勤務時間の効率を追求するには
年が変わっても、日々の業務は当然変わらず
変えるのは自分だ！という変な気概だけで相変わらず
業務改善に取り組む毎日
仕事の時間効率について、調べを進めていたところ
イギリスのScoroという会社の記事が目にとまった。
お国柄の違いということと、２０１６年という少し古い記事だ
ということを念頭に置いてみてほしい。
８９％の人が勤務時間中に無駄な時間を過ごしていると感じている。
勤務時間中の実際に仕事をしているのは６０％以下
勤務時間の残りの４０％は何をしているかというと・・・。
メール、ミーティング、インターネット、通勤、現実逃避
という順番で時間を使っているとのこと。
メールの返信が時間の無駄遣いとなる訳
メールの返信が主な職責だという方もいらっしゃると思うので、
メールが仕事時間に換算されないというのは少し不可解と感じる方も
一定数いるだろう。そういう方々にとっては、当然のことながら
このメール時間は前途の６０％に入るという認識となる。
ただこの記事によると、メールの確認が終わった後に
通常業務に戻るのに平均１６分を要すということであった。
そんなにも無駄な時間を過ごしているのか？？？
冷静に考えると、メールの確認と返信が終わり
なんだか仕事がひと段落したように感じるのは私だけではないであろう。
もしくは今後の段取りを立て直さなくてはならず、
一息つきたくて、お茶を飲む、同僚と雑談をする、インターネットに
逃避する・・・などあなたにも経験はあるはずだ。
この時間が１６分間
メールを確認する頻度が高ければ高いほど、
通常業務に戻る前に何か別の動作を挟んでしまう可能性が高くなる
例えば、朝イチ、午後イチ、勤務終了前などとタイミングを決めて
メールの確認をするのがおすすめのよう。
現にこの記事を見る前から私はメールを朝イチと勤務終了前という
２回のタイミングでのみ確認するようにしていた。
これは私の仕事では緊急性のある案件が少ないということ
さらに昨今のＯｕｔｌｏｏｋでは、送り主とタイトルが
メールの受信とともにポップアップで上がってくるという
とても便利な機能があり、緊急性のあるものに関してはそれだけで
ある程度判定がつくためだ。
ただこの機能により、毎回メールを確認してしまう人もいると
思われるため、ここはぜひルールを決めてメールを裁く！
効率化への一歩となる。
無駄な時間代表ー会議
会議が無駄な時間といわれて耳が痛い方
強く同意する方々、会議は重要だという言い張る上級職の方も
会議に関する統計はいろいろありますが、
全部が全部無駄、というのではなく不満を持つ方が多いが故
無駄な会議について話す記事がとても多いものと考えられます。
職位が上がるにつれ、会議にとられる時間は長くなる
とも言われている。
会議を整理する・・・というのはとても難しいこと。
現在の会社で、会議の数を減らしましょうというプロジェクトに
参加しました。
あの会議は不要、この会議は短くできないか・・・
いろいろな議論があり、改善に向けての一歩を踏み出しましたが。
半年たってほぼ元通りの状態に。
長くなるので別のトピックで会議の改善については書きたいと思いますが、
メールの時間削減以上に、複数の人がかかわる会議については
改善が難しいものと思われます。
ただ会議自体を効率的に進めることで、時間がより確保できる
ということを覚えておけば、少しでも時間は捻出できそうですよね。