デザイン組織で、FigJamでワイワイしながら知見共有したりコミュニケーションしたりする取り組みを導入してみた話
こんにちは。BASEでProduct Design Groupのマネージャーを担当させていただいている石黒です。
今回は、10月から始めた「Designer All Hands」という取り組みについてご紹介いたします。
Designer All Handsとは？
一言で言うと、「デザイナー全員が集まって、直近でリリースしたものや、現在取り組んでるものを共有して、ワイワイしながら褒め合う会」です。
BASE株式会社のデザイン組織は、BASE・BASE BANK・Pay IDという3つのプロダクトに分かれているのと、BASEの中でも職能別にProduct Design GroupとCommunication Design Groupに分かれています。
そのため、純粋に組織横断的に交流したいなというのと、リリースした結果だけでなく、その過程も共有することで他のメンバーにも知見が広まると良いなという思いで始めました。
背景•解決したい課題
Designer All Handsを始める前にも全デザイナーが集まる「デザイナー定例」はありました。ただそのやり方として、スプレッドシートに各プロジェクトの進捗を報告して読み上げるという、淡々とした報告会でした。
数年前のように人数も少なく、同時進行のプロジェクトも少なかった時期はそれでも問題はなかったですが、現在はデザイナーの人数も増え、会社の成長に比例してプロジェクトの同時進行数も増えたので、以下のような問題が出てきました。
簡単なテキスト（スプレッドシートのセル一つ分）と口頭の補足だけの会だったので、淡々と事務的な報告会だった
単純にプロジェクト数が多いので、聞いてるだけでは全体を把握しきれない
新しいメンバーにとっても、口頭とテキスト情報だけでは何の話をしているのかイメージしづらい
それぞれの発表が一方的に話すだけの報告なので、メンバー間のコミュニケーションは生まれづらい
私が今年の夏にこのデザイナー定例の進行役を引き継いでから、なんとかメンバー間のコミュニケーションが生まれるような雰囲気にしたいなと色々試行錯誤はしてみたものの、なかなか上手くいきませんでした。（zoomのチャット使ったり、発表の間に会話が生まれるように促してみたり）
そんな中、当時私が兼務していたPay IDの組織の方で、2週間ごとの出来事を共有する「Pay ID All Hands」というものが始まりました。それがまさにDesigner All Hands のアイディアのもとになっています。
どうやるか
デザイナー定例の進行役をやりながら色々課題感を感じていた私は、そのPay ID All Handsを参考に、あらためて目的とやり方を整理しました。
目的
組織横断的に交流し、他部署も含めて会社で何が起きてるのかを知ることができる
中間成果物やデザインプロセスなども共有することで、他のデザイナーへの知見を共有きる
相互理解を深めることで意思疎通がしやすくなるようにする（特に新しく入社しメンバーが早くチームに馴染むように）
やり方
基本的にはリモート実施。
隔週で1時間やる。（毎週やっても発表できる内容があまりないのと、毎週だと負担になるので。）
zoomで顔を見せつつ全員で同じFigJamファイルを開き、「自分にスポットライトを当てる」機能で発表者の操作を追従する
成果物がちゃんと見えるように、FigJamにスクショや資料のリンクなどを貼って発表する
各組織毎に10分という時間を決め、その中でコミュニケーションする時間もある程度確保する
BASEの「Product Design」、「Communication Design」、「BASE BANK」、「Pay ID」の4つの組織に、冒頭に「お知らせコーナー」5分と最後に「その他」コーナー10分。これで55分なので5分はバッファ。
上記やり方を運用する上で、気をつけたポイントは以下です。
ポイント
デザイナー間の共有だけなので資料は雑にスクショを貼るだけでOK。工数はあまりかけたくないのでサクッとできるのが大事。メンバーの負担にならないように。
かしこまった場ではないので、事務的にやるのではなく、カジュアルに「見て見て〜♪」っていう雰囲気にする。心理的ハードルを下げつつ、リモートでも心の距離が縮まるように。
