「ジコプロ中の人」流 失敗しない！メールの書き方！
皆さんこんにちは。ジコプロ中の人です。
ここ最近noteに書くネタが無k・・・いえ仕事が忙しく記事が作れなかったのですが、何かお役に立てればという事で中の人が普段注意しているＥメールの書き方を伝授してみようと思いました。
最後に失敗しない！書き方の極意をお教えしますので、企業公式様だけでなく、一般のビジネスマンでも個人でもこのやり方を知れば、メール送信におけるミスが減らせること請け合いでございます。どうぞ最後までお付き合いください。
それでは行ってみよ～～！
＊＊＊💌はじめに💌＊＊＊
昨今SNSの利用が拡大して社内の連絡はLINEや様々なチャットツールでやり取りをする機会が増えてきましたね。
しかし大事な書類のやり取りや、取引企業への連絡にはまだまだ普通のＥメールを使うことが多いと思います。（ちなみに私は毎日５～１０件程度のＥメールを送信しています）
そんな時にみなさんも一度は送信ミスを経験したことがありませんか？？
（えっ？一度どころではないよ！と思った人挙手🙋♂️ 放課後職員室へ来なさい）
皆さん当たり前に毎日利用し、慣れているメール作成なので、「そんな事知っとるわ！」と言う説明が多々出てくると思います。なぜそんな事を改めて説明するのかと言うと・・・
９０年代～２０００年代PCが増えてきた当時、キーボード入力をしたことが無かった人が出来るようになりました。特に若い世代は適応が早かったですね。
時が過ぎその頃の若者が会社で中堅の地位になった今、新入社員はPCを使えて当たり前だろうと思ったら、スマホが普及しすぎてフリック入力は出来るものの、キーボード入力が出来ないということに愕然としたという話があります。
また今時の若者は、携帯で話したい相手と直に話すのが当たり前だから、知らない人からの電話を取るのが怖いなどと言いますからね。お兄さん()衝撃です。
同様に人との連絡ツールがEメールからダイレクトメッセージに変わり、Eメールの仕組みをよく理解してない場合があります。
当たり前すぎて誰も教えてくれなかったなんて事もあります。
つまり時代は変化し続けているという事で、今回は初心に戻って考え直すという気持ちで、許してやって下さい。はじめにお断りしておきますが、この記事の内容はあくまで参考例なので、必ずこうした方が良いというものではありません。
メールでの連絡は無数のシチュエーションがありますので、大切なのは
『 臨 機 応 変 』
です。これをまずは頭に叩き込んでください。
＊＊＊💌メールの構成要素💌＊＊＊
ミスを防ぐ方法の前に、まずはメールの構成要素についておさらいしましょう。そもそもこれが分からなければミスは防げません。
今回は例としてGmailのメール作成画面を使用して説明します。
だいたいどのメーラーも同じ様な構成ですのでご理解頂けると思います。
メールの構成要素は主に５つ。どれも非常に大切な要素です。
１）宛先(To)
２）CC(及びBCC)
３）件名(タイトル)
４）添付ファイル
５）本文
そして最後に送信ボタンを押します。（もう元には戻れない）
どこから書いてもいいのですが、上の番号の様に順番に記入していく人が多いと思います。（4と5は逆でもいいですが、理由は最後に説明します）
＊＊＊💌間違えやすい点と注意点💌＊＊＊
まずは1つ1つ基本的な部分で間違えやすい点をさらっと押さえていきましょう。
１）宛先
メールアドレスはアルファベット小文字と数字が大半ですが、まれに大文字を入れ込んでいるアドレスがありますので注意。
また「ｌ（エル）」と「１（数字のイチ）」、「o（オー）」と「０（数字のゼロ）」は見間違えやすいので入力時は要注意ですね。
この辺はメジャーなエラーなのでご存じと思いますが、ご自分のアドレスにも不要な場合使用しないことを推奨します。
というか失礼に当たると思います。
（例）
使用が問題ないケース・・・100yenshop@abc.xyz.xxx
やめた方が良いケース・・・looyenSH0P@abc.xyz.xxx
下のアドレスはパッと見、１００エンショップに見えますが、
「エル・オー・オー」「yen」「エス・エイチ・ゼロ・ピー」
という、アドレス入力間違えてくれと言わんばかりの凶悪なアドレスです。
こういう事はやめましょう。ビジネスにおいてはマイナスでしかありません。
