電子帳簿保存法の経費書類の保存
おはようございます。
気になることを生成AIに説明してもらい、(新聞を3紙読むように)色々な側面から情報を見ていきたいと思います。
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レシートのデータ保存すれば、処分してもいいのか？と疑問がわき、電子帳簿保存法の経費書類の保存について、調べていきたいと思います。
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プロンプト
❶あなたは会計事務所の責任者として、経費精算に使える領収書の写真の要件 法律に基づいてまとめてください
❷認定ソフトウェアを調査してください
【prompt】
❶あなたは会計事務所の責任者として、経費精算に使える領収書の写真の要件 法律に基づいてまとめてください
❶【ChatGPT】
経費精算に使える領収書の写真について、日本の法律にはいくつかの要件があります。主に、電子帳簿保存法（電子計算機処理に係る帳簿書類の保存等に関する法律）と国税庁の指針に基づいています。以下はその要件の概要です。
1. 画像の解像度
領収書の画像は、すべての情報が明確に読み取れる解像度である必要があります。
必要な情報がはっきりと確認できることが求められます。
2. 画像の保存形式
保存する画像はJPEG、PDF、TIFFなどの一般的なファイル形式で保存することが望ましいとされています。
画像ファイルは、原則として改ざんが防止できる形で保存する必要があります。
3. 保存期間
領収書の画像は、法律で定められた保存期間（通常は7年間）保存する必要があります。
4. タイムスタンプ
領収書の撮影時に、撮影日時が明確になるようにするため、タイムスタンプを付与することが求められます。
電子データに対する改ざん防止のためのタイムスタンプが必要です。
5. 原本との同等性
画像が領収書の原本と同等であることを証明できる仕組みが必要です。具体的には、画像の内容が改ざんされていないことを示す必要があります。
そのためには、電子署名やタイムスタンプの付与が重要です。
6. 管理体制
電子帳簿保存法に準拠した保存方法を採用する企業は、社内規定を整備し、運用体制を確立する必要があります。
定期的な監査やチェック体制を整えることが求められます。
これらの要件を満たすことで、領収書の写真を経費精算のために法的に認められる形で保存することができます。詳細については、国税庁の「電子帳簿保存法に関するQ&A」や各企業の法務部門、税理士に相談することをお勧めします。
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国税庁の「電子帳簿保存法に関するQ&A」
【スキャナ保存関係】
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-3.pdf
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❶【Gemini】経費精算における領収書写真の法令要件
会計事務所の責任者として、経費精算における領収書写真の法令要件を以下にまとめました。
電子帳簿保存法に基づく要件
電子帳簿保存法では、帳簿書類を電子保存する場合、以下の要件を満たす必要があります。
日付
撮影日時が記録されていること
相手方
領収書に記載されている相手方の名称が確認できること
品目・数量
領収書に記載されている品目や数量が確認できること
金額
領収書に記載されている金額が確認できること
課税仕入税額控除
課税仕入税額控除を受ける場合は、領収書に記載されている税額が確認できること
消費税額控除を受ける場合は、領収書に記載されている消費税額が確認できること
保存形式
画像データ形式であること（JPEG、PNG、BMPなど）
改ざん防止措置が講じられていること（暗号化など）
その他
上記に加え、以下のような点にも注意する必要があります。
画像の解像度
電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たすために、25.4mm当たり200dpi以上かつ256階調（24ビットカラー）以上の解像度で撮影する必要があります。
具体的には、A4サイズ相当の解像度が求められるため、約388万画素（縦2,338画素、横1,654画素）以上のカメラが必要です。
領収書の原本の保存
原則として、領収書の原本は5年間保存する必要があります。
ただし、電子帳簿保存法に基づく保存要件を満たした場合は、原本を破棄することができます。
参考情報
国税庁 電子帳簿保存法関係Q&A
JIC-Net 電子帳簿保存法
注意事項
上記の情報は一般的な情報を提供するものであり、法令解釈等に関する個別的なアドバイスを提供するものではありません。具体的なご質問については、税理士等にご相談ください。
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❶【perplexity AI】
経費精算で領収書の写真を使用する際の要件
経費精算で領収書の写真を使用する場合、法的要件を満たす必要があります。主な要件は以下の通りです。
1. タイムスタンプの付与
領収書の写真には、撮影日時を示すタイムスタンプが付与されている必要があります。これは、国税庁が定める電子帳簿保存法(e-Bunsho法)の要件です。
領収書の受領者自身が撮影した場合、受領後概ね3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要があります。
受領者以外の者が撮影した場合(例えば経理部門)、通常の業務サイクル(最低2か月に1回)から概ね7営業日以内にタイムスタンプを付与する必要があります。
2. 画像の命名規則
領収書の写真には、経費報告書番号と行番号を含む一意の名前を付ける必要があります。例えば、経費報告書12345689の3行目の領収書であれば、「12345689-03」といった命名が求められます。
3. 付随情報の記録
経費報告書番号や勘定科目など、領収書に関連する付随情報を記録しておく必要があります。これにより、会計データと領収書の写真を関連付けることができます。
4. 認定ソフトウェアの使用
国税庁が認定した電子帳簿保存ソフトウェアを使用し、データの改ざん防止や長期保存が可能であることが求められます。認定ソフトウェアの一覧は、画像電子化協議会(JIIMA)のウェブサイトで確認できます。
