vol.3 皆さんは専門家とどのように連携していますか？
こんにちは、ipartners代表の三浦です。
これからnoteに経理などバックオフィスに関するTIPSなど、私が日々の業務で感じること、実際に経験したことなどを共有していきたいと思います。
第3回目の今回は、「顧問（専門家）」と連携していますか？です。
専門家…と聞くとどこか小難しいイメージを持ちます。そのイメージそのままに、せっかく専門家を雇っているのにあまり質問もできず、話もできず…
「前からいた人だから…」
「この人をなぜ雇っているのだろう…」
そんな形になっている企業も少なからずあるはずです。
しかしながら、この専門家としっかりと連携することで改善やスムーズな運営につながります。それはもちろん経理も同じです。効率的で正確性の高い形にあなたの会社も改善してみてはいかがでしょうか？
＜インタビュー＞
弁護士さん、税理士さん、社労士さん、行政書士さんとの連携。皆さんは専門家とどのように連携していますか?
税理士、社労士、弁護士など専門家を顧問として契約している企業は多いと思います。ただ、税理士さんなどの専門の人をうまく活用できているかと聞かれると「...」となる企業さんも多いと思っています。
というと？
例えば、「税理士さんに質問をできてますか?」と聞くと多くの企業の担当者さんは、「たまに」、 もしくは「決算(年1回)の時ぐらい」といった感じだったり、「何かあったら責任者が連絡してます」 みたいな感じが多かったりします。
確かにいつどのタイミングで契約したかわからない古い専門家の方に対しては、
「年に1~2回 来ますねあの人」みたいな感覚ですよね...
契約の内容によって「やれること」「やれないこと」があるのはもちろんです。
ただ、責任者の方はわかっていると思いますが、現場レベルは契約内容すらわかっていないので、せっかく専門家がいるのに質問していいのかどうかがわからない状態になっている事がよくあります。
ここはしっかり連携した方がいいっていう形になるんですけど、改善していくとしたらどう改善していくんですか?
まずは「質問できる空気作り」です。最近はSlackやチャットワーク、LINEもちろんメールでもいいんですが、責任者が専門家とやりとりする時に必要なメンバー全員が見える形にしておけば、他のメンバーも質問をしてもいいかも?という気になってきますし、実際誰かが質問したらそこから はメンバーに任せる事ができます。「責任者だけが」という空気感を壊しておくと結果的に責任者が一番楽になりますね。
会社と専門家の関わりに関しては、現状は閉鎖的と言った印象ですよね。専門用語が出てきたりするの嫌だな...難しい言葉を使わないといけない...みたいな風潮もありますし。
私は専門家と話をする時は専門用語は使わないようにします。専門用語ってプロの方が知ってる意味合いが多い事がよくあります。つまり、質問する側が「A」という意味で専門用語を使っても回答する専門家の間では状況に合わせて「A」「B」「C」のどれかと理解されてしまし、同じ用語でも齟齬が生まれるわけです。
専門用語で聞かれると、専門家の方が困る場合もあると聞きますね。
その通りですね。意外と専門用語ではなく、具体的な口語で説明した方が求める答えが返ってきます。もし、今後専門家に質問する場合は具体的なケースなどを提示して質問してみるといいかも知れませんね。
社内においては、こういった環境づくりっていうのが一番大事なところですね。
「顧問税理士は挨拶しかしたことない」という方も多いと思うので、思い切って色々質問してみるときちんと回答してくれる方が多いと思うので、どんどん連絡をとってみた方が良いと思います。
知っておくといい、そんな話になってくると「助成金補助金の手続き」について多くの企業さんは見落としがちではないかな、やらずにいるんじゃないかな、とも思います。
はい。知ってはいるけれどめんどうだからやらない…となっているケースが多くあると思います。
でも助成補助金ってもらえるに越したことはないと思いますが？面倒でもトライすべきかと一般的な感覚では思います。
めんどうというのは、申請が面倒というのではなくて、まず、申請することができるかどうかの「調査」に時間がかかるのです。
つまり、やるべきかやらないべきか…と言ったところですかね？
こういった申請にはさまざまな条件、制限がかかってきます。
申請するための条件・制限がクリアできているという状態であるという事がわかってから申請するかしないかを考えることになります。
補助金を貰う資格を取る事を「採択」というのですが、
申請→採択→補助金事業の実施→受給申請→補助金の入金
という流れになります。
つまり、資格をとってそれを実行しなければ補助金の申請ができないわけですね。
補助金の多くは 採択後に補助事業の実施(採択をもらった内容に沿って、契約・支払などを実行すること)後に受給申請という作業があるのですが、その作業工程がルールに沿ってなかったらはじかれてしまうわけです。したがって補助事業の実施がきちんと採択時のルールに沿ったものになるよう社内で 運用しなければいけないのです。
そうなると補助金関連を実行できる人って...