もうひとつ、「-（ハイフン、ダッシュ）」と「_（アンダーバー、アンダースコア）」はメールアドレスに非常に良く使われる記号ですので、見間違わないように入力しましょう。
２）CC及びBCC
CC、BCCは使わない人は全く使わない、使う人はいつも使うという2極化するものです。
これが何だか知らなかった人の為にｺｯｿﾘ教えますね。
CCはカーボンコピーの略です。複写式の用紙にペンで書くと後ろの紙に青い文字で転写されますよね。あれの意味です。
つまり同じメールをコピーして複数の人に送りたい場合にここにアドレスを入力します。
１番で説明した宛先欄にアドレスを入力すればいいジャマイカ！という声が聞こえてきました。
そうです、同じ内容を10人に送るのにTOに入れてもCCに入れても送信結果は同じです。
では、どういう時に分けるか？
一つは送信するメールを自分のアドレスに控えとして送る場合（スマホからメール送信した場合に自分のPCに控えを送っておく場合など）
もう一つ、こちらがメインですが、複数人の送信相手のうち主要な人とそうでない人が混在している場合、または地位や社内外の差がある時にTO欄での並列を避ける場合。
具体的に言うと、例えば数人の学生のグループが共同研究資料を先生に送信する場合、TOに先生のアドレスを入れ、CCにグループ内の学生のアドレスを入れると良いです。
または、社内の部長にメールを送信する時に、関係のある職長や課長などにも控えとして送る場合、TOには部長、CCにはその他上長を入力するといった具合です。社外の人にメールを送る場合もこれと同じですね、自社内の人に控えを送信する場合はTOに並列して並べることはせずにCCに入れましょう。
つまり相手に敬意を表すちょっとした気遣いです。絶対ではありません。
BCCはCCと何が違うの？？
これも知らなかった人にｺｯｿﾘ教えます。
BCCはブラインド・カーボンコピーの略です。CCと同じく複数人に同じ内容のメールを送信するのですが、CCの場合はTO・CCに入力された全員に他の人のアドレスが表示されます。
ちゃんと関係した人に送っているなという確認が他の人からもわかります。
これに対してBCCはブラインド(目隠し)なので、TO・BCCに入れられた人たちはお互いに自分以外の誰に送ったかが隠された状態になります。
BCCのメリット・デメリットは？
昔実際にあった話なのですが、とある大学教授が祝賀会の案内を送る為に、自分の研究室の歴代卒業生並びに現役学生に招待メールを送りました。
百人近くの卒業生のアドレスをCCに入れ込んだため、送った全員に卒業生達のメールアドレスが表示されてしまいました。
会った事はなくとも同じ研究室の卒業生でしたので、当時は失敗談で笑って済みましたが、今ですと個人情報流出という大問題になりかねません。
先のCCの控え送信時でも、TOの相手に知られたくない場合などはBCCを利用すべきでしょう。
CCに明記するべきかどうかは、TOの相手との関係性やメールの内容によりますので、よく考えて入力しましょう。
また、これらはあくまで参考例ですので、最初に述べた通り臨機応変に。
３）件名（タイトル）・４）添付ファイル・５）本文
こちらも内容によって無限の可能性があるので、決まった方式はありません。タイトルや本文の書き方などはビジネス書やマナー書に詳しく書いてあり、読んだ事がある人も沢山いると思います。
（ちなみに私は読んだ事がありません←）
特にマナー書というものは曲者で、後付けの意味の分からないルールをさも常識のように書いている場合がありますので、注意が必要です。
中の人のモットーとしては、タイトル・添付ファイル名・本文は簡潔に分かりやすく。を意識しています。
だらだらと長いタイトルや本文を見ると、この人はまとめる能力が無いなと感じてしまいます。
返信タイトルに「Re:」をつけた状態にしないという意見もありますが、時と場合によります。ついていた方が分かり易いという場合も多くあります。
ただし、返信のやりとりが続いて「Re:Re:Re:Re:Re:」と多くつくのは、やはりまとめる能力が無いと感じますので、やらないほうが良いでしょう。
添付ファイル名は「文書１.docx」や「20210707.pdf」のようなタイトルでは無く、「仕様説明書.docx」や「敷地図面.pdf」のようにファイルを開く前に何が書いてあるのかがわかると親切だと思います。
本文については送り先によって季節の言葉や相手の健康状態を伺うなど、無数のシチュエーションがありますので割愛しますが、一つ共通して言えることは署名は入れた方が良いという事です。
