あなたの資料、大丈夫？読みづらい資料の3つの共通点
こんにちは！書類やプレゼン資料を作成する際、伝えたい内容が相手にしっかり伝わるかどうかは、その読みやすさに大きく依存します。ですが、実際には「読みづらい」と感じる資料って結構多く見かけるんですよね。
今回は、長年編集の仕事をしてきた私がよく目にする、読みづらい資料に共通する3つの問題点とその解決策を紹介します。簡単な工夫で、あなたの資料もぐっと読みやすくなりますよ！
読みづらい資料の3つの問題点
まずは、よくある読みにくい資料の3つの問題を確認してみましょう。
あなたの作る資料もチェックしてみてくださいね。
1. ページ内のボリュームが多すぎる
文章や情報が詰め込まれたページは、読者に圧迫感を与え、読む気を失わせます。「読むのが大変そう…」と思われたら、内容を読んでもらう前に心が折れてしまうかもしれません。
2. 行間が狭い
行間が狭いと、文字が詰まって見え、文章をスムーズに追うのが難しくなります。また、行間だけでなく、ページ全体の余白が少ない場合も、読み手に窮屈さを感じさせ、内容を理解するのに時間がかかります。
視覚的に余白がないと、文章の意味のまとまりも分かりにくくなります。
3. フォントの選び方が不適切
小さすぎるフォントや、装飾が多すぎるフォントは、読者に負担をかけます。さらに、複数のフォントを無秩序に使用すると、資料全体に一貫性がなくなり、どこに注目すべきかが不明確になります。フォントの選び方次第で、重要なメッセージが埋もれてしまうこともあります。
こうやって修正して！
次に、これらの問題点を解決するための方法を紹介します。
1. ページ内のボリュームを減らす
情報が多すぎる場合は、内容を分割してページをコンパクトにまとめましょう。長い文章は段落に分けたり、箇条書きやリスト形式を使って整理すると、要点が伝わりやすくなります。また、見出しをしっかり活用し、読者がどこに注目すべきか分かるように工夫しましょう。
特にPowerPointなどのプレゼン資料では、話す内容と資料の情報を使い分けることが重要です。資料に全ての情報を詰め込むのではなく、要点を簡潔に示すことで、聴衆も内容に集中しやすくなります。
2. 行間と余白を確保する
行間は1.0倍から1.5倍に設定すると、文字が読みやすくなり、文章をスムーズに追いやすくなります。
行間だけでなく、ページ全体の余白にも気を配りましょう。適度な余白があると、視覚的に文章の意味のまとまりが明確になり、各セクションの内容を理解しやすくなります。
行間や余白を適切に調整することで、読み手が一瞬で内容を把握できるようになります。
3. フォントの種類とサイズを統一する
フォントは視認性が高くシンプルなものを選び、種類は2種類、多くても3種類までに絞ることをお勧めします。見出しと本文でフォントを変えるのは良いですが、あまり多くのフォントを使うと資料が散漫になってしまいます。統一感を持たせることが大切です。
また、フォントサイズも重要です。本文は12pt以上を基準にし、見出しや重要な部分はぱっと見て差が分かるくらいの大きさに設定しましょう。さらに、太字や斜体などを使い分けて強調したいポイントを明確にすることで、読みやすさと情報の伝達力がアップします。
まとめ
読みやすい資料を作るためには、ページ内のボリューム、行間と余白、そしてフォントの選び方に注意することが重要です。これらのポイントを意識して調整することで、相手に伝わる資料が完成します。
資料作りは、読み手への思いやりでもあります。適切に整えられた資料は、読み手の負担を減らし、メッセージをしっかりと届ける力を持っています。ぜひ、これらのコツを取り入れて、次の資料作りに活かしてみてください！
それではまた。
みゆき
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