表彰式の裏方①

私の仕事は、大まかにいうと、自治体独自のイベント等を企画したり、市民団体と関わったり、所管施設を管理したりしています。
今日、開催される表彰式の現場スタッフの一員として、裏方のドタバタを紹介します。

準備が二転三転

さて、本日の祝日は毎年、表彰式が行われます。役所の最大式典で、これまでは盛大に行われてきました。
主役の受賞者はもちろん、ご家族や所属団体、主催の首長、教育長や、来賓として国会議員、都道府県議会議員、地方議員が参列しています。

しかし、去年はコロナ禍で密を避けるために、受賞者だけを招いて縮小して実施しました。
会場は閑散とし寂しい雰囲気にならないかと懸念しましたが、余裕のある会場にゆとりあるスケジュールで、お茶席ではみなさん寛いでいらっしゃいました。ただ、やはり家族だけでも招待したかった。ご家族に喜んでいる姿を見てもらえなくて、残念に思っていました。

さて今年も9月末まで緊急事態宣言が発出されたのを受け、去年と同じやり方で準備を進めていました。

しかし、10月早々に、議員さんからのクレームが発生しました。
当時11月7日か次の週が、国政選挙の投票開票日の有力日だと言われていました。
このイベントが直前にあたるのため、地域の有力者に会って挨拶にまわりたいと。選挙活動の一環で、招待しろというもの。
首長は、同じ党の議員のいう事で紹介しろと命令です。
ひとりの議員さんにだけ招待するわけに行かず、全ての議員さんに紹介状を出すなら、まずは家族さんを招待したいと現場スタッフは思います。そして、家族の参加も、急きょ決まりました。

急にスケジュール、会場設営などの大幅変更が余儀なくされました。

ちなみに、投票開票日が10月31日になるやいなや、その議員さんは欠席という。
なんて、分かりやすい！！

一番気を使うのが落選した議員さん。首長と仲良しの国会議員で、地元によく顔を出して、こういったイベントの常連さんです。マメな人です。
紹介状を送ってはいるものの、来賓席に案内はできないし、もし来たら、どこに案内したら良いのか…と、課長をはじめ、室長、部長などが、ワラワラとみんなで相談していました。

もともとワクチン接種会場の関係で通常使用していた会場が使えないため、新しい会場へ。
しかし、ここは、毎年他のイベントが行われる会場。時間帯をズラしてもらい、午前中は表彰式、午後はイベント開催と、余裕のないぎゅうぎゅうのスケジュールに、さらに詰め込んだ状態になってしまいました。

1番の問題は

私自身は10年経験していますが、正職員は数年で職場異動するため、今回も初めての人のスタッフが多い。
特に現場を仕切る課長が、コロコロ変わる。
うちの部署は、この10年間に8人変わっています。
1年に1回のイベントも、初めて経験する課長が仕切るため、課長によってやり方が全く違う。
現場を知っているスタッフに任せてくれるならありがたいものの、今年の課長は自分が全て管理したいタイプで真逆。何度も何度もやり直しを指示し、直前まで決まらない。
ただでさえ、会場が初めてのうえ、配置やスケジュールを直前で大幅に変更したのに、課長は、リハーサルも、スタッフ全員の打ち合わせもしない。紙ベースのマニュアルで十分だと。

そして昨日の前日準備、会場設営の日。

私が思っていたのとは違う！と、急に怒りだす課長。課長代理も一緒になって不満を言い出す。

やっぱり現場に入ると違うもの。
というか、そうなるでしょ…。
だから事前に言ったのに…。

準備をしていたスタッフ全員が落胆。

やり直す！と。
そこに室長が調整に入って、会場の現場を見ながら、自分は元の通りがいいと判断し、課長も室長がいうならと、自分の意見を引っ込めました。

準備が全て終わったのは夜遅く。ギリギリまで決まらないので、会場の照明や音響などの舞台担当さんも帰れず、ご迷惑をお掛けしました。

本日、本番です！
早く目覚めてしまったので、ずらずらと書きました。

とりあえず、受賞者さんに喜んでもらえるよう、これから準備して、行ってきま〜す！

読んでいただけたら、ありがたいです。