メール作成時にひな形として署名入りのメールを開く設定が出来ますので、これを利用すると署名忘れを防ぐことが出来ます。
＊＊＊💌ミスを防ぐメール作成方法💌＊＊＊
さてさて、今回もサービストーク満載でお送りしてきましたが（？）、いよいよ本題です。ジコプロのお兄さん()流ミスを防ぐメール作成方法です。
メールの送信ミスには・・・
・送り先を間違える(CC等含め)
・件名を入れ忘れる
・添付ファイルをつけ忘れる
・本文を間違える（誤字脱字・署名を忘れる）
などなど様々ありますね。
慣れないメールソフトを使ったときに、改行や次の入力項目に行くと思って押したエンターキーでメールが送信されてしまった！😱という経験をお持ちの方もいると思います。
誤字脱字などの入力ミスは一字一句見直して貰うしかないので割愛しますが、メールアドレスは「アドレス帳」、よく使うCC・BCCは「グループ化」、本文には「署名」の利用をすると入力の手間が省け、ミスを減らせますので活用しましょう。
ここでもう一度メール作成画面を見てみましょう。
ありがちなミス１
①→⑤と順番に作成している途中で誤って⑥の送信ボタンをクリックしてしまったり、カーソルの選択領域が外れててエンターキーで送信してしまったりする事があります。確認のポップアップが出て「送信しますか？」と聞かれても普段エンターキー連打してると、癖で手が止まらず送信してしまう事があります。
ありがちなミス２
タイトルは後で考えよう～と順番通りにやらずに飛ばしたりとか、本文書いている途中で行き詰まってツイッター見たりとか（ツイ担にありがち）すると、その後すっかり忘れてて不完全な状態で送信してしまう場合があります。
そこでジコプロの中の人は！こうしてメール作成している！
そこでお兄さん()は考えた。途中で電話が来て一時的に作業が止まっても間違えずに送る方法を。
それは・・・⑤→①へ逆順で作成する！という方法です。
構成要素はどれも大事ですが敢えて重要度を比較すると、
⑤③＜④＜②＜① といった具合です。(内容にもよりますが)
まず⑤の本文、ここが字数としては最大で簡潔に内容を書くためにはそれなりに頭を使います。時間もかかりますので途中で保存する時もあるでしょう。この時に①のアドレスを入力していないので、どうやっても誤送信は起こりません。
次に④添付ファイル。上から順番に記入していったときになぜ⑤の本文より④の添付ファイルの順番を先にしていたかと言うと、本文が先だと頭を使いすぎて添付ファイルを忘れる可能性があるからでした。上から順に入力する時も添付ファイルがメールの趣旨であることが多いので先に入れていました。
（注：Gmail以外の大体のメーラーは添付ファイルを選択すると、タイトルと本文の間にファイル名が表示されるというのも理由です）
初めから逆順という頭があれば本文の後に必ず添付ファイルを選択する癖が付きます。
ここまででメール作成作業の7割は終わっていると言っても過言では無いでしょう。
次に③タイトルを考えます。実は本文・添付ファイルの選択が終わっているので、内容から簡潔なタイトルが考えやすいのです。
本文を最後に一生懸命書いていると、後々「タイトルとちょっとズレてるな？」と思った経験は無いでしょうか？
逆順なら一発解消です。
次に②CC・BCCを選択します。不要なら飛ばします。
そして最後に最重要項目①宛先を入力します。何といってもここにたどり着くまでにどんなことをしてても、作成途中でうっかり送信が起こらないのがこの手順の強みです。一度送った事のある宛先ならクリック一つで入力できてしまうお手軽さで、しかも最上段にある為すぐ入力してしまうところですが、ここを最後にするという事で誤送信が99%防げます。（当社比）
＊＊＊💌終わりに💌＊＊＊
長くなりましたが、最後まで読んで下さりありがとうございます。
宛先を最後に入力するだけという話では無く、逆から順番に入力を終わらせることが重要です。
こうする事で途中で呼び出しがかかっても、どこまでやってあったかが一目瞭然となります。
これで皆さんのメール誤送信が1通でも防げれば幸いです。役に立ったなと思ったら、イイネ❤ボタン押していって下さい。
最後に、メール作成中にツイッター見るのはやめましょう😁
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