【パート3：主催者になる編】アルーのパーティーピーポーが実践する「ビジネス系オフラインパーティーで機会を作る12のポイント」
企業向け教育研修サービスを提供するアルー株式会社の池田と申します。当社は国内の大手企業様を中心に、新入社員研修や管理職研修、グローバル人材育成・Eラーニング等を提供しています。2003年の創業以来「教育一本」で事業を行ってきました。
企業様への教育研修を提供するという会社柄、とても真面目なイメージがある会社ですが、私はこれまでに「パーティーピーポー」なる違和感のあるキーワードのNote記事を2つ公開してきました。
【パート1】アルーのパーティーピーポーが実践する「ビジネス系オフラインパーティーで機会を作る12のポイント」
【パート2】アルーのパーティーピーポーが実践する「ビジネス系オフラインパーティーで機会を作る12のポイント」（機会拡大編）
私、池田は当社アルー株式会社の創業メンバーの一人として参加し、本業である教育研修事業の立ち上げ・マネジメントに取り組んで参りました。現在は当社の「渉外担当」的な仕事をしており、日々多くの新しい方との出会いの機会をいただいております。
「渉外担当」というと固い印象もありますので、随分と柔らかくした表現が「パリピ」です（笑）。ビジネスにおいて新しい人との出会いとご縁を大切にしていくことはとても重要です。
さて、本記事はパーティーピーポーシリーズ3部作の最後の記事として「主催者になる編」と題しました。これまでの2つの記事は参加者の立場でしたが、パーティーピーポーとしては自ら場を作る役割を担えることは大切です。私が参加した多くのパーティーの主催者の方の素敵な事例を含めてご紹介していきます。
①前提：ビジネス系のパーティー
・異業種交流会など知らない人が多く参加する会合です。特に仕事・ビジネス目的での参加者を集めるパーティーの開催を想定しています。（純粋なレクリエーションパーティーは本記事の対象ではありません）
・自分が所属するコミュニティの集いでも活用できるノウハウです。
②重要：「皆の役に立つ場を作る人」となる
大前提として、人が集まるパーティーは、皆が参加をしたいと思うパーティーです。主催者だけが楽しいものだったり、ビジネスに役立てようとするものには、人は集まりません。
参加する人が良かったと思える企画・実行をしていくことが大切です。
③主催者のための12のポイント
ポイント①：開催目的を明確にする
パーティーを主催するにあたって何のために行うのか？目的を明確にしましょう。楽しみたいから、新しい知り合いが欲しいから、仕事の繋がりを作りたい、見込み顧客を開拓したい、新商品の宣伝をしたい、コミュニティの結束を強めたい、団体として定例開催されている（例：新年会など）から・・・等様々な目的・理由が存在するでしょう。
パーティーを実施するには時間や手間、費用など様々なコストが発生します。何を目的として開催をするのかは明確にするべきでしょう。パーティー終了後にその目的が実現できたのか、近づけたのかについて振り返りをしてくことが大切です。
また、開催の目的が自己都合が強いケース（例：自社の宣伝をしたい）だけでは、参加者から喜ばれないことが多いでしょう。開催の目的の中に参加者が望むこと、喜ぶことを含めるべきと考えます。
ポイント②：参加者の属性を明確にする
「誰でも来てください！」というパーティーには人は集まりません。
パーティーの開催はマーケティング活動と同じです。参加者はターゲット顧客です。参加者の属性が定義されていないと、パーティー参加に魅力を感じてもらえないでしょう。パーティー参加者は自分と同じ属性の方との出会いや繋がりを求める傾向があります。
例えば、私が今年参加したパーティーでは・・・
・ベンチャー企業のCXOの集まるパーティー
・出身大学の卒業生のOB会
・研修業界の経営者が集まる交流会
などです。どれも私自身の属性にマッチしていますので、私も参加したい！と感じました。参加者の属性の明確化が「パーティーとしてのアイデンティティ」に繋がります。
ポイント③：基本フォーマットを持つ
パーティー実施形態は一定の基本フォーマットを決めておくと、企画運営の効率化につながりますし、パーティー自体のアイデンティティの明確化にも役立ちます。
