在庫管理の基本 目的 重要性

在庫管理とは

会社や団体、組織が所有している流動的な資産を管理します。
お金になる予定のモノを管理します。
業種・業態によって在庫の種類が異なります。
必要な商品・製品・資材・原材料を必要な時に必要な量を必要な場所へ供給できるようにし、ものを適正な量に維持します。

在庫管理の目的・重要性

適正な在庫管理が行えていないと、倉庫や実店舗・ECサイト・ネットショップでの商品（製品）の在庫切れが起こり機会損失してしまうリスクや、反対に大量の在庫を抱えてしまい不要な出費が発生してしまいます。
無駄な在庫は置く場所のコスト、人的コストも余分に発生してしまいます。
例えば冷凍・冷蔵ものは冷やすための電気代が発生、期限が過ぎると廃棄となってしまうため想像以上のコストが発生します。
適正な在庫を維持することが重要です。
在庫は多くても少なくても問題なのでバランスが大事です。
卸売・小売業では製品（商品）の在庫を管理するのみですが、製造業では製品の他に原材料や仕掛品（半製品）の在庫も管理する必要があるため、在庫管理方法は業種・業態によって変わります。
また在庫管理は属人化しやすく管理項目が多いと正しく運用できずに破綻してしまいます。
組織で徹底した在庫管理ルールを設ける必要があります。
適正な在庫を確保し利益を最大化しましょう。
無駄な在庫は抱えず、得意先（消費者）が購入したい時にすぐに在庫を出せるように準備することが重要です。

在庫の種類

一般的に言われる在庫の種類です。

• 商品・製品・完製品

  • 販売されるモノです。主に卸売業や小売業で使われます。

• 仕掛品・半製品

  • 完製品になる前の在庫です。主に製造業で使われます。

• 原材料

  • 仕掛品、完製品になる前の在庫です。主に製造業で使われます。

• 部品

  • 仕掛品、完製品になる前の在庫です。または部品の状態で販売します。主に卸売業や製造業で使われます。

在庫管理の課題

紙で在庫管理している場合は多くの問題があります。

• 書いてある字が汚く読めない

• 汚れる・破損してしまう

• 記入ミスしてしまう、記入漏れしてしまう

• 最新の在庫管理表（在庫台帳）がどれか分からない

• リアルタイムで在庫数を確認できない

現場では紙で在庫管理し後でシステムに入力している場合もありますが、基本的には上記の問題が発生します。
システムで在庫管理していても、紙に数量を記入するという行為が運用上行われているのであれば運用の見直しが必要です。

システム・アプリを導入すれば解決？

在庫管理するためのシステムが多くあります。
在庫管理のみを目的とするシステムや販売管理システムに在庫管理機能が付随していたりします。
オンプレミスなシステムでの在庫管理では注意が必要です。
現場ではシステムを利用できなかったり、社内でしか在庫を確認できなかったりします。
営業先で在庫を確認したい場合に自分で確認することができないため、社内にいる人に連絡する必要が出てしまいます。
バーコード読み取り機能がないシステムだと、目視での確認のみとなってしまい人的ミスが発生しやすいです。
システム導入費用面で考えると、立派なシステムは数百万、数千万円の世界です。毎月の保守料も数万から数十万円かかります。
運用に応じた適切なシステムを選択する必要があります。
SaaS等のクラウドサービスは在庫管理においてメリットが多いです。
導入費用も抑えられ、リアルタイムに在庫数を把握できます。またバーコード読み取り機能が付いているものがほとんどです。

在庫管理ステップ

在庫管理は以下のステップでシステム化していきましょう。
①紙　→　②Excel・スプレッドシート　→　③システム・アプリ

①紙での管理

何がいくつあるかを紙に書き、現場で管理します。
入庫・出庫した日付や担当者を記入することで在庫状況を可視化できます。

②Excel・スプレッドシートでの管理

紙での管理に限界を感じるでしょう。
次はプチシステム化です。
GoogleスプレッドシートはGoogleアカウントがあれば無料で使うことができ、複数人で共有・編集できるためExcelよりもおすすめします。
スマートフォンやタブレットでも利用することができます。
しかしパソコンで利用することが前提のサービスなので操作性がイマイチです。
スプレットシートでの在庫管理も何パターンか考えられます。
スプレッドシートでの在庫管理については後日記事にします。

③システム・アプリでの管理

いよいよシステム化です。
自社に合わせたシステムをカスタマイズで作成することは最後に検討します。理由としてカスタマイズ費用が高いこと、バグが多くなるリスクがあること、現状の管理方法が適切ではない可能性が高いことが挙げられます。
パッケージングされた在庫管理サービスを利用することをおすすめします。
使い勝手が標準化されており、導入時に現場の負担が軽くなります。
また、新しく入った人が覚えやすく学習コストを下げることができます。
機能は多ければ多いほどいいと思いがちですが、適切に在庫を管理することが本来の目的なため、以外と少ない機能で問題ありません。

スマートフォン（スマホ）・タブレットで利用できるか？

モノの出入（入庫・出庫）を即時に反映させる必要があります。
ノートパソコンを持ち歩きながらモノを入庫・出庫させることは現実的ではありません。
スマホ・タブレットから入庫・出庫できるか確認するポイントです。
ハンディターミナルを導入する方法もあります。
ハンディターミナルはバーコードの読み取り性能、堅牢性が高いですが1台あたりの値段がスマホ・タブレットの何倍もかかります。
しかしハンディターミナルの使用感はスマホ・タブレットに比べると劣ります。重量も重い場合がほとんどです。
店舗ではハンディターミナルではなくスマホを使用しているところが多くなりました。
どちらがいいかメリット・デメリットを考えて決める必要があります。

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気軽に答えていただけますと幸いです。