PTA副会長日記～マチコミ導入～

実は娘2人のいる小学校で、PTA副会長を務めています。

こちらのPTAは数年前に任意加入に踏み切ったものの「在学中に1人児童につき1年PTAの委員をやること」が原則として規約にも残っており、まだ一度もやっていなかった私は上の子どもが6年生なのでもうそろそろやらねば、と副会長をチョイス。副会長のやることに「運営委員会の議事進行」って書いてあったのと、役員（会長、副会長、書記、会計など）をやれば、”兄弟免除”なるもので、1度やればもうやらなくていいルールと聞いたので、一度で済ませられるなら・・・と。

と・こ・ろ・が。

「副会長やってるんです」と他の方に伝えると「一番大変なやつじゃないですか」といわれるので、他のPTAでもそうだと思うんですが、内部調整や学校との調整など、めっちゃ調整業務が多いポジションでした。議事進行以外のほうが圧倒的に多かった、ってことでした。

2024年4月から副会長となり、基本前年度の活動計画を踏襲する形で業務を進めるのですが、とにかく勝手がわからない中、各委員さんからいろいろな課題を「どうしましょう？」と投げかけられ。

で、いろいろな課題の一部はアプリで解決できるんじゃないかと思いまして、「アプリ検討プロジェクト」をたちあげ、検討を重ねて導入にいたりました。

１．いろいろ検討しましたが、マチコミというアプリを導入しました。近隣の小学校も使っていたのと、以前は学校併設の学童でも使っていたアプリなので、親和性が高いと判断。

２．11月に紙配布でお知らせ、LINEでも2回これまでリマインド、また授業参観時に、各クラスでまだ登録していない人の人数とつきとめ「このクラスはあと〇人！」と書いた札をおき、登録手続きの紙を各クラスにおいてもらうことしました

その結果、現在PTA会員の70％が登録してくれています。

最後は登録がない家庭へそれぞれピンポイントにお手紙配布をする予定ですが、まだ130人も未登録児童がいることに気づき、「そんな人数の名前を手書きしたくない」との想いから、絶賛最後の３割の方の登録を促進する方法を検討中です。100％は無理でも80％はいきたい。

そして、マチコミの運用をそろりそろりとはじめました。

・PTA宛に郵送でくる、地域イベント等のお知らせの配布

・総会案内の総会資料をPDF添付（回答はGoogleフォーム、学校を通じて紙配布もしています）

・マチコミのタイムラインで配信する写真撮影・文章を書いてくれる取材ボランティアの募集（アンケート機能を活用）

完全にデジタル移行はできないので、まだまだ紙配布と併用ですが、ボランティア募集などはやっぱり紙じゃなくこういうので出来ると楽かも、と思いました。昨日配信したら、早速1名ボランティアの申し込みがあり、おおお！と嬉しくなっているところです。

いろんな行事を発信したいと思って学校から写真提供を受けられたらと思ったのですが、それはむずかしいと言われてしまったので、PTAから取材が入るという形でやってみよう、といま実験中です。

そしてマチコミ配信、無料版だと「かゆいところに手が届かない」感じのシステムなんですが（文字カウント、プレビュー機能まわりなどいろいろバグっている感じがします）、それゆえこちら側の使うほうが賢くならなくてはならず。

そんな中、素晴らしく完成された「マチコミ投稿フォーマット」Excelを近隣PTA会長さんから分けてもらい。もうこれ作った人天才！という感じの素晴らしいフォーマットです。アンケート作成のところなど、回答の選択肢設定に文字数制限があるのですが、文字数はみでると「NG!上限を超えています！」とアラートが出るようになってるんです。スゲー。

これをみんなが使いこなせるかがまた次のハードルですが、これがあるとないとでは大違い！

配信依頼する担当者が記入➡会長または副会長の承認➡副会長が配信手配　という段取となりました。

目下、このあたりのいろんなことをマニュアル化しなければいけないミッションが生じておりますが、このマニュアル化もデジタルで自動で作ってくれる何かがありそう・・・と思いながらsnipping toolで画面スクショしてはやっております。

今回はじめてPTA副会長をやって、わかっていなかったまた新しい世界が広がっていったのですが、検索してもなかなかいい情報に出会えなかったので（そんな中、noteには割と参考になる情報が結構あって、助けられました。noteユーザーのみなさん、ありがとう💛）、ここにもログを残しておきたいと思います。

2月は目下引継ぎの時期。私はなんと来年も続投の意向（アプリ導入がまだ途中で運用まで定着させたい、という想いがあり）なので、2年目は少し余裕を持って、こちらでも発信していけるといいかなと思っています。