならこのYes or Noで発せられる質問は、答えにくいものが多いからです。
例えばこんな感じです。
営業部長
「前月の売り上げ目標が達成できなかったのは、既存顧客のシェアを失った上に、さらには新規顧客開拓が進まなかったから、ということなのか？」
あなたが営業担当だったらこの質問にどう答えますか?
答えるのに窮すると思いませんか?
Yes or Noで発せられる質問はこんな感じでとても答えにくいものが多いのです。詰め寄られている感じもしますね。
だから、つい言い訳したり、他の回答でごまかそうとする人がいますがそれは逆効果。
この質問で営業部長が確認したいのは事実です。
まずは事実確認を行った上で、今後の対策に向けて話し合おうとしているのがこの質問者の意図なのです。
模範回答は以下の通りです。
「はいそうです。ご理解の通り、既存顧客のシェアを失い、また新規獲得案件はゼロでした。来月は・・・」
もしくは、
「いいえ違います。既存顧客のシェアが落ちているわけではなく、業界全体の売り上げが落ち込んでいます。また一件、新規案件を獲得しました。来月は・・・」
変な言い訳や、自分が努力したこと等は後回し。まずは事実を淡々と述べましょう。
②A or B or C【選択式】
質問する人があらかじめ選択肢を用意してそれを選ばせるような質問です。選択肢が曖昧だったり、次に説明するオープンな回答を求める質問も混ざっていたりするので、やはり答えるのが難しいです。きちんと選択肢を理解した上で答えましょう。
広報部長
「今度の広告宣伝は従来型の電車やバスのつり革広告を進めるべきか、若者にターゲットを絞ったSNS広告にすべきか、または全く別の新しい広告にトライすべきか、君はどれがイイと思う?」
模範回答例
私は、従来型のつり革広告を継続すべきだと思います。理由は…
よくある失敗回答が、それぞれの選択肢のメリットやデメリットをつらつらと述べて、結局、自分が何が言いたいのかを最後まで答えないということです。中には自分ではなく他の人の意見を答える人もいますが、広報部長はあなたがどう思うのか？ということを確認したいので、自分の意見だけを述べましょう。
③オープン
①と②はYes or Noや選択肢を選ばせるというクローズドな質問です。一方オープンクエスチョンとは、あなたがどう思う?とかどう考える?といったような、聞き手の意見を広く求める質問です。
製造部長
「先月報告があった品質トラブルは一体何が原因で発生したのか?」
これも答えにくい質問ですね。でも何度も言いますが、言い訳は後回し。まずは質問に答えましょう。
模範回答例
「品質トラブルの原因は、設備の老朽化及び人為的な不注意によるメンテナンス不良です。」
①Yes or No
②A or B （or C） 選択式
③オープン
複雑な形で発せられる会議中の質問ですが、必ず上記3つのどれかに分類されます。今何を聞かれているのか、質問者は何を聞きたいのか？を確認し質問を分類した上で、それに答えていきましょう！
3 質問を繰り返す
質問内容が曖昧だったり、きちんと自分が質問内容を理解できるのかを確認するためにも、発せられた質問を繰り返します。
株主総会などで株主から発せられた質問を、社長や取締役が答えるとき、よく質問を繰り返してから答えているのを見かけますね。それと同じです。
質問を繰り返すことで、全くとんちんかんな回答を防ぐとともに、他の参加者が質問の意味を理解することにも役立ちます。
その他にも以下のような効果があります。
① 回答までの時間稼ぎ
答えにくい質問や、自分の考えがなかなかまとまっていない時は質問をゆっくり繰り返すことでその間、内容を考える時間を稼ぐことができます。すぐに答えられないような場合は、きちんと質問を繰り返しこのような質問の内容でよかったでしょうか？と質問者に質問内容を確認しても良いでしょう。
② 自分自身に楔（くさび）を打つ
なかなか質問に答えられず、いつも言い訳ばかりしてしまう人には、自分自身に言い聞かせるためにも質問を繰り返すことで自分に楔（くさび）を打つことができます。そうすることで自然と質問に対する回答を自分の頭の中で用意することができるのです。
質問を繰り返し、自分で質問内容をきちんと理解した上で答えましょう！
4 ゆっくり話す
すぐに何かを言わなくてはいけない、早く回答しなくてはいけないと勘違いし、とりあえずまくし立てるように話す人がいますが、これは不要です。
早口で話しすぎてうっかり口を滑らせて、間違った答えや自分に不利になるようなことを言ってしまっては本末転倒です。
ゆっくり落ち着いて自分が言う言葉の意味をきちんと理解しながら、意味を噛み締めながら回答しましょう。
5 一分以内で話す
回答は短く答えるのが鉄則です。言い訳や背景説明から入り3分も4分も話した挙句、結局質問に答えていないという場面を多く見かけます。質問を分類分けして、その質問に短くシンプルに答えることを心がけてください。
ゆっくり話しながらも短く、一分以内に話しましょう
6 分けて答える
質問者の中には複数の質問をしてくる人もいます。その場合は、まず1つ目の質問にお答えします。と言い、きちんと分けて答えましょう。また複数の理由がある場合は、きちんと分けて説明しましょう。
分けて理由を答える回答例
前月の品質不具合の原因は2つありました。1つは設備不良です。10年前に設置した設備が老朽化し、成型品にバリが多く発生しました。2つ目は検査工程の人為的ミスです。検査員がきちんと限度見本を確認していなかったために、不具合品が流出してしまいました。今後の対策は・・・
複雑な質問に対しても、答えを分けて分かりやすく答えることができれば、できるビジネスパーソンに一歩近づくことができますよ！
7 口癖を身に付ける
今まで説明してきた1〜6を自然に実践するためにも、私は以下の口癖を身に付けることを推奨しています。
このフレーズを毎日使うことでいつの間にか的を射たロジカルな回答ができるようになるはずです。
①ご質問に答えるなら
②事実
③加えて
④というわけで
①ご質問に答えるなら
質問者や聞き手に今から質問に答えますよと言うことをアピールします。
②事実
自分の意見や感情ではなく事実を述べると言うことをアピールします。間違っても「事実」と言った後に自分の意見を述べてはいけません。
③加えて
事実を述べた後に加えていろんな複合要因があったと言うことを伝えます。ここで自分の意見や言い分を添えましょう。
④というわけで
再度、質問に答えます。こうすることできちんと質問に答えましたよと言うことをアピールすることができます。
いかがだったでしょうか?
質問に答えるのは本当に複雑で難しいですが、今日ご紹介した7つのコツを1つでも意識して、会議で発せられる質問にロジカルにかっこよく答えましょう!
繰り返しますが、大事なことは全部会議で決まります。
事件は会議室で起きているんです。
会議を制する者がビジネスを制します！
ではまた！
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