「ファックス」という技術的負債
インターネットが普及した現代においても、未だにファックスが主要なコミュニケーションツールとして使われている。ファックスは手軽で便利である。一方で、ビジネスの効率化を妨げやすいツールとなっている。
ファックスが抱える問題点
ファックスは、デジタルデータではなく紙媒体での情報伝達である。
以下のような問題点がある。
入力作業の発生とミスのリスク: FAXで受信した情報は、手作業でシステムに入力する必要がある。この作業は時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴う。
情報共有の非効率性: FAXで受信した情報を共有するには、印刷やスキャンなどの手間がかかる。また、複数人での同時閲覧が難しく、情報共有の効率性が低い。
検索性の低さ: 紙媒体であるため、過去のFAXを検索するには、手作業で探し出す必要がある。必要な情報をすぐに取り出せないため、業務効率が低下する。
ファックスがDXを阻む理由
ファックス中心の業務フローは、企業のDXを阻む大きな要因となる。
ファックスでのやり取りが続く限り、結局は手作業でのデータ入力が必要となり、業務効率化の効果は限定的になってしまう。また、ファックス文化が根付いている企業では、デジタルツールに対する抵抗感も強く、DX推進の妨げになる可能性がある。
アナログ文化からの脱却が成長の鍵
ファックスのようなアナログ文化からの脱却で業務効率化、コスト削減、顧客満足度向上など、さまざまなメリットが得られる。
例えば、ファックスの代わりに電子メールやクラウドサービスを利用することで、情報共有の効率化、データの検索性向上、ペーパーレス化によるコスト削減などが期待できる。ファックスの他のツールの併用期間をつくりつつ脱却を図るだけでも大きな効果が得られるだろう。
中小企業DX事典｜Iwakami Sho｜note
「DXが浸透しないのは言葉の定義が曖昧だからでは？」という仮説をもとに「デジタル活用＝DX」という広い定義を設定しました。具体的なデジタル活用に役立つノウハウをまとめます。スキマ時間でサクッと読める内容を目指しています。