vol.6 一回頑張ればカンタン?入社・退社の労務処理
こんにちは、ipartners代表の三浦です。 これからnoteに経理などバックオフィスに関するTIPSなど、私が日々の業務で感じること、実際に経験したことなどを共有していきたいと思います。
第6回目の今回は、一回頑張ればカンタン?入社・退社の労務処理 です。
労務とは、社員の社会保険・雇用保険といった法律に基づく処理や勤怠管理といった残業や勤務状況を管理する業務のことを言います。
ただ、最近の勤怠管理システムでは、初期設定となる社員情報などを設定しておけば勤怠管理や労働時間集計など自動化されているものがほとんどです。
したがって、勤怠管理システムなど を正しく使っていれば「タイムカードを打刻して後で集計して...」といった作業をなくすことができます。
最後に残る課題は「初期設定となる社員情報をどうやって集めるか?」ですが、簡単な話なのでぜひ実践してみて頂きたいです。
〈インタビュー〉
とは言え、実践するにも一通り勉強しないといけない...
そうです、なのでいつも通り「知ってる人を雇おう」「相談先を確保しよう」がいいですね。 他にもやっておかないといけない作業がありますが、まずはここから見直していくことが重要で しょう。
労務に関しても。
そうですね。労務の作業の基本は年金事務所やハローワークという社会保険、雇用保険の手続き、など公的機関の手続き書類を作成・提出することですね。その書類を作成するために社員から必要資料をもらうのですが、ここがだいぶ手間がかかります。履歴書から情報集めたり、不足情報をマネージャーが本人に確認したり...
細かいやりとりが多い気がしますね。いろんな人も入ってきますし...
細かいやり取りが多いんですが、実はこれ...ちゃんとまとめおけば一回頑張れば終わるんです!
どういうことですか?
まずエクセルなどに必要な情報項目をまとめて、「この項目を上から順に書いてください」とやれば、入社前に書類データが全部集まっている状態になるわけです。その情報を入社する前に社労士さんに渡しとけば社労士さんも余裕を持って作業をやってくれるわけなんですよね。ただ、この辺の必要な項目をまとめる知識がある担当者がいないというのが問題なんだと思います。
でも一度きちんと作っておけばほとんど使えますもんね。
はい。結局国などに出す書類なんで、国内の会社であればどこの会社でもほとんどやることは一緒なんです。なので一回作ると完了になります。 僕は複数の会社と取引させていただいていますのが、雛形は同じものを使っています。
正直、バックオフィス系の業務の7割ぐらいは法律に従った作業になるので、どの会社に行っても作業するべきことは概ね変わりません。例えばここまで話した社会保険や確定申告、もちろん会社法にかかわることだって日本の法律で定められていることなので、バックオフィスでやることは同じです。
つまり残りの3割がその会社独自のものです。
日々会社で共有しないといけないこと、会社独自で考えて進めていかないといけないことがあると思います。そこでやはり7割の法律に従った作業を外注する形にすれば自ずと社員は3割の会社独自のこと、会社で考えないといけないことに力を注げます。考え方や体制を変更することでたくさんのメリットが生まれるでしょう。
今回こういったサービスを展開していく上で一番伝えたいこと、企業さんにとってこう言うことを感じて欲しい、ということはありますか?
僕は今、月次決算の体制のサービスを構築するという作業をしています。月次決算をやることはメリットが大きい。ほとんどの会社はちゃんと月次決算をやったらやっただけの成果は出ると思っています。
月次決算の重要性っていうのをちゃんと理解していただきたいなと思っています!
しかし、多くの会社さんが月次決算をやるにあたって、「バックオフィスの社員を増やさなきゃいけない」「コストが...」、「(専門じゃ無いので)どういう人がいいか分からない」などが問題となります。 「全部できる人」となると、初のコーポレート社員なのに、どこかの会社の責任者クラスを採用する事になり、単価が上がってきてしまいます。したがって、まずは外注を入れてある程度整えてから、正社員を採用するという形もあるということを知ってもらって、月次決算などの管理体制を構築する事ができるということを理解いただければと思います。
次回、導入実例”現場の声”のご紹介！
お楽しみに！