【若手向け】上司が喜ぶ報連相 パート2：準備編
前回に引続き、報連相編の第２回で今回は「準備編」として、
上司に話しかける前の準備について書いていきます。前回の記事はこちら。
話の発展・脱線で本来の目的を見失わないこと
私の失敗談も踏まえて話しているうちに話が発展・発散して、
関連する事象に関する質問を受けて話が発散・脱線する
逆に、新たな疑問が浮かび、それを質問してしまう
他の問題が見つかり、そちらの検討を進めてしまう
といったことありませんか？ これも必要かもですが、
時間切れになってしまい話が強制中断
別件の問題に「整理してまた」となり宿題が増える
何を聞きたかったのか最終的に？なる（解決した気持ちになる）
となり、本来の目的の結論がです・・・よくありますね。
ここで大切なことは最初に報連相で解決したかったことは、
今、聞いて解決させるべき最優先事項のはず
ということです。今、解決させないと次のタスクに影響するからこそ
（わざわざ）上司に話しかけて答えを求めていたはず。
それが未解決となること、宿題が増えてさらに遅延が発生することは
避けないといけません。
そこで、このような話の発展・脱線が発生した場合でも本来の目的を
達成するための準備・対応を紹介します。
ノートやアプリに解決すべき課題を最初に準備する
まず、大前提ですが報連相で人と話すときはノートやアプリなどで、
会話内容をメモできる準備をします。注意としてリモートワークでSlackやZoom越しであっても同じです。
このメモに「報連相の分類」「伝える内容」「結論」「関連話題」の枠と
内容を記載して準備をします。
分類：報告
内容：XX画面のテストで発生した障害No.8の再試験結果（NG)を報告し、
次の対応指示を受ける
結論：（報連相に行く前は空欄）
関連課題など
・（会話が発展して新たに見えた課題・ワードを書く）
・（会話が発展して新たに見えた課題・ワードを書く）
書いたら内容を見直し、事前に会話の内容をイメージしてみましょう。
これにより自分が何を伝えたいのか・聞きたいのかが整理されます。
お互いにノートを見ながら目的を忘れずに話す
ノートに記載ができたら、それを上司にも見せた形で会話を進めましょう。これにより相手は、今回の目的を共有でき、結論の枠が空欄な場合、
そこを埋めようと意識してくれます。事前に見せておくともっといいです。
（人は空欄があると、落ち着かず埋めたくなる心理があるらしいです）
話が発展・脱線する場合は先に結論を
話が発展・脱線した場合は、少し進んだタイミングで「関連話題」に内容を記載した上でノートを共有し「今の話題はメモったので、先に今回の結論をよろしいですか？」と軌道修正を促しましょう。相手もノートに課題が追記され、結論が空欄なことを見れば理解が早いです。
会話の結論を最終的に共有
報連相が終わったら、その内容も上司に見える形で伝えましょう。
結論や関連課題に自分の認識に誤りがあると指摘してもらえます。
（伝達は時短のためSlack等で事後連絡がいいかもしれません）
まとめ
ノートに内容を準備して、それを共有しながら会話をすること。
「普段より会話に時間がかかって手間・迷惑では？」と
思うかもしれませんが、意外とそんなことはありません。
頭で課題を想像しながら会話することがなくなる
話が発散しぎて本来の質問が何かわからなくなる
といったことが自分も上司もなくなくなり、常に同じ方向を向いて会話を
進められるので意外とスムーズにいきますよ。
騙されたと思って２、３回試してみてください。
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