例えば私が今年複数回参加した「ベンチャーCXO会」は・・・・
・新橋の会場で毎回実施（偶に別の場所であることもあった）
・主催者の方が受付にいて、アシスタントスタッフと2名のみで実施
・セミナー等は無く全て交流・名刺交換の時間
・飲み物はドリンクチケット、食事はちらし寿司
という基本フォーマットがありました。
複数回参加する私はパーティーの質について信頼感を感じています。
ポイント④：コンテンツは交流のみが一番喜ばれる。セミナーは短めに
多くのパーティー参加者にとっての最大の楽しみは「人との交流」です。
好みはあるかとは思いますが、私は参加したパーティーで交流時間があまりにも短いとつまらないなと感じてしまいます。
パーティーの中では、主催者の挨拶やゲストによる講演・セミナーなども必要なケースはあるでしょう。その場合でも全体の20～25％以下の時間に留めることを推奨します。
ポイント⑤：申し込み受付にはグーグルフォーム等を活用する
パーティーの周知・申込管理はFacebookイベントページやGoogleフォームを活用することをお勧めします。Facebookを使用していない方もいますので、最終的にはGoogleフォームに誘導をするようにしています。
Googleフォームでは上段に「パーティーの趣旨・概要」を記載し、下段のアンケート部分で申し込みを記載してもらいます。アンケート部分の項目はケースバイケースですが、以下のような項目を作っています。
・名前／所属／役職等
・連絡先（電話／メール／SNSアカウント）
・参加の有無
・領収書の要否（領収書の要否は事前確認すると当日バタバタとしない）
・会費事前振り込みの場合の振込先と振込確認
・ドタキャン時の返金ルールに対するポリシー（日前を過ぎた場合返金無しであることを事前にご確認いただく）
・紹介者・・・等
ポイント⑥：無理のない労力・スパンで実施する
パーティー開催が仕事のミッションでもない限り、無理ない範囲で行うことは大切です。内容を企画し、会場を押さえ、集客をし、当日の運営を行い、参加者への事後フォローをするというパーティー実施の一連の活動はそれなりの負荷があります。開催のスパンが短期間過ぎても大変です。
「がんばりすぎない」ことが大切。その方が長く続けることができます。
パーティー開催を重ねることにより前述の「基本フォーマット」が固まってくると、開催の負荷を下げることができるでしょう。無理なく楽しく末永く、パーティーを主催できるようになると望ましいですね。
ポイント⑦：新規参加者を呼び続ける
パーティーは継続するほど、一般的には集客力は弱くなります。
・一度参加したが合わないと感じた
・参加メリットが感じられない
・毎回参加していていつも固定メンバーのため飽きてきた
・人が少なくなっているから、更に少なくなる
等理由は様々ですが、既存の参加者は基本的に減るものです。
営業活動と同じで既存顧客への依存は継続性がなく発展性もありません。
新規の参加者を開拓し続けることが大切です。
方法としては以下のような工夫が必要でしょう。
・実施報告をSNSで発信し存在を認識してもらう
・既存参加者に新規の人を紹介を依頼する
・広告を出してみる
ポイント⑧：所属団体として実施する
個人ではなく会社や団体としてパーティーを主催する場合は、その団体のリソースを積極活用できますね。多くのケースにおいて、組織は定例イベントを開催します。また組織の知名度を生かした集客もできるでしょう。組織で仕事として実行するイベントは、パーティー開催経験を積む良い機会となります。
ポイント⑨：幹事チームで運営する
パーティーの主催をする際には、複数人のチームを組めると望ましいですね。私たち一人一人は個性・強み弱み・得意不得意がありますので、一人だけの観点で行ったパーティーよりも複数人で知恵を寄せ合って作ったものの方が素晴らしいものになるでしょう。集客もチームで行うことができますので、より多くの参加者を集めやすくなります。
私が複数会参加しているベンチャー企業のCXO向けのイベントでは、お二人の方が共同で幹事をされていらっしゃいます。二人のキャラクターの違いや、交友関係の違いがあるため、それが相乗効果となっています。毎回それぞれの方がお招きされる新しい参加者の方との出会いがあり、大変有難く感じています。