これらの要件を満たすことで、領収書の写真を電子的に保存し、紙の領収書を破棄することが可能になります。要件を満たさない場合は、紙の領収書を7年間保存する必要があります。
経費精算で領収書の写真を利用する際は、これらの法的要件を理解し、適切に対応することが重要です。
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【prompt】
❷認定ソフトウェアを調査してください
❷【ChatGPT】日本政府認定の電子帳簿保存法対応ソフトウェアについて調査しました。
以下は、その中で認定されたいくつかの主要なソフトウェアです。
認定ソフトウェアの例
マネーフォワード クラウド経費
経費精算や会計業務を効率化するクラウドサービスで、電子帳簿保存法に対応しています。
弥生会計 オンライン
小規模事業者向けのクラウド会計ソフトで、改ざん防止機能を備えています。
freee
オールインワンのクラウド会計ソフトで、電子帳簿保存法に準拠しています。
これらのソフトウェアは、日本の電子帳簿保存法の要件を満たすように設計されており、改ざん防止や信憑性の確認機能を備えています (TOKIUM（トキウム）) (JCOMSIA) (JCOMSIA)。
ソフトウェアの選定ポイント
タイムスタンプ機能: データの改ざんを防ぐために重要です。
検索機能: 保存されたデータを迅速に検索・閲覧できる機能が必要です。
電子署名: 電子データの真正性を担保します。
無料の選択肢
マネーフォワード クラウド経費 や freee などには無料プランもありますが、無料プランには機能制限がある場合があります。詳細な比較を行い、ニーズに合ったプランを選択することが重要です。
これらのソフトウェアは公式サイトからダウンロードまたは利用登録が可能です。具体的な機能やプランについては、各公式サイトで確認してください。
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❷【Gemini】日本政府認定の電子帳簿保存法対応ソフトウェア
1. 電子帳簿ソフト法的要件認証制度
日本政府は、電子帳簿保存法で求められる要件を満たしているソフトウェアを認証する制度を設けています。この制度は、一般財団法人情報処理推進機構（JIPDEC）と一般社団法人電子帳簿保存推進協会（JIIMA）が共同で運営しています。
認証を受けたソフトウェアは、以下の要件を満たしています。
電子帳簿保存法で求められる保存要件を満たしていること
改ざん防止措置が講じられていること
検索機能などの付加機能が備わっていること
2. 認証ソフトの選び方
認証ソフトを選ぶ際には、以下の点に注意する必要があります。
必要な機能
領収書のスキャン機能
証憑添付機能
承認ワークフロー機能
税務申告書作成機能
クラウドサービスとの連携機能
価格
初期費用
月額利用料
オプション機能の費用
サポート
電話サポート
メールサポート
オンラインサポート
導入実績
導入企業数
導入業種
3. 認証ソフトの導入事例
認証ソフトを導入することで、以下のようなメリットがあります。
経費精算の効率化
領収書のスキャンやデータ入力の手間が省ける
承認ワークフローが自動化される
証憑の検索が容易になる
税務申告の簡素化
電子帳簿データから税務申告書を作成できる
必要な書類を簡単に提出できる
コンプライアンスの強化
電子帳簿保存法の要件を確実に満たせる
改ざんリスクを低減できる
4. 代表的な認証ソフト
以下は、代表的な認証ソフトです。
弥生会計 オンライン弥生会計 オンライン
freee会計freee会計
マネーフォワード クラウド確定申告マネーフォワード クラウド確定申告
弥生弥生給与弥生弥生給与
マネーフォワード クラウド経費マネーフォワード クラウド経費
5. その他
認証ソフト以外にも、電子帳簿保存法に対応したソフトウェアは多数存在します。ご自身のニーズに合ったソフトウェアを選ぶために、各ソフトの機能や価格などを比較検討することをおすすめします。
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❷【perplexity AI】
経費精算において領収書の写真を使用する際の法的要件について、以下にまとめます。
法的要件
1. タイムスタンプの付与
領収書の写真には、撮影日時を示すタイムスタンプが必要です。これは、電子帳簿保存法に基づく要件です。具体的には、以下のようにタイムスタンプを付与する必要があります：
受領者自身が撮影：受領後概ね3営業日以内にタイムスタンプを付与。
受領者以外が撮影：通常の業務サイクル（最低2か月に1回）から概ね7営業日以内にタイムスタンプを付与。
2. 画像の命名規則
領収書の写真には、経費報告書番号と行番号を含む一意の名前を付ける必要があります。例えば、経費報告書12345689の3行目の領収書であれば、「12345689-03」と命名します。
3. 付随情報の記録
経費報告書番号や勘定科目など、領収書に関連する付随情報を記録しておく必要があります。これにより、会計データと領収書の写真を関連付けることができます。
4. 認定ソフトウェアの使用
国税庁が認定した電子帳簿保存ソフトウェアを使用することが求められます。これにより、データの改ざん防止や長期保存が可能となります。認定ソフトウェアの一覧は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）のウェブサイトで確認できます。
認定ソフトウェアの例
以下は、JIIMAが認定した電子帳簿保存法に適合するソフトウェアの一部です：
マネーフォワードクラウド経費（株式会社マネーフォワード）
戦略財務情報システム（ＦＸ２個人事業用）（株式会社TKC）
楽々Document Plus（住友電工情報システム株式会社）
これらの要件を満たすことで、領収書の写真を電子的に保存し、紙の領収書を破棄することが可能になります。要件を満たさない場合は、紙の領収書を7年間保存する必要があります。経費精算で領収書の写真を利用する際は、これらの法的要件を理解し、適切に対応することが重要です。
認証を受けた市販のソフトウェア
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最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
何かのお役に立てれば 嬉しいです。