#019 会議に遅れてはダメ！
おはようございます！今週も宜しくお願いします。本日、午後から獣医学部の学生に講義をすることになっています。アカデミックの頃の同僚の方が某大学の獣医学部で働いていて、1コマ講義をお願いされました。お題は医薬品の臨床開発についてなんですが、面白くて分かりやすく説明するのは、なかなか難しいですね。ちょっとでも興味を持ってもらえるように頑張ります。さてさて本日は「ミーティングに遅れてはならない理由」についてです。
会議に遅れてくるってどういうこと？
今回は当たり前のお話だけど、大事だなと改めて思ったので、ミーティングに遅れてはならない理由について触れたいと思います。先日、Voicyで聞いた話ですが、ミーティングに遅れてくる人は、いつも同じ人で多分、なぜ遅れてくることが悪いのか、ちゃんと自覚していないんだろうとのお話がありました。まず、ミーティングに遅れるともし5分だとしても、そこに参加している人の時間を全員から5分奪うことになって、合計するとまあまあな時間を浪費してしまうからですよね。あと、これもあるあるなんですけど、そういう人に限って、ミーティングの後半で「みんなは聞いていたから分かると思いますが・・・」的な質問しますよねと。これも最初から参加していた人にとって時間を無駄にすることになりますね。
被害を最小限にするための工夫
で、ここからが結構、大切なんですけど、とはいえミーティングに遅れてしまうことはありますよね（故意に遅れる人はそうそういないはず・・・）。その場合に重要になるのが、ミーティングに向けた準備が出来ていたかです。例えば、アジェンダや資料を事前に送付していたかどうか。こうしておくことによって、遅れてきてもキャッチアップが容易になりますよね。場合によっては、遅れている人に関係ないアジェンダからスタートも出来るでしょうし、遅れた人が変な質問をしたら、資料を見ておいてくださいだけで済むかなと。そう考えるとミーティングの準備って大事だなと思った次第です。
まとめ
サラリーマン生活が長くなると、こういう当たり前の部分が疎かになりがちだなと思っていて、再度、気を引き締めようと思いました。リソースの中でも時間だけは不可逆的なもので、取り返しがきかないものですよね。なので、そこを無駄にしないやり方は本当に重要だなと。皆さんも会議は沢山、参加していると思うので、もう一度、会議の準備の重要性を振り返ってみてはいかがでしょうか？ではでは、また！