【アーカイブ】2023年12月度「特許文献・情報の、電子データと紙の使い分け 」
知財DX勉強会について
この勉強会では、知財業務の効率化やIT・AI活用に関するテーマについて、議論して、実務で実践していきます。
毎月第2水曜日19:00〜20:00で定期的に開催します。
知財DX推進勉強会のメールマガジン登録もよろしくお願いします。
登録フォーム
知財DX推進勉強会の運営メンバー村井慶史が、知財実務オンラインにて登壇いたしました。
ぜひアーカイブ動画をご覧ください。
概要
特許文献・情報は、電子データと紙のどちらを使うべきか、効果的な選択について議論しました。
当日の内容
当日の議論では、参加者の皆様からの有益な意見が多数寄せられました。
いくつかご紹介いたします。
電子データを使う場面
特許出願ネタの管理（MS List）
Microsoft Listを活用した案件管理では、特許出願に関連する情報を整理し、リアルタイムでの共有や簡単な検索ができる。
特許サマリーの作成（PPT）
プレゼンテーションソフトウェア（PowerPointなど）を使用して、特許サマリーを視覚的かつ効果的にまとめることができる。
出願書類の作成（Word）
ドキュメント作成ソフト（Wordなど）を使用して、出願書類のドラフトを作成することで、素早く正確な文書作成ができる。
提出物の整備（PDF）
提出物はPDF形式で整備することで、文書の整合性やセキュリティを確保できる。
紙を使う場面
システム障害への備え
紙はシステムの壊れた場合に備えた重要なバックアップとなる。デジタル化が進む中で、作業漏れやデータ損失に備えて、重要な情報を紙にバックアップしておくことができる。
感覚的なアクセスが必要な場合
特に出願直前や最終チェック時など、感覚的に書面にアクセスしたい瞬間があります。手で触れ、目で確認することで、ヒューマンエラーや細かなミスを防ぐことができる。
最終チェック時
出願直前などの重要なフェーズでは、デジタルデータと紙の併用が有益です。最終チェック時には、データの整合性や不備がないかを確認するために、物理的な紙を使いながら作業することが効果的。
実は、紙で情報を確認することが、特にチェック作業において有益であることが研究されています。以下のリンク先の記事では、その詳細な内容が紹介されています。
紙はシステムの障害時のバックアップや感覚的な確認が必要な場面において依然として有効です。しかしながら、電子データの活用により、効率的な業務プロセスを構築できるなど様々なメリットがあります。
紙と電子データを使い分けながら、業務の効率向上を進めていきましょう！！
来月の勉強会は「インターネット出願用のデータ整形」についてです。
1月10日（水）19:00〜20:00開催ですのでぜひご参加ください。
知財DX推進勉強会のメールマガジン登録もよろしくお願いします。
登録フォーム
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？