招待・お知らせは、３度する

これは、ハッキリと固まったポリシーではないのですが、何となくこうやってるなぁと、今朝ふと思いましたので記事にしてみます。

ぼくは、会議やイベントなど、複数人の人が集まって成り立つ場面を企画・主催することが多いです。

そのときに、参加メンバーへの呼びかけ・招待・お知らせをしますよね。

何月何日、何時から、どこで、こんなことしますっていうやつ。

どんな呼びかけ方をされてますか？

言っておいたのに来てくれない。
忘れてる。
お知らせを見てなかった、理解してなかった・・・。
ということもありますよね。

何となく感覚的にやってきたこと。
だいたい、『３度』連絡するようにしています。

①スケジュールも随分先の段階。
いつ頃、こんなことがありますので、よろしくって。
『頭だし』に近いかもしれませんね。

②スケジュールが近づいてきた頃。
正式に、出欠はどうしますか？って問う感じですね。
これを、①の段階で問われても、返事できないやんっていうことがあります。お互いに、確定したスケジュールで応答ができます。

③直前。
明日はよろしくお願いします。っていうレベルですね。
念押しです。失念を防ぐという意味合いもあります。
昨今は、SNSが便利なので、簡単にお知らせできます。
重要な会合などや、重要人物だったら、直接お電話したりして、明日はよろしくお願いしますねっていう声掛けをします。

とっても、当たり前のようなことなんですが、この３ステップを踏んでいくことが重要だと何となく思っていました。今日、言葉にできて良かったです。

もう少し踏み込みますが、
①を飛ばして、②だと、もう無理ですね。
つまり、スケジュールが近くなってからお誘いするパターンですね。
予定が空いてないということもありますし、呼ばれる自分は『後から』声をかけられた、という感覚になります。
だいたいの回答が「行けたら行きます」になりますよね。

②を飛ばしてしまって、①だけっていうやつは、実は結構多いです。
連絡したやろって、声かけてたやんっていうやつ。
前述のとおり、は？いま聞かれても都合たたんし、っていうやつもあります。
これは、ドタキャンが増えることが多いですね。
もしくは、全然出欠が集まらないというパターンですね。

割と、③が重要だったりします。
大切にされているという感じですかね。
うん！予定してるよ！っていう感じですね。
以前にこんな記事も書いています。ぜひ、ご覧ください。

ぼくが、肌感覚で学んできただけでなくって、実は、強烈に実感したエピソードがあります。
北九州市内のとある校区。
地域コミュニティが希薄になっていくなか、地域活動に携わる人がどんどん減ってきているという課題はどこにでもあります。

しかし！
その校区は、いつ会議の席に入らせていただいても、いつも満員御礼。
すごい数の人が会議に出席してくれています。

会長さんに、「どうして、この校区は、こんなに多くの人が出席するんですか？」って聞いたら、
要約すると、『３回連絡してる！』っていう回答でした。

次回の会議の予告や、別の集まりの際に、会議の日程を口頭などでもお知らせする。これが１回目。

そして、肝心の２回目は、わざわざ、出席者全員にハガキを出しているということでした。
何月何日の会議、来てよって。
これには驚きました。

そして、３回目は直前ですね。
顔を合わせたときはもちろん、重要人物には直接電話して、何日の会議ヨロシクね！って。もしくは、出欠が曖昧な人には直接連絡して確認するそうです。

地域の会議で、主催側からそれだけ念押しして開催連絡や出欠の確認されたら、ちゃんと対応しようっていう気持ちにもなりますよね。
とても、恐れ入りました。

なかなか人が集まってくれないとか、
ドタキャンが多いとか、
あんまり何回もお知らせしたら「くどい」かなとか、
悩んでいる方、参考にしていただけたら嬉しいです。

今日もご覧いただきありがとうございます。
冒頭のイラストは、にゃこぱん｜noteさんの作品を使用させていただいています。ありがとうございます。

＜１年前の”今日”の記事★＞

片付け力を育む！！！
う・・・、一年前からあんまり成長していないような・・・。。。