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GAS不要！生成AIでGoogleカレンダーの空き時間を自動抽出＆メール形式のテキストに変換

【公式】Jinbaflow


こんにちは、Maiです！
皆さん、スケジュール調整に時間がかかっていませんか？Googleカレンダーを使っているものの、空いている時間を確認して、手動でメールに転記するのは手間ですよね。今回は、jinbaflowを使ってGoogleカレンダーの空き時間を自動的に抽出し、メール文面形式で出力する方法をご紹介します。しかも、Google Apps Script（GAS）は一切不要です！


jinbaflowについて


jinbaflowは簡単な指示で／ノーコードで、データ変換、分析、他サービスとの連携など、さまざまなことができる日本発のワークフロー作成ツールです。

スケジュール調整の手間を解消！

スケジュール調整は、地味に時間と手間がかかる作業のひとつです。具体的には以下のような課題が発生しがちです。

  1. 空き時間の確認: Googleカレンダーで日程を確認し、自分の空いている時間を探す。

  2. メール文面の作成: 空き時間を見つけた後、その内容をメールの文面に落とし込む。

  3. 調整の手間: 相手からの返信に対応するたびに、空き時間の再確認が必要になる。

この作業を自動化できれば、毎日の業務効率は大きく向上します。jinbaflowを活用すれば、空き時間の確認からメール文面の作成までを自動化し、スムーズなスケジュール調整が可能になります。

jinbaflowによる自動化のメリット

jinbaflowを活用することで、以下のメリットが得られます。

  1. GAS不要で簡単設定

    • プログラミングの知識やGoogle Apps Script（GAS）を使わず、jinbaflowの設定だけで自動化が可能です。これにより、初心者でも手軽に設定できます。

  2. カレンダーの空き時間を自動抽出

    • Googleカレンダーから空き時間を自動的に取得し、指定したフォーマットで整形できます。対象の期間を指定することもできるため、希望に沿ったスケジュールをメールに載せられます。

  3. メール文面形式で出力

    • 抽出した空き時間をメール用のテキスト形式に自動整形して出力。

    • テンプレートをあらかじめ設定しておけば、そのままメールを送信することも可能です。

ワークフローの流れ

以下は、jinbaflowを利用してGoogleカレンダーの空き時間をメール文面形式で出力するワークフローの流れです。

  1. jinbaflowとGoogleカレンダーを連携する

    • credentialモジュールを使用してjinbaflowとGoogleカレンダーを連携し、自分のスケジュールデータを取得できるようにします。

  2. 空き時間の自動抽出設定

    • 1のcredentialモジュールをPythonモジュールに接続します。

    • Pythonモジュールに対して、カレンダーの空き時間を抽出する指示を行います。（指示は日本語で行うことが可能です）

      • 取り出す情報は指定の期間や時間帯を指示することも可能です。（例）「次の1週間の平日9時から17時までの空き時間」を抽出対象とする、ということも可能です。

    • Pythonモジュール内でAIによってコードが自動で生成され、コードブロックにはコードが／アウトプットブロックには対象期間のデータ（スケジュール）が返ってきます。

  3. メール文面の自動作成

    • 2のPythonモジュールをプロンプトモジュールと接続します。

    • プロンプトモジュールに対して、抽出された空き時間を基に、メール文面の形式に整形するよう指示します。（この例では、1日の時間は同じ行に表示し、祝日は候補から除外するよう指示をしています)

input_1はすでに入っているミーティングの時間です。
日本時間で、平日の9時から17時までが営業時間です。

営業時間内で、ミーティングが入っていないをすべて時間を以下の形にしてください。
また周辺の予定も教えてください。

(日本の祝日の場合は候補から無くしてください)
回答には、解説の言葉いりません。同じ曜日は例のように1行に収めてください

回答例：
1.空いている時間(2日以上空いていればそれらもすべて表示)
10月18日 (金) 10時-12時、16時-18時
10月21日 (月) 10時30分-11時

2.空いている時間の周辺予定
10月18日 (金)
9時-10時：XXXミーティング
10時-12時:(空)
12時-13時：XXXミーティング

使ったプロンプト


ワークフローのテンプレートはこちら（https://flow.jinba.ai/editor/d46dbeee-b1a2-4950-b23d-36a95f82826c）


取り出した文面はコピー＆ペーストでメールやチャットに貼り付けて日程調整をすることはもちろん、ワークフローの組み方次第ではメールの送信までを自動化することも可能です。（なお、本ワークフローではメールの送信までは行なっていません）


本ワークフローはYouTube動画でも詳しく解説しています。


まとめ

スケジュール調整に時間をかけず、効率的に空き時間を相手に伝えたい方は、ぜひjinbaflowを試してみてください。
GASやプログラミングの知識も不要で誰でも簡単に設定でき、カレンダーから自動で空き時間を抽出し、メール文面を作成することで、スムーズなスケジュール調整が可能になります。

jinbaflowを使って、よりスピーディーで効率的なスケジュール管理を実現しませんか？

この記事が、スケジュール管理の自動化について考えるきっかけになれば嬉しいです！興味がある方は、ぜひjinbaflowの公式サイトをご覧ください。


お問い合わせ先とリンク

contact@carnot.ai


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