vol.5 意外と簡単!電子帳簿保存法に適応した業務手順
こんにちは、ipartners代表の三浦です。
これからnoteに経理などバックオフィスに関するTIPSなど、私が日々の業務で感じること、実際に経験したことなどを共有していきたいと思います。
第5回目の今回は、意外と簡単!電子帳簿保存法に適応した業務手順です。
電子帳簿保存法って何か?というと、昔は「全部紙媒体での保管」が法律上のルールでした。しかし、現在では「PDFでもOK」という話になっています。
ただ、法律上のルールはあるのでクリアする為に把握しておかなければいけません。
けれども、最近の会計システムを正しく使ってPDFを添付するという作業さえすれば実は簡単に適応できるんです。
「会計システムはあんまり知らない。」
「やり方がわからなくて...。」
という理由で、紙で保管する会社もまだまだ多いと思いますがとっても簡単な話なのでぜひ実践してみていただきたいです。
〈インタビュー〉
電子帳簿保存法とはなんですか?
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認めた法律で、決算関係書類(貸借対照表・損益計算書など)や各種帳簿(総勘定元帳・仕訳帳・現金出納帳など)といった紙での保存を原則としている税務関係書類を、特例として、電子データで保存してもいいと定めているものです。
最近は税理士さんが企業の決算をWEBで行う事が多いので、多くの企業さんで実施されていると思います。
電子帳簿保存法は実施されているんですか?
そうなんです。でも、経理の現場ではまだまだ進んでいないように感じますね。
なぜ「経理の現場」は進んでいないのでしょうか?
細かい説明をしていると長文になってしまうので概要だけ説明しますね。
わかりやすくいうと電子帳簿保存法の対象は主に、
①税理士が行う、国税関係帳簿と決算関係書類
②会社の経理が行う、取引関係書類
に分けられます。
①は会計システムから出力される資料、
②は会計システムに入力するための資料(請求書等)になります。
もうお分かりだと思いますが、会計システムから出力される資料(PDF等)をデータで処理するのは、普段PC等を利用している僕らからすると「当たり前の事」です。
なので、①は進んできている状態です。
②が課題なんですが、「取引関係書類」は昔は紙の保管が必須でした。そのやり方を、ずーっとやってきた会社にとって運用を変えるのは大変です。また、運用を変えるにしても法律上のルー ルはあるので、変える前に把握が必要です。
実践するにも一通り勉強しないといけない...そこで「外注の活用」ですね?
そうです。なので「知ってる人を雇おう」、「相談先を確保しよう」がいいですね。
まずは顧問の税理士さんに相談し、税務署等に必要な手続きをしてもらいましょう。
そして、ここが肝心なんですが②の「取引関係書類をデータで保管する」手続きをしたからといっ て「取引関係書類をデータで保管しなければならない」訳では無いんですね。「データで保管する事も可」=「今までの紙の保管でもいい」というだけなんです。 なので、自信を持ってデータで保管できるようになるまでは、念の為「今まで通りのやり方」で対応しながら、実験的に進めていくこともできるんです。
つまり手続きが終わってからでも勉強しながら理解を深めていけるということですか?
そうなんです。会計システムやスキャナーなどの準備と手続きを進めて、あとはやりながら覚えていき、翌年度から本番という運用でいいんです。やはり使ってみないとわからないこと・わからない機能など色々あるので、最小の費用で進めていくことができるというのは利点だと思いま す。慣れたらタイミングを見てスキャナ保存のみとすれば、ファイルや保管にかかる手間を無くすことができます。 1年後に照準を合わせて準備しながら進めていく事ができるので、安心して取り入れてみてください。
次回、“vol.6 一回頑張ればカンタン?入社・退社の労務処理“
お楽しみに！