【若手向け】上司が喜ぶ報連相　パート１：最初の一言

2022年5月3日 07:39

会社に入社すると、ほぼ最初に習うであろう報連相。
そして、若手社員にとって永遠の壁とも思える憎き相手、報連相。

「もう少し、上手に報告できたらいいね」「もっと簡潔に相談してね」

この恐怖のワードを

「最近、報告が上手くなったね」「会話がスムーズで助かる」
　　に変えて毎日の会話が楽しくなるコツを数回にわたって紹介しまーす。

報連相の成功は最初の一言で５０％が決まる

もう本当に、この通り。
「成長したな」と思う一番の瞬間は「最初の一言」を聞いた時でした。

私自身も先輩社員に叱られ直し、後輩にも伝えてきたことを紹介します。
最初に結論を書くとBefore/Afterイメージは以下です。

Before 　◯◯システムの件で、今よろしいでしょうか？ After 　◯◯システムのXX画面設計で相談があり、１０分よろしいでしょうか？

「報告と思って聞いていたら相談だった」これをまず無しましょう。
[あなたの目的]　に　[先輩の気持ち]を最初に合わせること。これが大切。

「報告します」「相談なのですが」「連絡です」

このワードが最初の会話にあるだけで先輩は、かなり楽になります。
なぜなら　　聞く気持ちの準備　　ができるから。

皆さんは報連相のどれかを準備しているかもしれませんが、先輩は全くのノーガード。目的を探りながらの会話になり、これが何気に大変。

最初に報連相のどれかを伝えてくれるだけで心の準備ができます。

目的によって、聞く姿勢って、ずいぶん違いますよね？

１）ターゲットは明確に

◯◯システムのXX画面設計で相談があります。

システムは複数の機能と担当者で構成されています。どこが対象なのか、　それを最初に聞ければ対象を頭でイメージしながら会話ができます。
「◯◯システムのどの部分？」と最初に受けるQAを１回減らしましょう。

２）必要な所要時間を伝えよう

◯◯システムの画面設計で相談があり、10分お時間よろしいでしょうか？

所要時間を伝えることで、相手は次の予定を意識した会話ができます。
もし、次の予定があって会話が終わらそうならリスケしましょう。
時間切れで中途半端に終わり、数時間後に「さっきの話、何だったけ？」
と、結論が出ずに終わる会話なら、後からまとめて行っても同じことです。

SlackやTeamsなどチャットツールでの会話が増えている場合、
今回紹介したテクニックは以下のように応用できます
（私自身、今も実践中です）。

このように【　】で先頭に報連相のどれかを一言添えるだけで、
見る方の気持ちの準備ができますし、対象と所用時間を書ければ完璧です。

繰り返しになりますが、
　　最初に目的を合わせて会話を進めること。これが大切。

この３つ。言葉にすれば当たり前で普通のことかもしれませんが、
忙しい時・疲れた時・油断した時、何気に忘れてしまい、
そんな時に限って報・連・相の失敗ありませんか？

当たり前のことを、常に続けること。何気に大変ですよね。