インターン生の仕事術＃１ 議事録編
でもインターンでも議事録を取りまくっている私なりに思うことがあるのでまだまだ経験は浅いですが、シェアしたいと思いました！
議事録を取る目的
1番は”忘れないため・誤解を防ぐため”
わざわざ会議を開いてまで決めたことなのに忘れてしまい、また確認を取るということをしないため。これが何よりも一番の理由です。
恥ずかしい話なのですが、サークルの仕事において、このことに気づくまでに時間がかかりました。なんとなくとっていた議事録には、こういうことを話したという「話題」は一部あるものの必要な情報がほとんどなくて…なんども同じことで確認を取らなければならなくなっていました。
議事録では、その会議で決めたいこと・決定の結果・その理由など詳細の３つがあると良いと考えています。
決めたいことに関してはおそらく会議前からわかっていることなので、あらかじめ議事録に書いておくと会議がスムーズに進むようになります。
会議前に「何のための会議なのか」など検討項目だけでも書いておくと自分の中でも予習になります。
情報整理のため
大きな会議、長い会議であればあるほど、それだけ情報量が多いです。
混乱しないために、情報整理をする必要があります。
いろんな事情が複雑に絡んでいる場合、それらの事情をすべて会話だけで処理するのは難しいでしょう。特に意見が求められたときなどは、自分の頭だけで把握しておくなどということはかなり難しいです。
そんな時に議事録は情報を整理するという機能があります。
文字にすることで、たくさんある情報の中からどれを選択し、どう捉えるのかということを客観的に考えることができます。
必要ならば会議で他の人にその記録を見せながら、こういう事情があるから自分はこう考える、と発言すればよいのではないでしょうか？
引継ぎ・情報提供のため
例えば、その案件についていた人が交代することになった場合、それまでの議事録があれば、スムーズに情報共有できるようになります。
新たに入ってくるメンバーや、その会議に参加できなかった人に見せることで、同じ情報量を得ることができます。
多くの会社の新人の方が最初に議事録を取るのはこれが理由ではないかと考えています。議事録をもとに彼らの受け答えや、考え方を学ぶこと。
議事録を取るときのポイント
議題と結果をわかりやすくする
議事録での主題といえるでしょう。
会議で決めたことが一番わかりやすくなくてはいけません。
会議で決められなかった場合は、「この会議では決められなかった」と書くのが良いと思っています。
また、その判断材料となった情報や、理由は最初に結果を書いてから書くようにしています。そうすることで読み手が、最初に知りたい結果、次にその詳細という順番でわかりやすく知ることができます。
誤解を生まないようにする
誤解を生まないためにすることは、自分やほかの人の意見と、事実を分けて書くことです。
事実に対して、自分はこう考えるという表現ができるでしょう。
ポイントは、主観を入れないというわけではないことです。自分の意見は「自分の意見」として、書く必要があります。
事実と混同してしまうと、他人が見たときに誤解を生んでしまう可能性があります。
新たな懸念点や問題点も忘れずに
会議中に生まれた懸念点や問題点は、たとえその会議中に解決しなかったとしても、書き留めておく必要があります。
また、その問題に対して、次回の会議で検討するのか・次回の会議までに誰かが解決するのか・もう少し情報を集めるのか
など様々な対処方があると思います。
これらの「決まらなかったこと」もきちんと記録しておくことが大事かと思います。
今後のこと・ToDoをまとめる
結果をもとに、「誰が」「いつまでに」「何をするのか」ということを最後にリスト化すると、みんな困りません。
進捗を確認するときにも使えます。
これはサークルでよく使っています。やることが多い中、誰が何をやるのかまとめておくと、お互いがそのことを共有できますし、より助け合いやすいかなと思っています。
まとめ
以上、インターン生なりに議事録について考えることをまとめてみました。常識かもしれませんが、私は大学生になってから新たに知ったことでした。
目標は「会議にいなかった人も同じ情報が得られる」ことです。
かなり大きな発見で、これらのポイントに気を付けるようにしてから様々な場面で物事が円滑に進むようになったと感じています。
これを機に、何かを変えてみてはいかがでしょうか？
＊記者情報＊
ネーム：よっしー
年齢：21歳（大学3年生）
インターン歴：半年
好きなもの：アニメ、映画、カフェラテ、マイケルジャクソン