miroでオンラインワークショップを行うときの小さなtips集
昨今の情勢からゆめみのお仕事でワークショップをオンラインで行うことが増えてきました。
その際、私は miro という共同編集が可能なホワイトボードサービスを使用しています。
miro についての説明はこの方の記事が非常に魅力的に書かれています！
とても直感的に使いやすく便利だ！と思って使い始めました。
デザイナーは普段使用しているデザインツールと類似する部分が多々ありもちろん直感的に使いやすく、エンジニアの方も figma などデザイナーからの共有のために日常的にデザインツールに触れる機会が多く使用するのに困らないと思います。
しかし開催は社内外問わずクライアント様と案件で行ったり、社内のレクリエーションであったり...。
非デザイナー/ エンジニアの方が参加者の中にいる時があり、操作で手間取りワークが止まることがしばしばあります。
そんな時に普段あまりデザインツールを使わない非デザイナー/ エンジニアに向けてやっておけるオンラインワークショップの準備の tips ＋ miro を使って思ったことを書いていきます。
１.最初にズームアウトとズームインのウォーミングアップをする
ワークショップを始めて、「〇〇という名前のアートボードを見てください」「Aさん！そのアートボードの右です！」と言って見てもらいたいアートボードを方向で指し示しても中々伝わりませんでした。
それはmiroのwebブラウザの上で見える画面の外にワークスペースが広がっており、そこに今は見えないアートボードが存在しているということ、概念が分からないのです。
なのでしばしば、ワークの最中にどこを見たらよいか分からない参加者にカーソルで「こちらですよ」と誘導することがありました。その時に他の参加者がワークが進まないことにストレスを感じることもあり、避けたい問題の１つです。
なので、最初にズームアウトの操作をしてもらい「これだけ広いワークスペースにたくさんのアートボードがある」ことを理解してもらいます。その後、ワークスペース内の移動とズームインの操作をも同じくウォーミングアップで練習してもらいます。
２. 操作は『オブジェクトの移動』と『テキストの打ち込み』だけにする
私が初めて miro を使ったオンラインワークショップを行った時「あらかじめ用意された付箋をコピー&ペーストをして使用してください」と説明して開始しました。しかし、クライアント様はオブジェクトのコピー&ペーストが分からずまたまたワークが止まってしまいました。
普段デザインツールを利用しない人からしたら初めての miro で学習すべきことが多く、ワークの中で思考をアウトプットするよりも操作の学習に重きを置いてしまいます。また、その操作すらもままならなくなってしまいます。
ですので、クライアントひいては非デザイナー/非エンジニアの人には『オブジェクトの移動』と『テキストの打ち込み』以外の操作はしないで済むようにします。
あらかじめ多くの付箋を用意しておき、足りなくなったらファシリテーターがコピー&ペーストをするなどします。
３. ワーク中編集を必要としないオブジェクトには全てロックをかける
前談と同じく操作に不慣れな参加者が、移動させたいオブジェクトとは違うオブジェクトを移動させてしまうことで度々ストレスを感じていました。もちろん⌘Vの存在を知るわけもなくどうもとに戻したら良いか悩み手が止まります。特にアートボードを誤って移動させてしまうことが多かったですね。
なので、説明用のテキストなどはもちろんアートボード自体にもロックをかけてしまってください。付箋が溢れてきてアートボードを大きくしたいな！なんて時にはファシリテーターが都度ロックを解除して編集をしてあげます。
４.アートボードはカスタマイズがオススメ
付箋を一覧して眺めたい時にある程度付箋の大きさ、テキストサイズがないと叶いません。そうすると必然的に付箋が大きくなり、ワークが進むと意外とワークスペースが小さいなと感じいざ「アートボードをちょっと大きくしたい」時にカスタマイズでないと比率をそのままに等倍されます。
ここは個人の好みかもしれませんが、カスタマイズでアートボードを作っておくとより自由度が高くなりファシリテーターのストレスが減ると感じました。
５.作業中は音楽を流す
オフラインのワークショップで付箋を張り出す時には、声に出して共有しながら貼り出してもらいます。しかし、オンラインでは誰が話始めるかのタイミングを図ることが難しく、付箋に張り出す作業が終わってから最後に声に出して共有してもらっています。
なので、作業中は参加者が話をあまりすることがなくむしろ静かな空気感に不安を感じたり、「この時間はなんだろう？」って感じてしまうこともしばしば。音楽を流すことで、しゃべらなくても良い雰囲気と場作りをしてあげています。
６.資料は全て miro 上に配置
パワーポイントで作ったワーク用資料をzoomで画面共有で移しながら説明し、miro 上で操作をしてもらうようにしたことがありました。参加者が全員デュアルディスプレイ環境であるとも限らず、デバイス上で zoom を見たら良いのか miro を見たら良いのか分からなくなり参加者の視線がバラバラになってしまうことがありました。
なので私は資料は全て書き出して miro 上のアートボードに設置しています。アートボードにページ数を書いておくと「何ページを見てください」と誘導がしやすいです。さらに、ワークスペースと資料スペースと言うように区切って置くとな分かりやすいです。
７.バックアップエリアを用意。ワークショップのまとめが終わったら「何日に消します」と告知をして消す。
成果物としてワークの内容を編集する時には「ワークスペース」を「バックアップエリア」と名前を変えてワークが終わったままの状態にしておきます。編集する際には改めて編集エリアを用意してそこで編集作業を行うと、後から他の人が閲覧した時に迷いを生じにくくなります。
また外部の方をチームに招き入れた時に、万が一別案件のワークショップデータにアクセスされかねないので資料へのエクスポート、編集が終わり次第「◯日に消します」と告知してから削除し、URLからアクセスできないようにするのが望ましいです。また、外部の方をチームから外すのを忘れずに。（私が無料版を使っているから。無料版の人はセキュリティ気をつけてください）
と言った具合です。余談ですが、参加者に『タブレット』を使用する人がいた時には気をつけてください。オブジェクトの操作がより難しくなりナビゲーションがまた変わります。
外部の方、ないしはあまりデザインツールを使われない人と miro でオンラインショップを行う際には上の項目を意識してみてはどうでしょうか。