毎日の作業をもっとラクに！共通点を見つけるだけで効率アップ
「またこれやってる…」そんな作業、ありませんか？
毎回同じ手順で書類を作成する、メールの文章を考える、SNSの投稿を作る…意外と日々の業務には"繰り返し"が多いものです。この繰り返し作業、実はちょっとした工夫でぐっとラクになるんです！
今回は「作業の共通点を見つけて、もっと効率的にする方法」についてお話しします。
作業の共通点を見つける＝プログラミングの考え方
プログラミングでは、同じ処理を何度も書かずに済むように「共通のルール」を見つけてまとめます。
例えば、「Aさんに請求書を送る」「Bさんに請求書を送る」「Cさんに請求書を送る」…これ、個別に作業すると大変ですよね。でも「請求書を送る」という共通点を見つけて、フォーマットを作っておけば、毎回の作業がスムーズになります。
これ、日常業務にも応用できます！
共通点を見つけて、繰り返さない工夫を！
では、具体的にどうすればいいのでしょう？
1. 日々の作業を書き出す
まず、自分の仕事の中で「毎回同じようなことをしているな」と思う作業をリストアップしてみましょう。
毎回似たようなメールを送っている
同じフォーマットの書類を作成している
よく使う画像や文章を何度も探している
2. 共通点を見つける
リストアップした作業の中から「共通点」や「パターン」を探します。
例えば、メールなら「よく使うフレーズ」や「定型文」があるかもしれません。書類なら「いつも同じフォーマット」になっているかも？
3. 効率化できる方法を考える
共通点が見つかったら、次はそれをラクにする方法を考えます。
テンプレートを作る → よく使うメールや書類のフォーマットを用意する
ツールを活用する → 定型文を登録できるメールソフトやチャットツールを使う
自動化する → 自動化ツールやマクロを使うと、手作業を減らせる
失敗しても改善！試行錯誤が大事
もちろん、最初から完璧な方法が見つかるとは限りません。
「この方法で効率化しよう！」と思っても、やってみたら「ちょっと使いにくい…」ということも。でも、それで終わりではなく、「じゃあ、別の方法は？」とか「ちょっと修正すれば改善しそう」と試行錯誤することが大事です。
プログラミングでも、バグが出たら修正して、もっとよい方法を探しますよね。仕事の効率化も同じで、一度ダメでも諦めずに、どんどん改善していけばOKです！
作業の共通点を見つけてラクしよう！
日々の業務を効率化するには、「共通点を見つける」ことがカギ。
繰り返し作業をリストアップ
共通点を探す
ラクにする方法を考える
改善しながら試していく
この流れで、無駄な作業を減らしていけば、もっとラクに、もっと楽しく仕事ができるはず！
「この作業、毎回やってるな…」と思ったら、ぜひ共通点探しを試してみてくださいね！
もし共通点を見つけるのが難しい場合は、私のサポートをぜひご利用ください！
それではまた。
みゆき
ITの道案内人みゆき
小規模事業者の方向けにビジネス戦略から考えるIT支援を行っています。
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