vol14.業務委託（アウトソーシング活用術）ipartnersの場合③デメリットは？業務委託メンバーとのコミュニケーション
こんにちは、ipartners代表の三浦です。
これからnoteに経理などバックオフィスに関するTIPSなど、私が日々の業務でかんじること、実際に経験したことなどを共有していきたいと思います。
第14回の今回は、「業務委託（アウトソーシング活用術）-ipartnersの場合③デメリットは？業務委託メンバーとのコミュニケーション」です。コロナ禍で浸透したリモートワークですが、様々な理由でフルリモートにはせず出社日を設けている企業も多いですね。そんな中、ipartnersでは採用から実際の業務まで完全リモートを実現しています。実際に対面することなく、業務連絡からコミュニケーションまで、実際にどのように行っているかお話したいと思います。
情報共有とコミュニケーション
実際の業務が開始しても基本的にリモートになりますので、一番懸念されるのは情報共有とコミュニケーションだと考える方も多いかもしれませんが、今のところ問題なく離れているメンバー同士の連携も取れています。
では実際にどのように行っているのかというと、まずipartnersではコミュニケーションツールとしてslackを採用しています。このslackをはじめとする社内SNSツールはメンバー同士の連絡を簡単に行えるだけではなく、時系列にやりとりが残るので、議事録のような役割を果たしてくれるのでとても便利でおすすめです。ミーティングのたびに議事録を作成し保存している企業もあると思いますが、全てのやり取りをslack上で行うというルールを作れば議事録を作る必要がありません。なので、私たちはメールは使用せず、このslackに業務上で報告や相談などを、メンバーが所属するチャンネル（LINEでいうとトークルームのようなものです）内でするようにしています。
また、個人間での報告は原則禁止しています。これは、ただ共有する情報の漏れを防ぐ為だけではありません。
例えばオフィスの場合、「あれ？これってこれでいいんだっけ？」と疑問に感じた時、一番聞きやすい相手やすぐ隣の席の人に聞いたりしますよね？オフィスの場合、誰に聞いているのか、頻度はどれくらいか、なんとなく印象が残ったりします。リモートでそのやり取りを個人同士で行うと仕事の理解度や任せて良い仕事量などが見えてきません。それは適正な評価の妨げになるだけではなく、見えないところで対応する人の負担も発生します。だからこそ全体のチャンネルを使うようルールを設けています。
もちろん、全体のチャンネルで質問しやすいように、メンバーが小さな疑問も聞きやすいように私自身、メンバー1人1人とのコミュニケーションをしっかり取り、関係作りに取り組んでいます。
ミーティングは2パターン
そこで欠かせないのがミーティングです。ミーティングと言っても短時間でこれもまたスピーディーに終わらせます。子育て中のママさん達や副業の方もいるので長時間の拘束はしません。まず、１～２週間に一回、チーム全体のミーティングを行います。普段、各々が自分のタイミングで業務にあたっていますが、ここでは全員で顔を合わせます。ここで業務上の報告はもちろんメンバー同士のコミュニケーションを図ります。
次に1on1のミーティングです。今は私一人が業務委託メンバーと隔週で1on1を15分ほど行っています。ここで全体会では出せなかった話や個人の進捗状況の確認等を行います。実際には雑談を5分して終わるようなときもあります。会社が大きくなればこの1on1はそれぞれの部署のリーダーや管理職の仕事となるのでしょうが、このたった15分程度の1on1が会社を支えてくれるメンバーを育てる、またはメンバーの力を最大限引き出すために必要な大切な役割を果していると感じているので、現時点では私がやるべきと考えメンバー全員とそれぞれ1on1を行っています。
・slackを議事録がわりに。
・確実な情報共有のために個人間での報告は禁止
・2パターンのミーティングで円滑なコミュニケーションを。
以上3つが、ipartnersの業務委託メンバーのフルリモートを支えるルールです。
次回vol.15業務委託（アウトソーシング活用術）
ipartnersの場合④マニュアル作成はどのくらいでできる？です。
お楽しみに！