ねえ、みんな。ちょっと聞いてほしい。毎日何気なくやっているその業務、効率良くできるかもしれない！
こんにちは。小売業で勤務する猫好きダイエッターです。
異動して2週間がたちました。
業務にも慣れてきて、10人のパートさんの管理監督業務ができるようになってきました。
今回は慣れてきた業務の中で３つのことをデジタルで改善したいと思います。さらにアイディアをブラッシュアップするためにアイディア収束手法の一つである「スパーリング」を用いてみました。
本気で業務改善したい
着任してから毎日15分程度のミーティングをしています。
主な内容
お客さまのお申出内容の報告
社内の情報共有
売上進捗
みんなの改善提案
現在の部署は1年前に新設された新しい部署です。
改善点も多く、試行錯誤しながら「とりあえずやってみよう！」精神であふれているメンバーです。
最近は私のデジタル的な改善を聞いてもらう事が増えてきました。
今回は３つのアイディアを提案してみました。
アイディア① 毎朝のルーチンを自動化したい
【朝のルーチン】
3台のパソコンと1台のスマホの電源を入れる
スマホで天気予報を調べる
調べた天気をホワイドボードに記入し保冷剤を準備する。
私たちの業務はお客さまの代わりに買い物をして配達すること。
配達の際に、温度によって保冷剤の個数を変えています。
保冷剤の個数を間違えて多くいれすぎると「もやし」が凍ってしまったり、少ないと「アイス」が溶けた状態で配達されてしまいます。
お申出を事前に防止するためには天気予報を確認することが重要なのです。
【使用ツールと提案内容】
●Power Automate Desktop
●Microsoft Excel
Power Automate Desktopとはワーク フローを自動化するツールである Microsoft Power Automate の一機能です。Microsoft Excel や Microsoft Word で利用できるマクロや VBA と似ていますが、Microsoft Office アプリに依存せず、マウスをクリックするというような操作も含めて簡単に自動化できることが特長です。詳細はこちらからどうぞ。
【やりたいこと】
パソコンの電源を入れたらPower Automate Desktopが天気予報を取得。
自動でMicrosoft Excelへ書き込みが行われる
このデータは次年度へのシフト作成や予算立案に役立つはずです。
みんなの意見
●スマホで検索することは苦ではないけど、自動で検索してくれるならいいかもしれない。
●天気予報の地区を登録してるけど、いつのまにか東京に戻ってしまってることがある。設定変更するのが手間だった。
●次年度の情報に役立つのなら取り組むべき。
●せっかくエクセルに書き込みしてくれるのなら、今日は保冷剤〇個だよって自動で呼び出すことできないの？さらにそれをプリントアウトしてホワイトボードに「書く」ではなく「貼る」に変えたら便利になるかもしれない。
【ブラッシュアップ】
これまで天気と温度をホワイトボードに書いておくと、
「今日は〇℃だから保冷剤は〇個ね」
と手順書を見て個数を確認していました。それを自動で呼び出すとは！
さらにプリントアウトまで自動で？と思ったけどPower Automate Desktopならできるかもしれない。でもペーパーレスしたいなぁ。
アイディア② 毎晩のルーチンを自動化したい
【夜のルーチン】
当日の受注件数を確認
当日の欠品件数を確認
Microsoft Excelへ入力（保存用）とノートに手書き（報告用）で課長へ報告する。
ネットスーパーの売上は受注件数×客単価＝売上で決まります。
まとめ買いをする方が多く、店舗の売上にも直結します。
受注件数でだいたいの売上が把握できるため課長は毎日知りたいわけです。
しかしせっかく注文いただいたのに、売り場の在庫がなくて配達できない。という欠品が多いのも事実。
欠品は売り上げにならないだけではなく、お客さま離れにもつながります。
【使用ツールと提案内容】
●Power Automate Desktop
●Microsoft Excel
●Outlookメール
【やりたいこと】
Microsoft Excelに報告内容を入力
Power Automate DesktopでOutlookメールを送信
みんなの意見
●エクセルに書き込む事とノートに書くこと、同じことをしているのはおかしいと思っていた。
●ノートが迷子になることもあったから良いかもしれない。
●そもそもこの報告って必要？課長ちゃんと見てるの？
●報告してても欠品が減らないのはなぜ？
●報告したあとどんな対策がされているの？
●私たちでできる欠品対策ってないのかな？
【ブラッシュアップ】
異動して2週間のヒヨコの私が出したアイディアが真の原因究明へと発展してしまいました。
「報告することが業務ではなくて、欠品をなくすことが業務である。その結果を報告するのだ！」
というわけで、報告手段ではなく欠品をなくす手段を検討します。
アイディア③ 毎月のシフト作成業務の負担を減らしたい。
【シフト作成手順】
休み希望表を貼り出し、期日までに書き込みをしてもらう。
休み希望表に個人別の勤務可能時間と休日を割り振っていく。
時間帯別必要人時が達成できているか確認
勤怠システムへ入力
勤怠システムから計画表を出力し配布
AIでシフト作成をしている部署もあるのですが、私たちの部署は人数が少ないため手作業で実施しています。
異動したばかりなので個人別勤務条件を覚えなおさなけばなりません。
だいたいの勤務パターンは決まっているのだから何かできないか？
シフト作成はみんなが困っている業務である。
【使用ツールと提案内容】
●Glide
●Googleスプレッドシート
●ChatGPT
Glideとはアメリカ発のアプリ開発用ノーコードツールです。 データベースをスプレッドシートで管理でき、プログラミング言語やデータベースの知識がなくても利用できます。 近年急激に認知されてきたノーコードツールの中でも、Glideはスマホアプリの開発に特化したツールです。
インストールはこちらからどうぞ。
【やりたいこと】
Glideで休み希望アプリを作成
入力された休み希望がGoogleスプレッドシートへ書き込まれる
時間帯別必要人時が達成しているか判別する計算式をChatGPTに教えてもらう。
みんなの意見
（シフト作成未経験者）
●休み希望アプリはどうやって使うの？
●自分の端末にインストールするの？
●シフト作成が楽になるのなら使ってもいい
（シフト作成経験者）
●毎月同じ事をしていたから少しでも手間が減るならいい
●何度も投入人時や休日日数を数えるのでそこが自動で表示されるだけでも便利。
●食品レジで使われているAIシフト作成をどこの部署でも使わせてくれるようになったらいいのに。
【ブラッシュアップ】
個人のスマホにアプリを入れてもらうのは申し訳ないので、全員使い慣れているLINEを活用した方が抵抗が少ないはず。
MakeとLINEBOTを繋げてGoogleスプレッドシートへ書き込みする方がいいかもしれません。
変えたい事はたくさんある
チームメンバーがいるとその人数分の意見がでてくるものですね！
色々な人の意見を取り入れて業務効率の改善につなげていきたいと思います。
今回使ったスパーリングについて参考にさせていただきました。