【エクセル】表から重複しないようにデータを抜き出したい

こんばんは。おはようございます。いたをです。
梅雨らしくなってまいりました。外は激しい雨音が・・・。
皆様の地域はいかがでしょうか？

さて今日はエクセルのTipsをお届け。
費目ごとの経費や、顧客ごとの売上を集計する場面はよくありますが、その際に「費目」や「顧客」などの集計対象の項目を表から予め抜き出す必要がありますね。

手作業ではしたくありませんよね。
そんな時はどうしたらいいでしょうか？

「フィルターオプション」という機能が用意されています

「フィルターオプション」機能は、ワークシート上のリストを詳細な条件で抽出する機能です。複数の条件を［AND］や［OR］ を使って指定したり、特定期間のデータだけを抽出することなどができます。
「オートフィルタ」機能と違って、抽出結果を指定したセル範囲に出力することもできる便利な機能です。

今回は重複がないように自動でデータを抜き出してみることにします。

それではサンプル表を見てみましょう。

経費帳として表にまとめたものがあります。ここから、重複がないように費目を抜き出してほしいわけです。

まずは見出しを含めた費目のセル範囲を選択します。

次に［データ］タブの［並べ替えとフィルター］グループにある「詳細設定」ボタンをクリックしましょう。

「フィルターオプションの設定」ダイアログボックスが表示されます。

ここでは、「抽出先」欄で「指定した範囲」を選択します。
次に「抽出範囲」欄に抽出先の先頭セルを指定します。
ここまでは難しくないですね。

一番下にある「重複するレコードは無視する」にチェックを入れるのを忘れずに。ここにチェックを入れることでデータの重複を防げます。

最後にOKボタンをクリックすると、費目を重複なく抜き出すことが出来ましたね。

なお、この抜き出したデータは元の表とリンクはしていません。
なので、並べ替えや他のセルに移動させたりなど自由に操作することが出来ます。費目の追加や削除があっても反映はされませんのでこちらは注意が必要ですね。

費目ごとに集計するならSUMIF関数で

費目を重複なく抜き出すことが出来たら、あとは金額を集計することも簡単ですね。費目を条件としてSUMIF関数で合計値を求めます。

_φ(･_･ メモ
SUMIF関数　条件を指定して数値を合計する
［範囲］のなかから［検索条件］に一致するセルを検索し、見つかったセルと同じ行（または列）にある、［合計範囲］のなかのセルの数値の合計を求めます。
範　　囲：検索の対象とするセル範囲を指定します。
検索条件：セルを検索するための条件を数値や文字列で指定します。
合計範囲：合計したい値が入力されているセル範囲を指定します。

SUMIF関数の1番目の引数「条件範囲」と、3番目の引数「合計範囲」はどの費目でも同じなので、絶対参照で指定しましょう。

まとめ

今日は「フィルターオプション」機能を使って、重複が無いように自動でデータを抜き出す方法をご紹介しました。

前述しましたが、この「フィルターオプション」機能は結構多機能で、抽出条件をいくつでも設定することが出来たり、またAND条件とOR条件の組み合わせを工夫することでさらに複雑な条件でデータを抽出することができます。

この便利な機能についてはまたの機会にご紹介することにしましょう。

それではまた。

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