会議のテーマを問いで提示しよう

2020年7月3日 12:40

最近はオンライン会議も増えてきたと思います。

オンラインでは、リアルなら顔を見回してなんとなく進んでいた会議とは、ちょっと勝手が違うこともあるかもしれません。

会議のテーマを「問い」の形で表現することで、参加者をテーマに収集させ会議を有意義なものにする方法について、ご紹介します。

よくある会議のテーマ

・イベントの集客状況について
・新入社員採用について
・WEBサイトリニューアルの進捗
・今後のスケジュールと役割分担

会議のテーマは、こんな風に「○○について」や体言止めで書かれる場合が多いですね。

このような議題の書き方そのものが、実は“ムダな会議”の大きな要因になっているのです。

この場合、何を話し合うのかは伝わりますが、何が決まるとこのテーマや議題は終わりになるのかが伝わってきません。

“ムダな会議”と感じてしまう一つの大きな要因が“会議が終わっても何も決まっていない”ことです。ですから、このような「どう終わるのか」が明示されていない会議は、そもそも“ムダな会議”になる可能性が高くなるのです。

それでは、会議が「どう終わるのか」を明示するテーマや議題の表現とはどのようなものでしょうか？　

それは、会議のテーマや議題を問いで表現することです。

これで会議中に、“考えるべきこと”や“話し合う必要のあること”、そして“結論づけたいこと”について迷うことはなくなるでしょう。

先ほどの会議のテーマを、問いで表現してみましょう。

・イベントの集客状況について
　→イベントに人を集めるために、今からできることは何か？
・新入社員採用について
　→新入社員の内定辞退率が高い原因は何か？

会議の目的や目標を考えると、うまく問いの形にできますよ。

問いにしようとすると「あれも考えてもらわないと…」「一番決めてほしいのはこれだ」などということにも、気が付くかもしれません。

このように、問いの形でテーマや議題が提示されていれば、情報や意見を出す焦点を定めやすくなります。

問いには、相手の思考を促す、つまり“答え”を促す力があります。

「新入社員採用について」というテーマや議題よりも、「新入社員の内定辞退率が高い原因は何か？」という問いの形で示された方が、参加者が「なぜなのか？」と考え、その問いに答えようという気持ちになりやすくなるのです。

もし事前配布する案内の中で問いの形で会議のテーマや議題を提示するのに抵抗があるようであれば、会議の冒頭に口頭で「今日の営業部内会議は、“あと２ヶ月で目標達成するために、今すぐ取り組むべきことは何か？”について考えていきます」と伝えるだけでも、大きな違いを生むでしょう。

ホワイトボードなどがあるなら、ホワイトボードに問いの形で書けば、より効果が期待できますね。

ぜひ、試してみてください。

問いづくりの教科書（仮）マガジンが、いよいよ書籍になります。

タイトルや表紙、発売日等を皆さんに発表できる日もまもなくです！

現在、鋭意執筆中ですので、もうしばらくお待ちください。