【若手向け】上司が喜ぶ報連相 パート3：振り返り編
前回・前々回に引続き、報連相編の第３回で「振り返り編」として、
上司に話しかけた後のチェックについて書いていきます。
前回・前々回の記事はこちら。
「３つの振り返り」で次に繋がる報連相を！！
恐怖の報連相を終えて自席に戻った皆さん、本当にお疲れ様でした！！
上司との会話って何気に疲れますよね。
そんな中で、自席に戻ったらやってほしい振返りが３つだけあります。
大変かもしれませんが、これをやれば次回の報連相が楽になって、
振り返りを繰り返せば報連相の精度がどんどん良くなります！
３つの振り返り
予定通りの時間で報連相を終えられたか
報連相の目的は果たされたか
追加の宿題は発生したか
予定通りの時間で報連相を終えられたか
前々回の記事「上司が喜ぶ報連相 パート１：最初の一言」で報連相を
するときは以下のように最初に必要時間を伝えようと書きました。
◯◯システムの画面設計で相談があり、10分お時間よろしいでしょうか？
この時間＋誤差数分で無事に終えられたでしょうか？
時間通りに報連相ができた場合
素晴らしい！！時間通りに報告できた自分を褒めてあげましょう♪♪
（どんな小さなことでも成功した自分を褒めることは大切です）
そして「なぜ時間通りにできたのか」「会話の中でよかったことは何か」
といった今回の良かったことを思い出してみましょう。
先に結論を伝えてから、背景を伝えたらスムーズだった
話の最後に結論を復唱したら不足指摘があり結論が整理された
などポイントが見つかれば次回も使えるノウハウとして残し、
次回の準備で「このノウハウを今回も使おう」としましょう。
成功体験が溜まった報連相ができて精度が向上します
時間通りに報連相ができなかった場合
最初のうちは必ずといっていいほど時間通りにはいかないものです。
なので落ち込まないで大丈夫！！それが普通なんです。
一方で、上手いった時の逆で「なぜ時間どおりにいかなかったか」
「何がいけなかったか」を思い出してみましょう
そもそも時間の見積りが足りていなかった
別の課題が見つかって、そちらの話でオーバーした
時間オーバーは仕方ないが最初の報連相の結論を出してから 次の話題をすべきだった
など成功体験と同じく失敗体験もノウハウとしてまとめて、
次の報連相では準備の時に注意としてノートに書きましょう。
（ノートに書くことで報連相中に視界に入り、注意できます）
報連相の目的は果たされたか
前回の準備編で紹介したノートに書いた「結論」が解決されたか、
チェックしましょう。報連相の途中は会話に夢中で
大事なことのメモのとり忘れ
わかったつもりでも後から思い返すと新たな疑問が
といったことが多々あります。そこで簡単に会話を振り返り、
その内容とノートを見比べて過不足の補填を行いましょう。
ここで新たな疑問・不明点が見つかったらホットなうちに
「先ほどの件、後から整理すると新たな疑問が出てしまい確認したいです」
と正直に伝えましょう。後から大きな問題になったり、時間が経ってから
会話をするよりも記憶があるうちに聞いてもらえる方が嬉しいものです。
追加の宿題が発生したか
報連相で新たな課題、作業が発生することはよくあります。
すぐ終わるものはサッと片付けてしまってOK。
一方で時間がかかるものは「忘れないうちに急いでやらなきゃ」という
気持ちもわかりますが「最優先でやるべき作業を忘れていた」「闇雲に作業を進めて作業効率が低下した」といったトラブルを招く可能性があります。
焦る気持ちを抑え、一度以下の観点で作業を整理しましょう。
今持っているタスクと比較して、どれを先にやるべきかの優先度確認
作業をどのように進めるかの段取り確認
まとめ
報連相について３回にわたってノウハウを紹介させていただきましたが、
いかがだったでしょうか？
準備・実践・振り返りの流れを通して恐怖の報連相が少しでも楽なものになってくれたら嬉しく思います。
次回は「報連相のまとめパート」として全体の整理と、ちょっとしたコツ・ノウハウを紹介したいと思います。
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