ポイント⑩：二つのコミュニティを繋ぐコラボパーティーを開催する
上級テクニック？ですが、アイデンティティが似ている二つのコミュニティを繋ぎ、コラボレーションパーティーを開催することはオススメです。特に属性が近いコミュニティ同士の場合、それぞれのメンバーが繋がることのメリットも大きいでしょうし、メンバー同士の期待もあります。
私の経験では・・・・
・出身大学の慶應義塾大学の同窓会として複数の「三田会」があります。三田会同士を繋げたりしました。
・私が参加している「日本英語コーチング協会」という業界団体と、アルーが参加していた「日本オンライン教育産業協会（旧Eラーニング協会）を繋げたり。
ポイント⑪：小規模～大規模、様々な会合を運営してみる
パーティーの規模によって留意するべき点は変わってきます。
●小規模（参加者数：10人未満）
・食事・着席中心となるため、交流を促すことが大切
・参加者全員の顔が見えるので、参加者に合わせたお店選びが大切
・参加者一人一人に新しい知り合いを紹介できるかまで検討する
●大規模（参加者数：50人以上等）
・立食（特に飲み物）・交流中心となるため、参加者が自由に動ける雰囲気づくりが大切
・参加者全員の顔は見えないので、パーティー全体としてのアイデンティティが伝わる会場や内容にしていくことが大切
・人数が多いが個別のお礼やフォローは重要。工数がかかるので効率的な方法を作る
ポイント⑫：パーティ主催経験から学び、様々な場づくりに挑戦する
経験を積むとより良いパーティーが実施できるようになります。
パーティー主催者にとっての本当のベネフィットは「人が集まる場をプロデュースした経験と学び」なのではないでしょうか。
私たちの仕事・ビジネスにおいて、飲み会的な集まり以外にも「人と人が集う場」は数多く存在します。アルーの本業である「研修」もそうですし「会議」もそうです。「旅行」も「スポーツイベント」も「音楽イベント」もその他様々なイベントもパーティーです。パーティーを主催し、成功と失敗を積み重ねてその経験を他の場で活用していけるととても素敵ですね。
④集まれパーティーピーポー
2022年11月現在、コロナ第8波が来ているという話題もあります。今後9波・10波・・・と続いていくものかと思います。またCOVID‐19以外の新しい感染症も登場することも想定されます。
人と人が対面で会話をするパーティーは感染症にはとても弱いものです。コロナ禍3年間で多くの人との出会いが阻害されてきました。ですがビジネスにおいて、また私たちが楽しい人生を過ごす中において、人との出会いへのニーズは根強く存在し続けています。
パーティー主催者や参加者「パーティーピーポー」の想いとエネルギーがあればこれからも新しい感染症に対応しながら私たちはパーティーを行っていけると考えます。
最後にこちらの曲のYOUTUBEを貼っておきます。
ぜひ皆様と一緒に楽しいパーティーの場を共に作っていければ幸いです。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
マガジンで3つのシリーズ記事をまとめ読みもできます！
「アルーのパーティーピーポーが実践する36のポイント」
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
本noteでは別途アルー株式会社の創業から東証マザーズ上場までの15年間での「組織作り」に関する課題を解説しています。
＜「スタートアップ営業組織作りの教科書」をまとめて読むには↓＞
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
またアルーの「研修プログラム開発のストーリーとノウハウ」を公開しています。ぜひご覧ください。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
お問い合わせ・資料請求
アルー株式会社への研修のご相談はこちらからご連絡をいただけますと幸いです。
お問い合わせ・資料請求
新入社員研修、管理職研修、DX人材育成、グローバル人材育成、Eラーニング、ラーニングマネジメントシステム等、企業内人材育成の様々な課題にお応えいたします。