請求書を求められたら

頼まれて仕事をしたとき、請求書を求められることがあります。
請求書を書くのは面倒なものですが、これがないと依頼者が自社の経理担当者に支払いのための処理をしてもらえない、といったこともあるので、できるだけ早くつくって送るようにしましょう。

最近はWebでフォームに入力するだけで請求書が完成し、そのまま郵便やメールで送信できるサービスもあり便利です。

請求書はなぜ必要か

請求書を発行することによって、何の仕事に対していつまでにいくら払うか、ということが合意事項として共有されます。支払期日を指定しておけば、うっかり支払いを忘れるといったことの予防につながります。なにより口頭で約束したときにありがちな「言った言わない」ということが起こる事態が防げます。

請求書の記載項目には次のようなものがあります。これに加えて支払期限を過ぎた場合の取扱い、振込手数料はどちらが負担するか、などについて記すこともあります。

・宛名
・発行日
・商品・サービスの内容と数量
・請求単価・合計請求金額
・支払いの方法（振込先）
・支払期限
・請求者の会社名、住所、連絡先

これはあると困ることですが、様々な事情から請求すれば必ず代金が支払われるとは限りません。
代金を回収できないまま放っておくと時効が来て、代金を請求する権利が失われてしまいます。
請求書を送ってその支払いの義務があることを認めさせれば、時効はそこから改めてカウントされます（請求書をただ送っただけでは時効は伸びないことには注意が必要です）。

毎月決まった額が振り込まれる相手先であっても、念のため請求書を発行しておくというのも、相手が支払忘れを防いだり、逆に二重支払いに気づけたり、トラブルを避けるひとつの方法です。

請求書に関する注意点

請求書の金額が間違っていると追加支給にしろ返金にしろ処理が大変になるので、発行時にはよくよく確認しないといけません。とくに起こりがちなのが、イレギュラーで発生した仕事などについて請求漏れしたりすることです。それを防ぐために連番を付けるなどして発行状況を管理することが必要です。

領収書には印紙税がかかります。それを納付するために決まった収入印紙を貼らないといけませんが、請求書の場合印紙を貼る必要はありません。
ただし、即現金で支払ってもらうときなどに、「請求書兼領収書」を発行することがあります。そうした場合には、領収書に課せられているぶんの印紙を貼る必要があります。

なお、請求書には法的な保管期限（法人や個人事業主の場合は原則として７年間）が定められています。

かなりレアなケースですが、間に入った担当者が請求書を改ざんして自分の会社に水増し請求をする、というような不正も100％想定できないわけではありません。税務調査ではそうした取引先の調査が行われ、発行した請求書の内容についてきかれることがあったりします。払ってもらった後でもその情報はきちんと保管しておくことです。

繰り返しになりますが、正しい額を間違いなく支払ってもらうためにも、請求書の管理は大切です。