発表する内容（リリースや中間成果物）がない場合は無理に発表内容を考える必要はなく、スキップでOK。プレッシャーにならないように。
自分としては雰囲気の良い場にしたかったので、ストレスになることだけは避けたいと思っています。
メリット
実際のところ、上記のやり方に変えることでどんなメリットがあるのか？と考えた時、大きく3つのメリットがあるかなと思っています。
FigJamはスタンプでコミュニケーションできるので、画面も賑やかだしカジュアルな雰囲気にできる
ログがビジュアルで残るので、いつどんなものがリリースされたのかがわかりやすい（以前のようにテキストだと検索はできるけど、ぱっと見でどんなものか分かりづらい）
デザイナーだけとはいえそこそこの人数に対してしゃべるので、LTの練習としても最適
初めてDesigner All Handsを実施したときは少しだけ緊張しましたが、
社内ではすでにFigJamを使いながらワイワイコミュニケーションする文化が根付いていたので、割とスムーズに受け入れていただけたと感じています。
でも印象だけではなく、実際どうだったのか？という具体的なフィードバックが欲しかったので、アンケートを実施してみました。
メンバーからの評価
アンケート結果は以下のとおりです。それぞれ3つぐらい抜粋してご紹介いたします。
Q1 : Designer All Handsをやるようになって、「あなたにとって」良かった事を教えてください
・ビジュアルで、他のメンバーが作ったものを見られるのが嬉しいです。また、途中経過なども聞けるのが勉強になります。
・「デザイン」と一括りに言っても、いろんなプロセス・アウトプット・価値観があるな〜と、多様性を感じられたときに、自分のデザイン脳が刺激される感じが良いで
・内容が濃くなって、ほかのPJへの興味をより持てるようになったこと
そのほかにも、普段関わりのないメンバーの個性が知れる良い機会になっているなどもあり、「知見共有」、「発表内容のわかりやすさの向上」「メンバー間の相互理解」で効果的だったことがわかりました。
Q2 : あなたにとって「こう変わったら嬉しい！」という改善アイディアがあったら教えてください
・来年はオフラインでもやってみたいです!
・金曜の夕方だと、せっかくの「いいじゃん、オレもがんばろ」なモチベーションがそのまま週末で減速してしまうので、開催タイミングが週明け前半とかだといいかもなーと思いました
・実施した施策や改善中の話の他に、アイディアレベルでもこれからこういう改善とか新規施策したいよね、みたいなプレゼンもあったらいいなと思います！
オフラインで（会社で集まって）という声が複数あったので、社会的に状況を見つつぜひ検討してみたいなと思います。
その他にもなるほどね〜！なアイディアを頂いているので、色々改善したいところです。
Q3 : あなたのDesigner All Handsの満足度は何点ですか？
5段階評価で4.0という結果でした。概ね好評でよかったです。
ただ、この-1は何が要因なのかなというのは今後の課題です。
Q4 : いままでのDesigner All Handsで、印象的だった発表や出来事などありますか？（任意）
任意回答なので回答数は少なかったですが、なんと全員一致でBASEの10周年関連の制作に関することでした。確かに社内としても大きい出来事だったし、自分も含めて胸に響くコンテンツなので素晴らしかったなと思います。
「好きが、売れる。BASE・10周年特設サイト（ https://lp.thebase.in/10th/ ）」
Q5 その他にご意見ご要望などありましたらお聞かせください。（任意）
こちらも任意回答でしたが、組織間の交流を深めたいという内容と、勉強会をしたいという内容と、いつもありがとうという感謝のお言葉をいただきました。こういう言葉って嬉しいですよね。（こちらこそありがとうございます。）
まとめ
今回は弊社のデザイン組織の取り組みの一部をご紹介させていただきました。いかがだったっでしょうか？
個人的にはFigJamでわいわいするのがとても気に入っていて、振り返った時にスタンプのデコレーションで盛り上がり具合がわかるのでとてもテンションが上がります。
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