社内の各部署を調整できる人になりますね。補助金の内容を把握してルールに沿うよう各部署と調整し、その証明資料を集める事ができる方になります。
並行してルーティンワークも存在しますし、結局作業が2倍3倍...
そうなんですよ。多くの会社さんの社内でやりたがらない理由はそこにありますね。 使ったお金が返ってくるので、経費削減はできますが売上では無いためなかなか評価されにくいんです。会社員時代に1年で400万円ぐらい助成金もらったことあるんですが、賞与査定とかの対象にならなかった...
でも、実際できるのであればした方がいい、という考えですか?
使えるなら使った方がいいんです。ただ、ここまでの話に出てきた通り、使うための条件はクリアするのがすごく大変です。したがって、社内調整役、国に出す書類を作れる人を用意する必要があります。国に出す書類は、行政書士さん、社労士さんなどが当たります。補助金の対象によって若干変わりますが、書類作成は専門家に依頼するというのを社内作業とした方がいいです。
なるほど。社内を調整できる人というのはどんなことが求められますか?
事業責任者と経理責任者です。事業責任者が専門家に会社の事業のことや、今後の事業展開、事業計画の説明をし、専門家に書類を作ってもらうという流れになります。
また、提出資料として決算書などの数字関連の資料は必須なので経理責任者も必要になりますね。
こう言った書類は、社内の人だけでも専門家だけでも作れないわけですね!
はい。それぞれルーティンワークなどもあるので、資料作りなどを考えると社内の人たちだけでや るとなった場合、相当難しいんですよね。ここで考えるべきなのが、やはり外注なんです。
社内に外注を入れるとどんなメリットがあるんでしょうか?
まず、人数に少し余裕を持つことができます。単純に社内全体、各社員に余裕がなかったらできないんです。私達の場合は、私自身は会社に出向き実際に作業をするのですが、日常の業務は リモートワーカーさんに行ってもらいます、私が出向く理由は会社とリモートワーカー、専門家「連携をとる」ためですね。会社のから専門家に必要な情報を集める、専門家に必要な情報を渡すなどの部分に私は注力しています。
この連携がうまくできないから、なかなかうまくいってないというわけで、ここを調整してくれる人がいるのであれば楽ですよね、社内にとっても。
そうですね。期限もあれば複数の関係者の連携が必要で時間の要するものもあるので、人員に余裕がない状態では厳しいと思います。
これはしっかり補助金のついても経験、精通していて、かつ余裕を持って各方面と連携ができる人でないといけませんね。
代表が補助金に関して質問してきて「なぜできないのか?」と尋ねてきて、「なぜなら」のところを答える社員さんはほとんどいません。理由はもちろん、調べてまとめるのに労力がかかるからです。ここで出てくるのもまた専門家との連携で...私の場合は専門家に連絡して具体的な内容を教えてもらう、などもできます。できるかできないかの相談をまずしつつもできなそうであれば、理由を明確にしておく必要がありますからね。また、専門家とすぐに連携しておけば、「やろう」となったときにすぐに専門家を社内に提案することもできます。
この「なぜなら」っていうのが出せるのが人...そこに外注の大きなメリットがありますね。また、使う使わないに限らず提携して準備しておくのも非常に重要ですね。
次回、”vol.4支払いサイクル・入金サイクルの話し“
お楽しみに！