キャパオーバーしないタスク管理（せごどん/1）
こんにちは、i.clubインターン生のせごどんです。
今回は自分なりの"キャパオーバーしない"タスク管理についてお話ししたいと思います。というのも、過去の自分はしないといけないこと（タスク）に追われ、何から手をつければいいのかわからず、一種のパニックに陥ってしまうということが多々ありました。
大学生となり様々な人や組織に関わっていく中で、自分なりの"キャパオーバーしない"タスク管理に行きつきました。
「やることがいっぱいで何も手がつかない！」「何からするべきかわからない」そんな人のお役に立てれば幸いです。早速、時系列順にお話しします。
1.タスクの洗い出しをする
まずはタスクの洗い出しです。「何からすべきかわからない」の原因として、自分のタスクを「言語化・可視化できていない」ことがあると思います。なので、まずはタスクを紙でもメモアプリでもいいので書き出してみましょう。
その際のポイントは「一旦、タスクの重要度や緊急度は気にしない」ことです。書き出す時点で気にしてしまうと、「あのタスクはまだ考えなくてもいいか」や、「このタスクは書くほどでもないか」という思考に陥ってしまいます。そうすると、書かなかったタスクが頭をよぎった際に、「あれはいつまでだったっけ」や、「重要なものだったっけ？」という風に考えてしまい、どんどん自分の中でモヤモヤして目先のことに集中できなくなります。まずはタスクを書き出す、それだけをしてください。
2.期限を設定する
次に重要なのは「期限」です。人は期限がないと先延ばししてしまう癖があります。そのため、タスクに期限を設定してあげることでタスクをどのタイミングでこなせばいいのか、大まかな計画を立てることができます。
例えば1週間後締め切りの「A」というタスクと、1ヶ月後締め切りの「B」というタスクがあるとすれば、多くの人は前者（A）に取り組むでしょう。先に「B」に取り組んで、「A」ができないのは本末転倒になってしまいます。タスクを洗い出した次に「期限を設定する」ことに取り組んでみてください。
3.重要度を設定する
その次に設定して欲しいものは「重要度」です。重要度を設定することで、期限だけでは比較できなかった複数のタスクをさらに細分化して、優先度を考えることができます。
例えば1週間後締め切りで、年に1回トライできる「A」というタスクと、3日後締め切りで、年に複数回トライできる「B」というタスクではどちらを選びますか？
もちろん重要か否かは人によって判断が異なるでしょうが、多くの人は前者「A」を選ぶと思います。期限だけの軸で選んでしまうと、場合によっては本人にとってそこまで重要でないタスクを優先することになってしまい、重要であるタスクに力を発揮できない可能性があります。期限を設定した後には「重要度を設定する」ことに取り組んでみてください。
4.タスク管理アプリを使う
ここまで読んでくれた人の中には、「他のサイトでも同じこと言ってるじゃないか！」と思った人もいるのではないでしょうか？実はこの「期限(=緊急度」と「重要度」2つの指標でタスクの優先度を決めるツールは「アイゼンハワーマトリクス」と呼ばれています。しかしこれはあくまでも「フレームワーク」にすぎず、どう利用するかに関しては人それぞれです。
そこでおすすめするのがタスク管理アプリを使うことです。タスク管理アプリを使うことで、0から2の手順で行ったタスクの分類をより可視化することができます。
下の画像は私が普段から利用しているタスク管理アプリ、「Trello」です。
実はこのアプリに辿り着くまで「Notion」や「Miro」、「Google to do」と様々なアプリを試してみました。しかし、「Trello」が操作性、視認性の観点から使いやすく今に至っています。
画像を見てわかるように、「To do」と「Doing」、「Done」の大きく3つに分かれており、その下にあるカードを進捗に応じて横に動かしていくという感じです。タスク名の下には「期限」が設定でき、期限が近づくと黄色、期限を過ぎると赤色で教えてくれます。タスク名の上には「ラベル」が設定でき、私は「カテゴリ（例:i.club関連）」と「優先度」を設定しています。
To doに関しては「ぼちぼちTo do」と「そろそろTo do」の2つに分けており、優先度や期限をベースにどちらかに振り分けを行っています。
また、Trelloは様々な外部プラグインを導入することができ、その機能を利用して私が「Googleカレンダー」と連携しています。そうすることで、タスクの期限がカレンダー上に表示され、いつまでにすべきか一目でわかるようになります。
Trelloは有料版にするとタイムラインボードやテーブルボードなどもっと便利な機能を使うことができますが、無料版でも十分使い倒すことができます。デザインやUIの好みは人それぞれなので、色んなアプリを試してみるのもいいと思います。
まとめ
"キャパオーバーしない"タスク管理ということでここまでお話ししてきました。流れをおさらいすると…
タスクの洗い出しをする
期限を設定する
重要度を設定する
タスク管理アプリを使う
という流れです！この流れを取り入れてから自分が何をすべきかわからず頭がパニックになる（=キャパオーダーになってしまう）時間がなくなりました。結果として限られた時間で多くのタスクをこなすことができるようになりました。
特に、1から3まではやっていても、4の「タスク管理アプリ」を使っている人はそんなに多くないんじゃないでしょうか。
今回ご紹介した、自分なりの"キャパオーバーしない"タスク管理、ぜひ皆さんも試してみてください。
せごどん
＜この記事を書いた人＞
せごどん。長崎県壱岐市出身。長崎大学経済学部所属。専攻はグローバル経済。最近はガールズバンドにハマっており、特に「チャットモンチー」が自分の中でのトレンドである。